En bra och välskött ekonomi är viktigt för styrelsen i en samfällighetsförening. Många har ett vanligt jobb vid sidan av, och det kan vara svårt att hinna med allt ansvar. En professionell ekonomisk förvaltning kan hjälpa till med att hantera föreningens ekonomi på ett korrekt sätt. Vi skapar en budget, håller koll på intäkter och kostnader och ser till att allt betalas i tid. Genom att ta hjälp med ekonomin blir styrelseuppdraget enklare och öppnar upp för styrelsen att utveckla föreningen. Men vad ska du tänka på när du ska ta hjälp med ekonomin från ett externt företag?
Att tänka på när du anlitar en ekonomisk förvaltare
När du ska anlita en ekonomisk förvaltare är det viktigt att ta hänsyn till hur mycket arbete styrelsen eller kassören kan eller vill utföra själv. Bestäm vilka områden förvaltaren ska ta ansvar för, och vad ni i styrelsen själva ska göra. Arbetsfördelningen kan påverka priset. Det kan vara fördelaktigt att göra vissa saker själva medan man har bra stöd och hjälp från en förvaltare. Du behöver en bra kommunikation med din samarbetspartner och att förvaltaren är tillgänglig för att det ska fungera.
Det är bra att ta in offerter från flera olika förvaltare och att be dem visa hur deras lösning ser ut. När du jämför offerterna är det viktigt att kontrollera vad som ingår i det fasta årsarvodet och vilka uppgifter förvaltaren vill ta betalt för när de inträffar. Det är också viktigt att se till att förvaltaren har rätt kompetens och erfarenhet inom området, vilket ibland kan vara svårt. Gör noggrann research, kolla upp omdömen och fråga efter referenser.
Se även till att GDPR och andra relevanta regler och bestämmelser följs. Så säkerställer du att föreningens personuppgifter hanteras på ett säkert sätt enligt gällande lagstiftning.
Oavsett om det är första gången som styrelsen ska handla upp hjälp med ekonomin eller om du är lite mer erfaren, är det inte alltid helt lätt att få med alla bitar i upphandlingen.
Klicka här för att beställa en kostnadsfri offert på ekonomisk förvaltning.
Här kommer 8 tips på frågor du bör ställa till alla som ska lämna offert:
- Erfarenhet och kompetens: Välj en förvaltare med bevisad erfarenhet och kompetens för uppdraget.
- Referenser och omdömen: Kan du få referenser och omdömen från tidigare kunder för att få en uppfattning om förvaltarens kvalitet, tillförlitlighet samt ekonomiska ställning.
- Pris: Är det tydligt vilka kostnader som ingår i det fasta årsarvodet och vad som faktureras rörligt så du kan jämföra med andra förvaltare för att få en känsla för priset på marknaden.
- Kommunikation och tillgänglighet: Välj en förvaltare som är lätt att kommunicera med och som är tillgänglig för att hantera frågor och problem.
- GDPR och compliance: Har förvaltaren koll på och följer de GDPR och andra relevanta regler och bestämmelser?
- Digitala verktyg och lösningar: Välj en förvaltare som erbjuder digitala verktyg och lösningar som gör det enklare att hantera föreningens ekonomi.
- Flexibilitet och anpassning: Se till att välja en förvaltare som är flexibel och kan anpassa tjänsterna efter föreningens specifika behov och krav.
- Support och rådgivning: Det är viktigt att välja en förvaltare som erbjuder support och rådgivning till styrelsen för att hjälpa till att hantera och förvalta föreningens ekonomi på ett effektivt sätt.
Vad ingår när Simpleko sköter vår ekonomi?
Allt från att sköta den löpande ekonomin till att ta fram årsredovisningen kan ingå. Däremot är alla föreningar olika, och behoven kan variera beroende på föreningens storlek eller styrelsens kunskap. Framför allt handlar det om att hjälpa styrelsen hantera dessa uppgifter på ett korrekt och ansvarsfullt sätt.
Vad tycker andra samfälligheter om oss? Läs om några referenskunder här.
- Löpande bokföring: Att hålla reda på intäkter och kostnader och se till att alla transaktioner är korrekt redovisade.
- Avstämningar: Jämföra bokföring med bankkonton, fakturor och andra ekonomiska dokument för att säkerställa att allt stämmer överens.
- Momshantering: Nya regler och lagkrav som kommit på senare tid och som gjort att betydligt fler samfällighetsföreningar behöver momsregistreras och utifrån det även bokföra moms med tillhörande momsredovisning.
- Betalning av fakturor: Se till att alla fakturor betalas i tid och att det finns tillräckligt med medel för att täcka betalningarna.
- Arvoden till styrelsen: Hantera löner om föreningen har anställda samt arvoden som betalas till styrelsen.
- Lån: Föra lånereskontra med aktuella ränte- och amorteringsvillkor samt bokföra och betala låneavier.
- Budget, prognoser och bokslut: Skapa en budget med tillhörande debiteringslängd för föreningens ekonomi, göra prognoser och när året är slut sammanställa ett förslag till årsbokslut som att visar föreningens ekonomiska situation.
- Årsredovisning: Sammanställa all information från året som gått innehållande förvaltningsberättelse, resultat och balansräkning samt notanteckningar i en färdig årsredovisning för styrelsen och revisorerna.
- Medlemsförteckning: Föra register över medlemmar och hålla reda på att debiteringslängden blir aviserad. Frekvensen varierar mellan 1gång/år till 12 gånger/år, oftast beroende av hur stor samfälligheten är och storleken på beloppet.
- Påminnelser: Skicka ut påminnelser till medlemmar som inte betalar sina avgifter i tid och hantera eventuella inkassokrav samt verkställighet hos kronofogden.
Vägen till en välskött ekonomi
En välskött ekonomi är en trygghet för föreningen, medlemmarna och för dig i styrelsen. När kraven blir högre och allt färre kan tänka sig ett styrelseuppdrag, är det en god idé att skaffa sig en ekonomisk förvaltare som sköter om ekonomin. Då vet styrelsen att ekonomin sköts, och kan jobba med andra viktiga frågor för föreningen och fokusera på framtiden.
Vi på Simpleko finns till för er och hjälper er gärna att göra ekonomin enkel i samfällighetsföreningen.
Besök Simplekos hemsida för att läsa mer, eller få en offert.
Susanne Lindh, Vd Simpleko.