När samfälligheter inte kan tillsätta en ordinarie styrelse kan föreningen kalla in en syssloman via Länsstyrelsen. Som erfaren vägförvaltare och väl insatt i styrelsens utmaningar tacklar sysslomannen allt från grannfejder till infekterade stämmor.
Han städar upp samfällighetsföreningar vars gemensamhetsanläggningar har lämnats till ödet. Med rätt verktyg och lite tuffa bud går det att vända på skutan, menar sysslomannen Mats Olsson.
– Den främsta uppgiften är att se till att det kommer till en ordinarie styrelse. Men min erfarenhet är att alla medlemmar vid det laget är ganska brända. De har sett vad som hänt, tagit del av pajkastningen som förekommit. Då ställer man sig inte längst fram i ledet. Det är ett väldigt arbete att skapa tillit i en förening och att få medlemmar att ens våga yppa sig, säger Mats Olsson, syssloman inom bland annat Stockholmsområdet och vägförvaltare.
Med erfarenhet från sin yrkesbakgrund som framtidsstrateg menar Mats att det finns tydliga kopplingar mellan ideella sammanslutningar och hur samhället förändras över tid.
– Det är en spegel av samhället. Det är oerhört intressant. Det är ett Sverige som har förändrats väldigt mycket de senaste 30 åren, likaså samfällighetsföreningar. Jag tror att de som ska styra en förening mår bra av att ha med sig det perspektivet in i styrelsearbetet. Titta på hur samhället utvecklas och hur kraven på leverans ökar överallt, det gäller även styrelsen.
Startade i den egna vägföreningen
Mats Olsson fick, som så många andra, frågan om att hjälpa till i styrelsen i vägföreningen han själv var medlem i. Efter något år tog han rollen som ordförande. Det som inledningsvis började som ett mindre engagemang växte sig allt större.
– Det ena ledde till det andra och det gick ganska snabbt till att jag blev vägförvaltare i andra vägsamfälligheter. Jag sneglade ganska mycket på hur det såg ut i Finland. De har en väldigt väletablerad utbildning kring det här. Jag funderade på att gå den finska utbildningen, men eftersom den enbart fanns på finska så blev det inget.
Samma utmaningar i alla ideella föreningsformer
Mats Olsson må för tillfället vara engagerad i samfällighetsföreningar, men han har erfarenheter från både bostadsrättsföreningar och andra ideella sammanhang. Tillsammans med sin erfarenhet från yrkeslivet konstaterar han att kravbilden ökar hela tiden – speciellt på förtroendeposter. Något som försvårar rekryteringen av nya styrelsemedlemmar.
– Det går att se i föreningslivet oavsett vilken föreningstyp det handlar om. Det är allt från idrottsföreningar till samfälligheter och bostadsrättsföreningar. Problematiken är generellt sett densamma. De lite tyngre förtroendeposterna blir allt tuffare att tillsätta, säger han och fortsätter:
– Man är inte ointresserad av att hjälpa till, men man vill göra det från egna förutsättningar. Man kan hjälpa till när det passar en själv, och inte hela tiden. Tyvärr fungerar inte det så bra i praktiken.
Han målar upp en bild av ökad professionalisering och högre krav. Ett nytt Sverige som också präglar det ideella föreningslivet.
– Många har inte tid eller lust att engagera sig, och idag orkar vissa inte ens sätta sig in i vad en samfällighetsförening handlar om.
Infekterade stämmor och hotfulla medlemmar
Han berättar om uppdrag som extern stämmoordförande, där stämman eskalerade till den grad att en delägare nästan tog till fysiskt våld mot honom. En händelse som senare uppdagades i Dagens Nyheter. Vid andra tillfällen har han behövt tillkalla ordningsvakter.
– Kommer det in en extern ordförande till årsmötet som faktiskt vet vad som gäller och inte ryggar undan, samtidigt som enskilda delägare försöker påverka diverse saker, då kan det ganska snabbt bli väldigt tuff stämning.
Det är inte vanligt att en förening låter det gå så långt att Länsstyrelsen tillsätter en syssloman – men det händer. En medlem kan ansöka hos Länsstyrelsen om att tillsätta en syssloman om de anser att behovet finns, och sedan gör Länsstyrelsen en bedömning om huruvida en syssloman faktiskt är nödvändig. Ofta handlar det om att tilliten eller stämningen i föreningen är så pass dålig att ingen längre vill sitta i styrelsen. I vissa fall har till och med sysslomannen kastat in handduken på grund av både hot och hat.
– Jag har fått förfrågningar efter att den tillsatta sysslomannen har valt att hoppa av efter en tid. I ett fall var föreningen i så dåligt skick att det mesta hade förfallit och vägbidrag hade blivit indragna.
Bygga upp förtroendekapital – och GA:s
Uppdragen börjar vanligtvis med att bygga upp föreningen på nytt, menar Mats. Medlemdebiteringar, extrastämma och åtgärdsprogram.
– Jag brukar säga att ge mig två år så har vi fått någorlunda ordning på det här, för det är så lång tid det brukar ta. Men alla olika moment tar väldigt mycket tid. Det är stämmor, offerter, upphandlingar, och det är inte ovanligt att det springer iväg ett par år på bara formalia.
Men det handlar också om mjuka värden som tillit och gemenskap. En förening i spillror är ofta uttömd på både och, berättar Mats. I ett fall inrättade en förening som Mats jobbade med en ny arbetsgrupp vars enda uppgift var att jobba upp förtroendet och tilliten hos föreningens medlemmar.
– De skrev ihop vad föreningen måste diskutera och gå igenom för att skapa rimliga förutsättningar för att några medlemmar ska kliva in i styrelsen framöver. De har förstått att det inte kommer att bli någon ny styrelse förrän man gått igenom det här.
Övergår till långsiktig förvaltning
I flera fall har han i sin roll som syssloman övergått till långsiktig förvaltning av samfällighetsföreningen. Den sittande styrelsen har insett att man inte mäktar med – och de väljer helt enkelt att anlita Mats som konsult.
– Någonstans så finns det trots allt ett intresse från föreningen att det kommer in någon och får ordning på soppan. Jag får ibland kommentarer om att man (föreningen red anm.) inte är angelägen att etablera en styrelse, och sysslomannen får köra på, säger han och fortsätter:
– Men om de rättsliga tvisterna är åtgärdade och allt flyter på, så får man ändå säga att det handlar om extern förvaltning, och inte har någon koppling till Länsstyrelsen längre. den kopplingen ska inte finnas längre än nödvändigt.
Hur hanterar man en medlem som sabbar årsstämman?
– Det är svårt alltså. Har någon bestämt sig för att förstöra stämman så gör de det. Problemet här är att medlemmar som är närvarande trots allt är grannar med den eller de som bråkar. Man har hittat former hur man förhåller sig till varandra till vardags, och på stämman är man inte så angenäma om att det ska virvla upp allt för mycket damm.
Hur bygger man upp en gemenskap och underlättar tillsättandet av en ny styrelse?
– Många gånger i en förening nuförtiden finns det så många varianter. Det är konverterade sommarhus, det är många gånger en blandning mellan permanent och fritidsboende. Kontakterna mellan medlemmarna blir färre och minskar förutsättningarna för god kemi grannar emellan. Då är vi tillbaka i relationsskapandet. Vad har vi för gemensamt intresse i anläggningarna och så vidare.
Men en del enkla saker som trevlig gemenskap i samband med städdag eller vad det nu kan vara, och att faktiskt lägga lite tid på någon form av engagemang kring det. Det kommer att ta lång tid, och det första året kanske ingen dyker upp. Men för varje år som går så blir det bättre, och efter några år dyker ofta tämligen många upp. Lyckas man med det så har man tagit stora kliv framåt för att tillsätta styrelsen framöver.
Grundläggande principer avgörande
Mats Olsson berättar att han har ett par grundläggande principer som måste uppfyllas innan han accepterar ett uppdrag. En av dem är revisorsfunktionen.
– Jag är oerhört strikt när det gäller detta. Jag ska ju hantera pengaflöden på basis av ett förtroendekapital från medlemmarna. Det måste vara solklart.
Han menar att alla styrelsemedlemmar bör ha en liknande approach till ekonomin. Även om man inte har onda avsikter finns risken att något blir fel på grund av slarv. Där finns det en del att göra i många föreningar, menar Mats. Ställningstagandet från Skatteverket i momsfrågan har dock kastat mer ljus på den ekonomiska aspekten, berättar han.
– Möjligen så kommer en del bli varse om att man behöver steppa upp i de här frågorna. Å andra sidan så är den här skyldigheten inte något som gäller de mindre föreningarna med en omsättning på högst 80.000 kr, och från 1 januari 2025 120.000 kr, så där kan man ju rulla på som vanligt.