Premiumartikel - endast för medlemmar.
I en samfällighetsförening är styrelseprotokollen interna arbetsdokument som inte är offentliga för medlemmar eller andra externa parter. Medlemmarna i föreningen har dock rätt till viss insyn i styrelsens arbete – men det innebär inte rätten att få läsa styrelseprotokoll.
Enligt lagen om förvaltning av samfälligheter är det inte föreskrivet att styrelseprotokollen måste visas för medlemmarna. Styrelsen kan dock välja att lämna ut delar av protokollen eller redogöra för beslut om det anses lämpligt, och om det inte skadar föreningen eller enskilda medlemmar.
Styrelseprotokoll kan innehålla känslig information om enskilda medlemmar eller information och beslut som inte är avsedda för allmän spridning. Därför är det vanligt att styrelsen inte lämnar ut mötesprotokoll till medlemmarna.
Om en medlem önskar få insyn i styrelsens arbete kan de i stället begära information om specifika beslut som styrelsen har fattat. Det finns inte något krav på att styrelsen måste ge ut ett mötesprotokoll om en medlem begär ett sådant.
Revisorn bör få protokoll
Föreningens revisor har rätt att ta del av styrelseprotokollen i samband med sin granskning av föreningens förvaltning och räkenskaper. En revisor bör därför få en kopia på samtliga styrelseprotokoll för att kunna genomföra en rättvis revision.
Den vettigaste hanteringen av protokollen från Styrelsens sida är att lägga diskussioner som rör enskilda och namngivna medlemmar i BILAGOR och INTE lämna ut dess. Och därefter dela styrelseprotokollen med övriga medlemmar. Det är ändå 99% av informationen som inte är medlemsspecifik, medlemmar kommer och går in och ut i Styrelsen så det är ganska kontraproduktivt och dessutom larvigt att hemlighålla protokollen för bara styrelsen (givet käsnlig information i bilagor). MEN, givetvis ska protokollen lösenordsskyddas mot alla UTANFÖR föreningen.
I de flesta resonemang om styrelseprotokollens hemlighållande kallas både medlemmar och resten av universum som ”externa” eller ”offentliga” och protokollen antyds innehålla BARA känslig personinformation varje gång.