Engagemang. Ett ord styrelser stöter på mer och mer ju närmre föreningsstämman kommer. Inte sällan förekommer också ordet bristande i samma mening. Bristande engagemang från medlemmarnas sida gör inte direkt styrelsearbetet enklare, men kanske inte heller svårare. Det rullar ju på. Däremot kan det bli svårt att kliva åt sidan. För vem ska man lämna över stafettpinnen till, om medlemmarna inte är intresserade? Men kanske är frågan felställd. Kanske ska den formuleras: Vad kan styrelsen göra för att långsiktigt öka medlemmarnas engagemang?
Utan ideellt engagemang stannar föreningslivet. Men med rätt kunskap om hur motivation och engagemang fungerar, och med konkreta verktyg, går det att förbättra förutsättningar för att inte bara bevara engagemanget – utan se det växa med tiden.
– Jag har jobbat med engagemangsfrågan hela mitt vakna liv, så jag är ganska trött på att det i Sverige finns en kultur som heter att det är ”någon annans jäkla ansvarsområde”. Alltså man tycker en hel del om en massa saker, men man tar sig inte tid att sätta sig in i frågorna själv, säger Niklas Delmar, medgrundare av konsultbolaget HejEngagemang och ledamot i sin egen samfällighetsförening.
Styrelsen kan till exempel öka engagemanget bland medlemmarna genom att skapa en positiv och inkluderande miljö, ha en tydlig målbild och riktning, och genom att ha en bra kommunikation och struktur för styrelsearbetet. Det är också viktigt att skilja på information och kommunikation, och att ta hjälp av teorier som Goal setting theory och Self determination theory (förklaras mer i detalj längre ned i artikeln).
Det handlar om allt från konkreta åtgärder som flexibla möten, tydliga roller, sociala aktiviteter och feedbackrutiner, till attityder och ledarskapsfilosofi som präglas av delaktighet, respekt och lyhördhet.
– Engagemang är en känslomässig koppling. Det är ett tillstånd, och inte något konstant. Den känslomässiga kopplingen har man till exempel till sina arbetsuppgifter, sina arbetsgivare och kollegor.
– Det är alltså någonting man kan påverka, fortsätter han.
Samtidigt måste man ha i åtanke att alla personer engagerar sig inom olika områden: politik, idrott och volontärarbete. Bara för att någon visar engagemang inom ett visst område betyder det inte att personen känner motivation för allt. Det går inte att trycka ner engagemang i halsen på någon, förklarar Niklas, som menar att man i stället ska fokusera på att förbättra förutsättningarna för ett ökat engagemang.
– Engagemang är egentligen bara ett medel för att nå mål. Men man når inga mål med engagemang om man inte kombinerar det med motivation. Allt vi kan göra är att förbättra förutsättningarna för att öka personens egna engagemang.
För det behöver man ta sig an de tre psykologiska behoven, eller nycklarna som Niklas kallar dem (se sid. 27). Med andra ord: Även om stämman höjer arvodet gång på gång för att motivera medlemmarna att gå med i styrelsen, är det inte säkert att det ger önskad effekt. Ofta måste man hitta andra vägar för att motivera.
– En person måste känna att man har förutsättningar för motivation utan piska och morot. Speciellt i en samfällighet, för det är ingen som piskar in någon i en samfällighetsstyrelse, utan det är helt ideellt. Det är inget man får lön för, man gör det ju av en annan anledning, förklarar Niklas.
Många ledamöter ”halkar in” i styrelseuppdrag av en tillfällighet eller yttre motiv, men fortsätter sedan när de upplever någon typ av tillfredsställelse i styrelsearbetet. Som styrelse behöver man hitta verktyg som underlättar den omvandlingen. Det är här motivationspsykologi och självbestämmandeteorin kommer in i bilden.
– När jag satte mig i styrelsen så frågade jag direkt om måltydlighet och riktning. Vad är syftet med styrelsen, den här föreningen? Varför finns vi? Hur kan vi jobba med varandra? Vem kan vad? Hur följer vi upp saker och ting? Frågor som är viktiga för att jag långsiktigt ska känna engagemang.
Enligt självbestämmandeteorin (self-determination theory) har alla människor tre grundläggande psykologiska behov som måste tillgodoses för att stark, långsiktig motivation ska uppstå. Autonomi, kompetens och samhörighet. Skapar man en miljö som främjar dessa faktorer ökar också chanserna att drivkraften kommer ur en inre motivation, snarare än en yttre. Det är alltså dessa styrelsen ska fokusera på för att öka engagemanget i föreningen.
För att förstå vad det innebär i praktiken behöver vi bryta ner behoven. Vi börjar med det sista. Samhörighet handlar i grund och botten om att känna en gemenskap. En styrelse där alla känner sig välkomna.
Kompetens handlar om att man känner sig kapabel, och att man bidrar med någon typ av expertis eller kunskap till styrelsen eller föreningen. Någon kanske är duktig på ekonomi och sköter bokföring och axlar rollen som kassör, medan en annan vet allt om vägunderhåll och får ansvara för föreningens vägar. Den stora boven, när det kommer till kompetensbehovet, är otydliga arbetsuppgifter och dålig arbetsfördelning. Om uppgifterna känns övermäktiga ökar risken för att styrelsearbetet kan upplevas stressande, och lusten försvinner.
Autonomi, eller självbestämmande, är behovet av att känna egenmakt i styrelserollen. Att man har viss frihet att utforma sina uppgifter efter eget huvud, och att ens idéer värdesätts. Ideella ledamöter mår som bäst när de upplever att de kan påverka både hur uppgiften utförs och föreningens riktning i stort. Brist på autonomi, till exempel att känna sig tvingad eller styrd av en ordförande som pekar med hela handen, kväver motivationen.
Sist men inte minst kommer något som heter positiv förstärkning. Det handlar i mångt och mycket om positiv feedback och att kommunicera på ett sätt som skapar glädje i gruppen.
– Ta chansen på styrelsemötet att hylla kollegorna. ”Tack snälla Pontus, för att du har sån makalös koll på ekonomin. Tack Marie, för att du alltid gör protokollen.” Det är positiv förstärkning, att få uppskattning för det jobb man gör.
Notera att det är styrelseledamotens egen upplevelse av till exempel samhörighet eller autonomi som räknas, inte hur styrelsen kollektivt uppfattar det. Därför är det viktigt med feedback. Reflektera över föreningens rutiner och arbetssätt – stärker vi styrelsens autonomi, kompetens och samhörighet? Om svaret är nej på någon punkt, kan det vara dags att justera arbetssättet.
– Uppföljning är en jätteviktig komponent för engagemang och motivation. Gör vi det vi har sagt vi ska göra? Och vad är det som funkar bra just nu i vårt styrelsearbete? Vad är det som funkar mindre bra? Och så vidare, säger Niklas.
Motivationsfaktorer är inte one size fits all. Ofta behöver föreningen balansera olika behov. Till exempel: frihet i styrelseuppdraget är bra, men för mycket frihet utan ramar kan skapa vilsenhet och sänka motivationen, vilket i sin tur skrämmer bort framtida ledamöter. Å andra sidan kan för strikta regler kväva initiativlusten. Knepet ligger i att hitta en gyllene medelväg som passar er förening bäst.
Styrelsearbetet bygger på människor som frivilligt ställer upp med tid och kraft. Ofta drivs man av en inre motivation – som är svår att kopiera över på vem som helst. För styrelsen gäller det att försöka motivera och engagera den där medlemmen som aldrig dyker upp på föreningsstämman, aldrig skickar in motioner eller kanske inte ens förstår att samfällighetsföreningen existerar.
– Många medlemmar har ingen aning om att samfälligheten ens finns. Och då är det ju helt omöjligt att känna sig engagerad och motiverad att ta sig an att driva den föreningen. Så styrelsens främsta uppgift är någonstans att kommunicera varför föreningen finns och vad som händer om ingen tar hand om den.
De allra flesta engagerar sig ideellt för att de brinner för något. Det kan vara av övertygelse, en önskan att hjälpa andra eller att en vilja att bidra till föreningens välmående. Som styrelseledamot kan du därför öka motivationen genom att tydliggöra och påminna om det större syftet med verksamheten. Det kan till exempel handla om värdebevarande för fastigheterna eller att skapa en trygg boendemiljö. Måla upp den större bilden för alla medlemmar. Varför gör vi det här?
En vanlig anledning till att många inte engagerar sig i föreningen är livet. Jobb, familj och andra åtaganden kommer helt enkelt emellan. För att motverka det behöver styrelsen jobba med att sänka trösklarna för engagemang. Det kan handla om tydliga rutiner och processer eller kontinuerlig kommunikation med medlemmarna, helst bådadera.
Inre motivation syftar på drivkrafter som kommer från personen själv – aktiviteten i sig är belönande, intressant eller meningsfull. Man gör något för att det känns givande, roligt eller utvecklande. Ofta handlar det om sådant som till exempel inte resulterar i ett lönekuvert eller liknande belöning.
Yttre motivation däremot bygger på drivkrafter utanför personen – man gör något för att uppnå en belöning, eller undvika en negativ konsekvens. Exempelvis kanske man engagerar för att någon har bett om hjälp, eller för att slippa någons tjat. Det yttre kallas så, just för att motivationen har sin upprinnelse utanför individen, medan inre motivation hämtar sin kraft inifrån individen.
Yttre belöningar kan visserligen sporra engagemanget kortsiktigt, men det garanterar inte någon långsiktig drivkraft. Forskning har visat att om man börjar belöna ett arbete som någon från början gör för att det är kul, kan fokuset förskjutas från glädje i uppgiften till belöningen – och den ursprungliga inre motivationen kan minska. Ett högre arvode är med andra ord inte alltid rätt väg att gå.
Mycket handlar om kommunikation, menar Niklas, och förklarar att många gör misstaget att informera i stället för att kommunicera.
– Information är envägs. Det är en lapp i brevlådan eller information på en hemsida. Men information leder bara i bästa möjliga mån till kunskap, kännedom och förståelse. Och det förutsätter att någon faktiskt läser den.
– Kommunikation å andra sidan bidrar till engagemang, ägarskap och handling, och handlar om att göra något gemensamt, förklarar Niklas.
– Det vill säga att du och jag säkerställer genom en dialog att vi är överens i en viss fråga. Till exempel syftet med vår förening.
Vad är det som gör att man tappar engagemanget?
– När man märker att inget följs upp, saker inte blir gjorda och man inte kommer till beslut. Det är den negativa sidan av de psykologiska behoven vi pratade om tidigare.
Vad är en vanlig missuppfattning kring engagemang?
– Att man påstår sig vara en person som inte är en engagerad person, att det är ett konstant tillstånd och något man är. Men engagemanget är ingen konstant. Bara för att jag engagerar mig i samfällighetens styrelse betyder inte det att jag är superengagerad i politik. Jag skulle aldrig ge mig in i politik, till exempel. Alla väljer ut saker som engagerar dem.
Mer?
– Att man tror att man kan engagera andra. Det kan man inte, utan man kan bara skapa förutsättningar för att öka någons engagemang.
Lever du som du lär?
– Jag försöker göra det, men just nu går det inte alltid som jag vill. Vi har haft många saker i gång senaste tiden, så just nu orkar vi inte kommunicera, det blir mer informerande. Men vill vi få till ett riktigt bra engagemang från våra medlemmar så skulle vi behöva knacka dörr. Fast det kräver ju lite mer av styrelsen.
Om Niklas Delmar
Niklas Delmar Kommer från Oxie utanför Malmö och har i över 15 år drivits av en stark passion: att bygga hållbara organisationer och människor – samtidigt. Han har arbetat som ledare i både små och stora verksamheter, som strateg, konsult och utbildare inom ledarskap och organisationsutveckling. I vardagen växlar han mellan föreläsningar, utbildningar och långsiktiga samarbeten för att utveckla organisationer, ledare och medarbetare. Niklas har också praktisk erfarenhet av styrelsearbete genom sitt engagemang i den egna samfällighetsföreningen där han har varit styrelseledamot i tre år.
