Det allra bästa är att överlappa byten av styrelsemedlemmar, det vill säga att åtminstone någon i styrelsen har suttit i både den nya och gamla styrelsen. Tyvärr är inte det alltid möjligt. När många öppnar sina dörrar för att välkomna nya medlemmar passar vi att förmedla några goda råd som kan underlätta styrelserotationen.
Det första man behöver göra efter att den nya styrelse i samfälligheten har tillträtt efter stämman är att anmäla den till Lantmäteriet, något som regleras i lagen om förvaltning av samfälligheter. Lantmäteriet kommer i sin tur att uppdatera samfällighetsregistret. I registret framgår det vem som företräder föreningen, något som är viktigt om föreningen exempelvis ska låna pengar, eller om räddningstjänst måste komma i kontakt med ansvarig.
Ny styrelse i samfälligheten
Det första steget är att planera överlämningen i förväg. Samtidigt är det viktigt att samla och organisera alla relevanta dokument, från stadgar till ekonomiska rapporter, för att säkerställa att den nya styrelsen har en klar överblick över föreningens verksamhet och utmaningar. Det kan dessutom vara så att den sittande styrelsen har massor av material antingen hemma eller i huvudet. Med andra ord: Glöm inte att tanka av avgående styrelse på information.
Här är det viktigt att den sittande styrelsen verkligen hjälper till, så att den nya styrelsen kan fatta informerade beslut framöver.
Vägledning och successivt övertagande
En smidig övergång kräver vägledning och stöd från den sittande (avgående) styrelsen. Genom att guida den nya styrelsen genom olika ansvarsområden och processer kan man underlätta inlärningskurvan och skapa en smidig övergång. Det är också viktigt att överföra pågående projekt och åtaganden för att säkerställa att inga viktiga ärenden hamnar i glömska.
LÄS ÄVEN: Föreningens lån 6,5 Mkr dyrare – på grund av moms
Uppföljning efter övergången
Efter att övergången är genomförd är det viktigt att säkerställa att den nya styrelsen har fortsatt tillgång till stöd och rådgivning vid behov. Att etablera någon typ av uppföljningsmöte kan vara bra för att den nya styrelsen känner sig trygg i sin nya roll. Det är givetvis inte alltid nödvändigt, men det skadar inte. Särskilt om föreningen har många olika åtaganden att hantera.
För att underlätta den nya styrelsens anpassning och lärande är det klokt att implementera en gradvis övergång av ansvar. Genom att låta den nya styrelsen ta över uppgifter och ansvarsområden stegvis kan de bättre förstå föreningens dynamik och arbetssätt.
Tydligt informationsutbyte
Kommunikation spelar en central roll i övergången. Informera medlemmar om att det är en ny styrelse i samfälligheten, exempelvis via föreningens webbplats. På så sätt skapar ni direkt en känsla av transparens och delaktighet gentemot föreningen.
Anmäl de nya och avgående styrelsemedlemmarna till Lantmäteriet
Säkerställ att den nya styrelsemedlemmen har tillgång till all relevant information.
Ta den den nya styrelsemedlemmen genom samfällighetens uppgifter och ansvar.
Låt den nya styrelsemedlemmen ta över ansvaret gradvis för en smidig övergång.
Stäm av och bestäm ansvarsområden för de nya styrelsemedlemmarna.
Stäm av viktiga datum under ett år & lämna över pågående projekt och ärenden.
Ge tillgång till viktiga handlingar som bank- och inloggningsuppgifter.
Lämna över kontaktuppgifter till nödvändiga leverantörer & ändra kontaktuppgifter till styrelsen vid behov.
Passa på att anmäla styrelsen till Samfällighetsdagen så får ni en bra start.
Läs mer: Ny styrelse i samfälligheten: Så här gör ni