Många som tar ett styrelseuppdrag i en samfällighetsförening vet hur det brukar se ut. Ett Excel-ark i någons privata dator och en pärm som skickas runt vid varje styrelserotation. Anders Betnér minns tydligt hur det var innan föreningen anammade en digital struktur. I dag ser styrelsearbetet annorlunda ut.
Anders Betnér har suttit i styrelsen för Rökglaset Samfällighetsförening i Linköping i två omgångar och totalt åtta år. I dag är har kassör, och minns tillbaka på hur det var när han först klev in i rollen.
– Vi körde med att gå ut och lägga lappar i brevlådan när det var dags att betala kvartalsavgiften, berättar han.
Det är en verklighet många styrelseledamöter delar. Administrationen i en samfällighetsförening kräver struktur – en struktur som historiskt har vilat på enskilda individers axlar. Faller den personen bort, faller ofta kunskapen med.
– Mycket information som satt i huvudet på folk förut. Alternativt fanns det en pärm med handlingar, säger Anders.
Det är just personberoendet som är kärnan till många utmaningar för föreningar. Inte för att enskilda ledamöter gör ett dåligt jobb, utan för att systemet är byggt kring personer snarare än processer och struktur.
Andra rundan i styrelsen ledde till digitalisering
För Anders kom vändpunkten när han klev in som kassör efter en period av ”kassörsglapp” i föreningen. Det var då han fick se arbetssättet för kassören på nära håll.
– Det var när jag fick en Word-fil med allas namn och kvartalsbetalningar i en stor matris, där man skulle sätta ett litet kryss när folk hade betalat. Det var väl det som fick mig att börja jobba mot en digitalisering av styrelsearbetet, säger han.
Han drev igenom att föreningen skulle hitta ett digitalt system – och valet föll på Vägfas. I dag är Vägfas Sveriges största program för samfälligheter och vägföreningar, med över 1 500 föreningar som kunder. Systemet samlar medlemsregister, fakturering, betalningar, kommunikation och bokföring på ett och samma ställe – och hämtar dessutom uppdaterad fastighetsdata direkt från Lantmäteriet varje månad.
– Alla var väldigt positiva. Det krävdes ingen argumentation alls för att få igenom beslutet, berättar han.
Vägfas är byggt för styrelsens verklighet. Föreningens fastighetsdata finns redan inläst från Lantmäteriet när man startar ett testkonto, vilket gör att uppstarten går snabbt och att man tidigt ser hur systemet faktiskt fungerar i praktiken. Den mest påtagliga skillnaden märks i det som tidigare tog mest tid.
– Förut var det utskrifter av inbetalningskort från Nordea för varje medlem, inlagda i pärm och avbockade manuellt. Så fort vi kunde så bytte vi till integrerad bankavstämning i Vägfas, så att betalningar prickas automatiskt, berättar Anders.
Det är den typen av frigjord tid som är svår att sätta ett exakt antal timmar på, men som märks direkt.
– Allt det där böket med att pricka av och sedan gå ut och påminna folk snurrar av sig självt nu, säger han.
Löpande arbetet enklare
Samma sak gäller inför föreningens årsstämma. Tack vare att Vägfas löpande hämtar uppdaterad fastighetsdata från Lantmäteriet finns alltid en aktuell debiteringslängd redo.
– Hur det gick till innan vet jag faktiskt inte. Men nu är det bara att dra ut listan inför stämman, så vips är det klart. Och vi vet när folk säljer sina hus och när nya kommer in, så vi kan ta kontakt och säga hej och välkommen, säger Anders.
En annan sak Anders lyfter fram är hur väl anpassat systemet är för just samfälligheter.
– Vi hade saker i ett generellt bokföringsprogram innan, och där är det så mycket lull-lull som vi absolut inte behöver. Vägfas är verkligen avskalat och har precis det vi behöver.
Anders tvekar inte när han får frågan om vad han skulle säga till en styrelseordförande som fortfarande jobbar med pärmar och Excel.
– Jag tjatar på alla jag träffar om att byta. Jag förstår faktiskt inte varför inte alla har det. Det är en otrolig hjälp.
Det behöver inte vara ett stort projekt att byta arbetssätt. Vägfas erbjuder ett kostnadsfritt testkonto i 30 dagar, och är din förening medlem i Samfälligheterna får du 50 procent rabatt på uppstartskostnaden – en besparing på cirka 2 500 kronor.
Är du nyfiken på vad Vägfas kan göra för din förenings styrelsearbete?
- Månadsuppdateringar: Har du abonnemang på medlemsdata hämtar Vägfas månadsvis uppdateringar från Lantmäteriets Fastighetsregister.
- Effektiv administration: Den uppdaterade informationen används för kallelser, fakturor och debiteringslängd inför föreningsstämman.
- Fakturering: Systemet räknar automatiskt ut belopp per fastighet utifrån registrerade andelstal.
- Manuell komplettering: Du kan lägga till fastigheter som saknas i Lantmäteriets register så att de också får uppdateringar, t.ex. vid ägarbyten.
Kontakta Thomas Åhlund: thomas.ahlund@vagfas.se / 08-502 761 03 Eller testa kostnadsfritt på vagfas.se
