Att hantera samfällighetens delägarförteckning är en del av styrelsens ansvar. För att säkerställa att exempelvis medlemmarna i samfälligheten betalar in rätt avgift är det avgörande att ha en uppdaterad och korrekt delägarförteckning. När revisorn väl granskar styrelsearbetet för året kollar de även att deltagarförteckningen är aktuell.
I den här repetitionen kommer vi att gå igenom vad en delägarförteckning är, varför den behövs och hur ni hanterar den på bästa sätt.
Delägarförteckning i samfällighet – vad är det?
En delägarförteckning är en lista på samtliga delägare i en samfällighet tillsammans med andelstal och andra relevanta uppgifter. Exempel på andra relevanta uppgifter är fastighetsbeteckning, adress, vem som äger fastigheten och det kan även vara kontaktuppgifter till fastighetsägaren.
Varför behöver ni en delägarförteckning?
En delägarförteckning är viktig för att säkerställa en korrekt och rättvis förvaltning av samfällighetens gemensamma anläggningar, och att varje delägare betalar för sin del av underhållet. Delägarförteckningen hjälper er helt enkelt att identifiera vilka medlemmar som ska betala vad till föreningen.
Hur uppdaterar jag vår delägarförteckning?
För att hålla delägarförteckningen aktuell bör styrelsen regelbundet uppdatera den. Exempelvis i samband med förändringar som påverkar delägarna såsom nya delägare, tillkommande delägare eller vid förändringar i andelstalen.
För att regelbundet uppdatera delägarförteckningen kan styrelsen hämta uppdaterad information från exempelvis fastighetsregistret eller direkt från delägarna.
Var uppdaterar jag vår delägarförteckning?
Delägarförteckningen kan vara i form av en digital fil som styrelsen har tillgång till vid behov. Det finns inget krav på att den ska vara i fysisk eller digitalt format.
Vem ska uppdatera delägarförteckningen?
Normalt sett är det styrelsens ansvar att uppdatera och underhålla delägarförteckningen. Det är viktigt att ha en tydlig rutin för att säkerställa uppdateringar av den, och att informationen är korrekt. Styrelsen behöver inte utföra själva uppdateringen manuellt, utan det går exempelvis att anlita en extern konsult eller att skaffa ett digitalt program som sköter det åt styrelsen.