Stämmosäsongen är i full gång – och många föreningar väljer in nya styrelseledamöter i styrelsen. Ledamöter som förväntas sätta sig in i mycket – rollen, ansvaret och föreningens styrdokument. Men i allt det praktiska arbetet glömmer man ibland bort en viktig formalia som styrelsen faktiskt måste göra – enligt lag.
I den här guiden berättar vi hur du fixar det snabbt och enkelt, digitalt eller via post.
Det handlar såklart om att anmäla de nya styrelseledamöterna till Lantmäteriet. En anmälan man måste göra enligt lagen om förvaltning av samfällighetsföreningar.
Trots det faller uppgiften lätt mellan stolarna. Bland annat ska styrelsen anmäla styrelseledamöternas fullständiga namn, postadress och personnummer, eller annat identifieringsnummer.
Om en styrelsesuppleant eller särskild firmatecknare har utsetts, ska motsvarande uppgifter lämnas också om den personen, berättar Johanna Hudges, funktionschef för samfällighetsföreningsregistret på Lantmäteriet.
– Vi brukar uppmana föreningarna att anmäla ändringar till oss direkt efter stämman, då det är viktigt att de uppgifter som finns i vårt register är aktuella, men även för att lagen kräver det, säger hon.
Andra aktörer använder uppgifterna i samfällighetsregistret
Anledningen till att styrelsen löpande måste uppdatera uppgifterna är för att de används av andra aktörer. Bland annat banker, andra myndigheter men också av olika företag som behöver kunna kontrollera firmatecknare om föreningen till exempel ska teckna avtal om snöröjning eller indragning av fiber.
– Att göra en ändring av uppgifter hos oss är kostnadsfritt och det enklaste sättet att göra det på är via vår e-tjänst. Föredrar man papper så det går också bra via vår blankett ”Anmälan till samfällighetsföreningsregistret”, säger Johanna.
När stämman är avklarad och de nya ledamöterna gjort sig stadga behöver man alltså skicka in förändringen till Lantmäteriet. Antingen digitalt eller via e-post.
Ändra uppgifterna så snart ni kan
Det händer att styrelsen glömmer bort att skicka in uppdatering till Lantmäteriet. Om så är fallet kan styrelsen helt enkelt skicka in förändringarna när man kommer på det.
– Det kan vara så enkelt att man inte är medveten om att ändringar ska anmälas till oss, styrelsen kanske har roterat och informationen gått förlorad. Vi blir alltid lite extra glada när vi ser att en förening som inte har uppdaterat sina uppgifter på 20-30 år anmäler en ändring!
En vanlig fallgrop kan vara att anmäla för många ledamöter eller suppleanter, berättar Johanna, som uppmanar styrelsen att kontrollera föreningens stadgar för att säkerställa hur många styrelsen får bestå av.
– Det är OK att vara färre än vad stadgarna medger, men aldrig fler. En annan sak vi ser då och då är att av en obehörig undertecknar anmälan.
Så ändrar du styrelseledamöter hos Lantmäteriet
Blanketten för att anmäla ändringar via post hittar du här: Anmälan till samfällighetsföreningsregistret (PDF).
Guide för digital ändring finns här: Användarmanual för e-tjänsten (PDF).
Gå till e-tjänsten här: Lantmäteriets e-tjänst.
Källa: Lantmäteriet
