Genom att förhålla er till några av dessa tips kan ni effektivisera styrelsearbetet avsevärt. I den här artikeln kommer vi att titta närmare på hur man håller bra möten, förenklar kommunikationen mellan styrelsemedlemmarna och hur ni driver igenom beslut.
Att sitta i en styrelse kan vara både givande och utmanande. Det finns många uppgifter att ta hand om och det är inte alltid lätt att hålla fokus på det som är viktigt.
Håll kvalitativa möten
Möten är en viktig del av styrelsearbetet och det är viktigt att ni håller möten på ett effektivt sätt. Men för att hålla bra möten är det viktigt att alla i styrelsen har tillgång till en dagordning i förväg, så alla kan förbereda sig och läsa in sig på agendan. Dessutom är det viktigt att mötena börjar och slutar i tid, så att alla kan planera sin tid effektivt.
Under mötena är det viktigt att alla får möjlighet att komma till tals, och att diskussionen inte spårar ur. Genom at tidsbestämma vissa punkter i dagordningen kan underlätta att diskussionen håller sig till ämnet. Utöver det är det viktigt att protokollföra alla beslut ni tar på mötet. Det kan vara bra om exempelvis ordförande ser till att ni håller mötet på rätt spår och följer dagordningen
Transparens
En annan viktig del av styrelsearbetet är att säkerställa att alla medlemmar är informerade och uppdaterade, till exempel genom att använda en kommunikationsplattform för medlemmarna. Att sätta upp en mailadress, som medlemmarna kan vända sig till, är också en bra idé. En plattform för styrelsen där man kan dela och lagra dokument med varandra minskar risk för att något kommer bort.
Hur lockar du nya styrelsemedlemmar? Du läser våra tips här.
Många gånger så ger en ökad transparens mellan styrelsen och medlemmar mindre klagomål och en större förståelse för vad styrelsen faktiskt gör för föreningens räkning. Men tänk på att vissa frågor behöver ni hålla inom styrelserummet.
Effektiv uppföljning
Uppföljning är en viktig del av styrelsearbetet. Samtidigt är det är viktigt att beslut som ni tar under möten faktiskt blir genomförda, och att man följer upp hur det går. En enkel lösning är att ha en punkt på agendan för att följa upp beslut som togs på förra mötet.
Ansvarsområden
En annan viktig faktor är att ha tydliga roller och ansvarsområden inom styrelsen, då det kan vara oklart vem som ansvarar för vad om man inte har tydliga roller, därför kan det vara bra att ha en lista över styrelsemedlemmarnas olika uppgifter och ansvarsområden.
Styrelsekultur
Det är lätt att det uppstår konflikter eller missförstånd om man inte har en öppen dialog där alla känner sig trygga i att uttrycka sina åsikter och synpunkter. Hitta sätt som bidrar med positiv energi till styrelsearbetet.
Läs också: Digitalt verktyg för att förenkla styrelsearbetet
Effektiv mötesledning – se till att mötet håller sig till agendan och att diskussionen inte spårar ur.
Dokumentation – skapa och distribuera protokoll från möten.
Uppföljning – följ upp på beslut och åtgärder från tidigare möten.
Tydlig kommunikation – använd klara och konkreta instruktioner för att undvika missförstånd.
Delegering av arbete – fördela ansvar och uppgifter tydligt mellan styrelsemedlemmarna. Hitta medlemmar som gärna engagerar sig i arbetet med föreningen och aktivera dom.
Utvärdering – utvärdera regelbundet styrelsens arbete för att förbättra effektiviteten.
Prioritera – fokusera på de mest akuta frågorna och undvik att dra in i mindre viktiga frågor.
Kompetens – välj styrelsemedlemmar med olika kompetenser och erfarenheter som kan bidra till en mångsidig styrelse.
Ha roligt i styrelsen! Tycker man något är kul, blir allt lite enklare.