Tommy Österberg, rutinerad lantmätare och författare av boken “Samfälligheter – Handbok för samfälligheter”, har en bred kunskap om vad gäller samfälligheter men också hur lagen om förvaltning av samfälligheter tillämpas. Han har jobbat som lantmätare sedan 70-talet och var med och formade föreningsformen vi idag använder för att förvalta gemensamma intressen.
Utöver det var han var också med i arbetet med att ta fram arbetet med att utforma de lagar som idag reglerar föreningsformen. Han har hjälp många samfälligheter under sin karriär och har svar på de flesta frågorna.
Styrelsen huvudsakliga uppgift är att sköta föreningens löpande ekonomi, förvaltning och verkställa de beslut som föreningens medlemmar röstar för på stämman. För att ha en bra överblick över ekonomin gäller att ha en handlingsplan som sträcker sig en bra bit in i framtiden, samtidigt som andelstalen bör vara uppdaterade och korrekta.
– Det är ju så att i en förening är det inte någon annan som gör arbetet, utan det är medlemmarna och i förlängningen styrelsen som måste se till att allt fungerar.
Öppenhet varar längst
Det handlar om allt från att anlita entreprenörer för att laga och underhålla saker till att orda med årsstämmor, men det är också väldigt viktigt att spegla medlemmarnas intresse, menar Tommy Österberg.
– Det finns styrelser som är relativt självständiga – så ska det inte vara i en samfällighet. Den främsta uppgiften bör vara att informera medlemmarna och beakta olika synpunkter i så stor utsträckning som möjligt. Kommunikationen mellan medlemmar och styrelsen är väldigt viktig.
Det är bättre att vara en transparant styrelse, menar han, för det gör arbetet betydligt enklare. Sen måste man också förstå att människor tycker olika, vilket man behöver ha respekt för.
– Ibland behöver man acceptera att viljorna är olika, och för att styrelsearbetet ska fungera är det viktigt att förstå det.
Styrelsearbetet och lagen
Vad styrelsen får och kan göra med samfälligheten regleras, förutom i lagen, bland annat i föreningens stadgar och i anläggningsbeslutet. Eftersom styrelseledamöterna är ansvariga för att föreningen följer dessa föreskrifter bör varje ledamot ha lite koll på det, även om man kanske inte behöver kunna lagstifningen utantill.
– Man behöver ha en viss kunskap och vara beredd att ingripa om några i styrelsen får för sig att göra något i strid med lagen. Det kan till exempel handla om att vissa i styrelsen vill göra saker som ligger utom föreningens uppgifter.
Hur många styrelsemedlemmar en styrelse bör bestå av beror på samfällighetens omfattning, men antalet måste vara i enlighet med vad som står i stadgarna. I en förening med som har en någorlunda omfattande förvaltning bör styrelsen åtminstone bestå av tre personer utöver suppleanter: Ordförande, kassör och sekreterare. Ofta behöver man också en förvaltare som svarar för dagliga kontakter med olika leverantörer och hantverkare som man behöver anlita
Sitter man fler än sex ledamöter i styrelsen kan det dock uppstå praktiska problem.
– Man måste ju hålla mötena någonstans, vilket ofta är hemma hos någon. Man måste få plats runt middagsbordet, helt enkelt. Sedan vill du ha en någorlunda sammansatt grupp både kunskapsmässigt och med företrädare från olika delområden inom samfälligheten. Det är det praktiska som blir svårt när man är för många i styrelsen.
Syssloman potentiell lösning
Hamnar man i en situation där det helt enkelt inte finns någon medlem som vill eller kan sitta i styrelsen får man vända sig till Länsstyrelsen som kan utse en syssloman, vars uppgift då blir att ta över delar eller hela styrelsearbetet.
– Sysslomannens främsta uppgift är att skapa en fungerande styrelse och att se till att det finns pengar i kassan. Men det kan dra ut på tiden om det är svårt att hitta en fungerande styrelse.
När det kommer till föreningsstämman, som vanligen hålls en gång per år, gäller det att förhålla sig till en del regler. Alla medlemmar i föreningen har rätt att tala vid stämman, och man kan säga att stämman är föreningens beslutsorgan. Även personer med rättigheter i en fastighet har rätt att närvara samt uttala sig i frågor om föreningen.
Det är viktigt att iaktta de formella reglerna för sammankallande av stämman, balnd annat kallelsetid och vilka handlingar som ska bifogas eller finnas tillgängliga för medlemmarna under kallelsetiden. Det är också viktigt att medlemsförteckningen med andelstalen är korrekt så att rätt personer får kallelse till stämman. Om det blir omröstning måste man kunna kontrollera att rätt personer röstar.
– Om någon inte betalar måste man ju veta vem det är man ska fakturera. Annars får man inte in pengarna.
Ekonomiska förvaltningen viktig
En av styrelsens viktigaste uppgift är att sköta den ekonomiska förvaltningen av samfälligheten. Det är allt från bokföring av löpande kostnader till uttaxering från medlemmarna.
– Det viktigaste är naturligtvis att ta emot, bokföra och betala räkningar, och att få in rätt belopp från medlemmarna enligt debiteringslängden. Sen måste man även upprätta ett bokslut och redovisa inkomster och utgifter på något sätt. Och om det nu dessutom blir moms blir det ännu mer komplext. I en mindre förening kommer det nog leda till en del problem.
Styrelsen ska upprätta en utgifts- och inkomststat som sedan ska godkännas på föreningens stämma. Det är egentligen samma sak som en budget, det är utgifter och inkomster under ett år, kan man säga.
– Det finns ett visst tvång med en samfällighet, och man är skyldig att betala summan som bestäms på stämman. Det är också grunden för att man ska kunna debitera medlemmarna.
Debiteringslängden grundar sig på andelstalen, och ska täcka föreningens kostnader enligt utgifts-och inkomsstaten.
Extraordinär utdebitering
Hamnar man i en situation där föreningen inte har tillräckligt med pengar för att betala sina kostnader är det styrelsens ansvar att så fort som möjligt uttaxera återstående belopp på medlemmarna genom en så kallad extraordinär utdebitering.
För att det ska ske behöver man först kalla till en stämma och presentera debiteringslängden för uttaxeringen. Skulle styrelsen missa att genomföra uttaxeringen för att täcka kostnader som föreningen inte betalt, blir styrelsens ledamöter solidariskt ansvariga för den eventuella skulden.
– Jag har inte stött på att det har hänt, det men det kan bli jobbigt om man hamnar där. Är det så bör föreningen rimligen vända sig till en syssloman som debiterar ut nödvändiga medel från medlemmarna.
Skyldighet till underhållsfond
Vissa samfällighetsföreningar är dessutom skyldiga att ha en underhålls- och förnyelsefond. Det handlar bland annat om föreningar som förvaltar en gemensamhetsanläggning av kommunalteknisk karaktär.
– Det handlar ofta om garage, VA och parkeringar. Annars är det anläggningar av större värde, som till exempel en större idrottsanläggning eller gemensamma lokaler för vissa ändamål. Men det kan inte vara vad som helst. Det måste vara något som är knutet till fastigheternas behov, säger Tommy och fortsätter:
– När man införde kravet på underhållsfonden var syftet att styrelsen skulle ha handlingskraft när det händer något. Framför allt när det kommer till vatten och avlopp. Det motiverar dessutom de som sliter på anläggningen att också bidra till dess förnyelse. Man måste enligt lagen ha en underhållsplan och man måste successivt sätta av pengar enligt lagen.
Vad mer är vikigt för styrelsen att tänka på?
– Det är väldigt bra med sunt förnuft, och inte låsa in styrelsen för sig, och medlemmarna för sig. Utan håll kommunikationslinjer öppna – det gör arbetet alltid enklare. Ha också en viss öppenhet för att människor är olika och ibland måste man acceptera det. Som styrelse vill du inte att de ska uppstå grupperingar i föreningen, där vissa vägrar att kompromissa med andra.