Vad gör man när en medlem inte betalar avgiften? Peter Hellman, advokat och delägare på Hellman & Engström Advokatbyrå, berättar att man som styrelsemedlem ska komma ihåg att man har stöd i lagen när det kommer till att driva in pengar från medlemmar som inte betalar sin skuld.
– Regelverket är tydligt. Det säger att man som medlem måste betala enligt den debiteringslängd som är fastställd. Har medlemmen synpunkter får hen framföra dem under stämman eller väcka talan mot föreningen efter stämman. Men när den väl är fastställd måste medlemmen betala enligt uttaxeringen.
Man måste dock ha respekt för människors ekonomiska situation, menar Peter. Det kanske är en medlem som har det tillfälligt tufft med sin ekonomi, men kommer kunna betala inom en rimlig tidshorisont. Samtidigt gäller det att vara vaksam. Medlemmar måste behandlas lika, och ger man någon för mycket utrymme är risken att det slår tillbaka på föreningen.
– Här kan ett inkassobolag vara en bra tredje part att ta hjälp av, som kan vägleda föreningen i vilka ärenden som bör gå vidare till kronofogden och vilka man bör avvakta med, eller när man till exempel bör föreslå en avbetalningsplan. Man får professionell hjälp att bedöma varje ärende för sig.
Sen finns det de medlemmar som bara vägrar betala. Trots att de saknar bra argument för det. Här gäller det att vara tydlig i sin kommunikation – och ta stöd av lagen.
– De som ofta betalar sent, eller använder sena betalningar som något typ av påtryckning mot styrelsen, måste man vara tydlig mot. Kommunicera till medlemmen att det är detta som är debiteringen som är fastställd i debiteringslängden, att medlemmen måste betala och att föreningen annars kan gå till Kronofogden med kravet.
Extern hjälp vid behov
Istället för att hantera påminnelser och kommunikation internt i styrelsen tycker Peter Hellman att man åtminstone bör överväga att ta hjälp av en extern part som till exempel ett inkassobolag.
– Det sparar tid och energi och man skickar inte någon till Kronofogden i onödan. Kronofogden är nämligen bara till för att hantera de som har möjlighet att betala men som inte vill. Men man bör nog för grannsämjans skull alltid börja med att skicka ut avisering och en lite vänligare påminnelse innan man skickar ärendet vidare till ett inkassobolag eller Kronofogden.
Innan ärendet skickas till Kronofogden måste styrelsen ta ett beslut kring huruvida det är värt att fullfölja. Rör det sig bara om några hundralappar riskerar man att fakturan från Kronofogden, där verkställighet kostar 600 kronor per år. Överstiger beloppet man försöker driva in om medlemmen inte kan betala.
Förarbetet viktigt
Men för att det ens ska gå att driva in en skuld för utebliven avgift måste allt ha skett “by the book”. Debiteringslängd, beslut och dokument måste vara på sin plats. Annars blir det svårt att få hjälp från Kronofogden.
– Man måste se till att checka alla boxar med debiteringslängden. Till exempel att det framgår vad varje medlem ska betala, och när betalning ska ske exempelvis.
När kan en medlem faktiskt vägra betala?
– Den enda möjlighet man har att angripa ett uttaxerat belopp är om beslutet strider mot lagen, stadgarna eller ett stämmobeslut. Då har medlemmen fyra veckor på sig efter uttaxering att väcka talan mot föreningen. Har man inte gjort det så måste medlemmen betala.