Projektledning i samfällighetsföreningen är allt som ofta mycket arbete. Upphandling, kommunikation med flera parter, anläggningsbeslut och byggregler. Oavsett om det handlar om underhåll eller en nyinstallation av exempelvis elbilsladdare så finns det flera faktorer som är viktiga att tänka på för att projektet ska gå vägen.
När det gäller byggprojekt i samfällighetsföreningar är projektledning en kritisk faktor som kan avgöra om projektet blir framgångsrikt eller inte. Det är viktigt att ha en tydlig plan, en budget och avgöra vilken roll styrelsen ska ta i projektet. Här är några faktorer som bör tänkas igenom för ett framgångsrikt projekt i din samfällighetsförening.
Planering
Det är viktigt att ha en tydlig plan och tidsram för projektet, samt att identifiera de resurser man behöver för att slutföra det. Detta inkluderar att fastställa budget, att välja rätt entreprenör och att samordna alla inblandade parter. En noggrann planering är nyckeln till att säkerställa att projektet utförs i tid och inom budget.
Budget
Det är viktigt att ha en tydlig budget för projektet – och att ha tillräckligt med pengar avsatta för att täcka alla kostnader. Ofta tillkommer så kallade “ÄTA”-tillägg, som styrelsen behöver ta höjd för. Hör dig för med en leverantör om ni kan få ett estimat på vad de tror att projektet kommer att kosta.
Det är i detta skede även viktigt att tänka över finansieringen. I regel finns det två alternativ: antingen lånar föreningen pengar för projektet, eller så tar föreningen in medel via medlemmarna.
Upphandling
När ni har satt en budget och har bildat er en uppfattning om tidsram, är det dags att påbörja upphandlingen. Ta in minst tre offerter från tre olika entreprenörer, för att kunna jämföra och bilda en uppfattning om företagen. Gör ordentliga kontroller på företagen och träffa/prata gärna med alla entreprenörer. Stäm av att alla företag har ansvarsförsäkringar, att de är stabila finansiellt, och att de tydligt redovisar vilka underentreprenörer de använder ifall de använder underentreprenörer.
Ett tips är att skapa ett förfrågningsunderlag som ni kan skicka till de utvalda entreprenörerna. I förfrågningsunderlaget ska ni specificera vad ni vill ha gjort, när ni vill ha det gjort (ev när entreprenören kan utföra arbetet), ev materialval, och vad kostnaden blir. På så sätt säkerställer ni att ni får offert på samma arbete och ev material från de olika offererande företagen. Då kan ni jämföra offerterna och veta att ni jämför äpplen med äpplen.
Här kan du hitta leverantörer i vår leverantörsguide!
Kommunikation
Kommunikation med medlemmarna i samfällighetsföreningen är en viktig faktor. Det bidrar till att eventuella konflikter eller missförstånd minimeras, samtidigt som det ökar engagemanget i föreningen.
Anläggningsbeslut
För att ändra ett anläggningsbeslut behöver det först få majoritet på stämman. Föreningen kan sedan gå vidare med ändringen och påbörja projektet. Det är viktigt att ha en tydlig och transparent kommunikation med medlemmarna för att undvika onödiga missförstånd och konflikter.
Det är också viktigt att ta hänsyn till eventuella byggregler som gäller för kommunen där samfälligheten är belägen. Det kan vara Boverkets regler, kommunala bestämmelser eller andra föreskrifter. Det är föreningens ansvar att se till att byggprojektet uppfyller alla gällande regler och krav. Dock kan detta ansvar flyttas över till entreprenören om man väljer en totalentreprenad.
En konsult inom projektledning kan ofta hjälpa till med att navigera i de regler och krav som gäller för att ändra ett anläggningsbeslut och genomföra ett byggprojekt som uppfyller alla krav.
Juridik
När föreningen är beställare så är det som en juridisk person, det medför att konsumentlagsstiftelsen inte är gällande. Ett byggprojekt går ofta under ABT04 eller ABT06 – mer om det kan du läsa här (Extern länk).
Skapa en väldefinierad projektsplan som innehåller detaljerade krav på projektets innehåll, omfattning, tidplan och budget.
Utvärdera och välj erfarna entreprenörer eller leverantörer med dokumenterad erfarenhet av att arbeta i samfällighetsföreningar med goda resultat. Ta in minst tre offerter.
Kommunicera tydligt med samfällighetsföreningens medlemmar om projektets omfattning, tidplan och eventuella kostnader för att undvika missförstånd och konflikter.
Definiera tydligt vem som är ansvarig för olika uppgifter och vilka resurser som kommer att behövas.
Ha en tydlig plan för riskhantering för att hantera oväntade problem som kan uppstå under projektets gång.
Skapa en realistisk tidplan tillsammans med entreprenören för projektet. Följ upp den regelbundet för att se till att projektet håller sig på rätt spår, ha inplanerade byggmöten.
Följ alla relevanta byggnadsregler och säkerhetsföreskrifter för att garantera en säker arbetsplats och ett säkert projekt. Se till att ha koll på ansvarsfördelningen mellan entreprenör och föreningen.
Glöm inte att kolla efter bidrag som kan hjälpa till att finansiera projektet.
Utvärdera projektet efter att det har genomförts och gör en slutbesiktning i de fall det behövs.