Samarbetet som leder till bättre beslut – för hela området

Tajmingen kunde knappast ha varit bättre. Nya regleringar från myndigheter, EU-direktiv och byggregler som påverkar samfällighetsföreningar har haglat de senaste åren.

– Det hela började eftersom vi såg att det fanns ett behov av att tillsammans med grannföreningarna prata om utmaningarna kring laddinfrastruktur. Vi tänkte att närliggande föreningar satt med samma typ av utmaningar, säger Jenny Sjöstedt, sekreterare i Fiskebäcks samfällighetsförening. 

Det blev startskottet för samarbetet. Nu, tre år senare, lever den inofficiella gruppen fortfarande kvar, och behandlar nya utmaningar som kommunal sophämtning, krav om gemensam postutdelning och nya regleringar kring elbilsladdning. 

– Det handlar om att hjälpa varandra att inte göra fel, och att samtidigt bygga för framtiden. Avfallsfrågan är en stor fråga, och då känns det bra att kunna bolla lite grann. Även om alla har olika förutsättningar inför ett problem så känns det bra att man kan lära och inspireras av varandra, säger Anna Lillsebbas, ordförande i Björnekulla samfällighetsförening.

Hanterar både stora och små frågor

I dag består gruppen av sex närliggande samfällighetsföreningar som alla bidrar med både erfarenheter och kunskap. Gruppen hjälper varandra med alla typer av frågor. Det kan handla om allt från gemensamma utmaningar till det löpande styrelsearbetet. 

– Vi är trots allt lekmän i styrelsen som vill göra det bästa för våra medlemmar. Vi har inte alltid all expertis inom styrelsen, så det är väldigt bra att kunna mötas och diskutera närområdet i stort. Det finns mycket synergieffekter av det, Anna Lillsebbas.

– Även om man inte alltid ses fysiskt, kan man höra av sig via telefon eller mejl för att stämma av om någon har koll på en viss fråga. Småsaker som kanske inte kräver ett eget möte, men man vill ändå kika om någon har erfarenhet av den fråga man sitter med. Det blir som en extra kommunikationskanal, fyller Jenny Sjöstedt i. 

Det gör det också lättare för föreningarna att hitta expertis. Oftast har en samfällighet sina egna medlemmar att vända sig till i sökandet efter kunskap. Men genom samarbetet har styrelsen i respektive samfällighet en kanal in till medlemmar i de andra föreningarna också. En större träffyta, helt enkelt. 

– Har man tur finns det en medlem i en annan samfällighet som råkar vara expert i just det ämnet man jobbar med, säger Jessica Marander, sekreterare i Norra Bratthammar samfällighetsförening.

Samlad arbetsyta underlättar samarbetet

För att enkelt följa upp vad som diskuteras på mötena, och kunna gå tillbaka till viktiga punkter, har gruppen nu skapat en gemensam digital arbetsyta. Här samlas anteckningar och beslut, vilket gör det lättare att hålla riktning och ha allt samlat på ett och samma ställe.

– Även om den gemensamma arbetsytan inte används frekvent, är den väldigt bra att ha när det väl finns ett behov. Speciellt när det handlar om utmaningar som resulterar i mycket detaljerade dokument, Jenny Sjöstedt. 

För att lyckas bygga ett starkt samarbete mellan föreningar är det bra med en gemensam riktning. Särskilt vid det första mötet är det viktigt att fokusera på en aktuell fråga som berör alla inblandade. Det är ett perfekt sätt att engagera grannföreningarna på, och skapa en naturlig startpunkt för samverkan, berättar Jenny Sjöstedt. 

– För oss var det elbilsladdningen. Sen kommer fler frågor per automatik. Men börja med en aktuell, lite större fråga, i samband med första mötet tillsammans. Att åtminstone ha en avgränsad fråga som man tänker sig att flera i området är intresserade av, säger hon. 

– Underskatta inte de små grejerna heller, menar Jessica Marander. 

– Lyxa till det lite med fika i samband med mötet. Det kan också vara bra att hitta ett trevligt ställe att vara på. Gör det trevligt, helt enkelt, säger Jessica Marander. 

Samtidigt gäller det att lägga ambitionen på rätt nivå. Blir det för omfattande är risken att styrelserna i grannföreningarna drar sig undan. Samarbetet ska trots allt handla om att stötta varandra på en ideell basis – och det är viktigt att ambitionsnivån tydligt speglar det.

– Det är trots allt på fritiden vi gör det här, Jenny Sjöstedt. 

Vad är det som driver er i att fortsätta arbetet med gruppen?

– Man kan gå tillbaka till sin styrelseroll och hantera det inom anläggningsbeslutet, men strunta i förbättring och förnyelse. Jag tycker att det här samarbetet visar på att vi faktiskt vill förbättra och utveckla vårt område, samtidigt som vi vill växa i vår styrelseroll, Jenny Sjöstedt.

– Jag tycker det här är ett kvitto på att vi är engagerade och vill våra samfälligheter det bästa, tillägger Anna Lillsebbas. 

Finns det något ni hade gjort annorlunda om ni drog igång idag?

– Det skulle vara att starta gruppen ännu tidigare. Då hade vi nog kunnat landa i lite mer liknande lösningar kring vissa frågor och utmaningar, säger Jenny Sjöstedt. 

– Samfällighetsföreningarna förändras och blir äldre, och utmaningarna blir fler. Vår fyllde 50 år alldeles nyss, säger Anna Lillsebbas. Underhållsbehov och liknande frågor bara växer, och det kommer inte bli färre utmaningar framöver.