Styrelseproffset: Arbete måste professionaliseras

Centrala Stockholm. Kanske inte det första man förknippar med samfällighetsföreningar. Men blandningen mellan bostadsrättsföreningar, hyreskåkar och kommersiella fastighetsägare är en vanlig samfällighetskonstellation i stadskärnor. I styrelsen blandas representanter från professionella fastighetsbolag och styrelseledamöter från föreningar – både lekmän och erfarna. Tillsammans förvaltar de anläggningar värda miljontals kronor, ibland betydligt mer än så.

Bostadsrättsföreningen Klara Strand, där Pontus Ellefsson har varit ordförande i över 20 år, ligger på Blekholmsterrassen i Stockholm. Ett stenkast från Stockholms ständigt pulserande Centralstation. Mittemot föreningens byggnader ligger samfällighetsföreningens garage. Även här sitter Pontus på ordförandeposten. Tillsammans med två privata fastighetsägare förvaltar de garaget med 400 parkeringsplatser fördelat på tre våningar.

”Vad håller ni på med?” ropar en man, till synes hemlös, som håller till strax utanför anläggningen. Pontus Ellefsson stannar, lyssnar på vad mannen säger och nickar förstående. Han avbryter inte, utan låter honom tala till punkt. Tålmodigt. Sedan berättar Pontus om föreningens medlemmar och vad de gör för att förbättra de hemlösas situation. Mannen tackar för samtalet – kanske mest för att någon faktiskt tog sig tid att lyssna. Och just det är helt avgörande i styrelsearbetet, menar Pontus.

– Man måste se till att alla i teamet känner sig välkomna, blir sedda och att man lyssnar på varandra, att man ger varandra respekt och tid. 

Pontus Ellefsson har en glasklar inställning till styrelsearbetet. Det måste bli mer professionellt. Få ledamöter har en lika tydlig uppfattning om organisation, struktur och ledarskap. Med bakgrund som bland annat VD för ett bolag med en omsättning på 150 Mkr och 50 anställda, och med cirka 20 styrelseuppdrag i ryggen, har han erfarenheten som krävs för att backa upp det som sägs. 

Intresset för föreningslivet har funnits med sedan barnsben. Som ung var han engagerad elevfackligt, och senare även politiskt. Sedan dess har han hunnit med både bolagsstyrelser och vd-uppdrag.

– Det har blivit naturligt att ta ansvar. Under senare tid har jag fler uppdrag kopplat till lägenhet eller fritidshus. Jag har väl jobbat i föreningslivet i över 40 år och närmare 25 år med samfällighetsföreningar och bostadsrättsföreningar. 

Verksamhetsplaner, affärsplaner och visioner. Varför skulle det vara relevant för styrelsen i en samfällighetsförening, kan man fråga sig – med all rätt. I dag är det sällan en del av styrelsens arbete, men Pontus vill se en förändring. Vill man öka engagemanget i landets samfällighetsföreningar behöver styrelsearbetet förändras i grunden. En högre lägstanivå. Det ökar värdet på delägarnas fastigheter och skapar en bättre grannsämja. Fördelarna är många. Men framför allt blir styrelsen mer sammansvetsad – och gör ett bättre jobb som resultat.

– Relationer är centralt i styrelsen, för det är vad det handlar om i grunden. En bra relation i styrelsen leder till att styrelsearbetet blir roligt, och blir det roligt är man beredd att lägga mer tid på arbetet. 

Hemma i Stockholm arbetar  han som ordförande i garagesamfälligheten, men också för den samfällda vägen utanför garaget. Kanske huvudstadens enda privata (riktiga) bilväg innanför tullarna. En vägstäcka på cirka 150 meter omgiven av stora kontorsfastigheter. 

Men trots att vägen kan verka obetydlig i stadsplaneringen spelar föreningens anläggning en avgörande roll i den kommande utvecklingen av Klara City View och Centralstaden – Stockholms stads nya jätteprojekt. Vägen är nämligen den enda infart som byggtrafiken kan använda för uppförandet av ett nytt höghus som planeras ovanför centralbrons fästning.

Samtidigt pågår en omfattande lantmäteriförrättning i gatusamfälligheten. Med stor sannolikhet får den nya delägare när kontorsfastigheterna ska byggas ovanpå Centralstationens plattform.

– Och då ska de ju också betala en anslutningsavgift till föreningen, konstaterar Pontus. 

Men trots ordförandeskapet i dubbla samfälligheter i Stockholm återkommer Pontus hela tiden till det som upptar mest av hans uppmärksamhet: Björnrikes samfällighetsförening. En klassisk fjällförening med stugor, flerfamiljshus och lokalhyresgäster, och till stor del nybyggda delägarfastigheter. Föreningen har över 1 000 medlemmar.

Här har man lyckats bygga en stabil valberedning och styrelse. Det har skapat goda förutsättningar för att utveckla arbetet till ett professionellt maskineri där alla känner sin roll. Från valberedning till ordförande.

– Man måste börja redan ett steg före styrelsen. För det är valberedningens uppdrag att hitta lämpliga kandidater. Men, det är ju styrelsen som måste se till att skapa en fungerande valberedning, säger Pontus och fortsätter:

– Man måste också forma sig kring någon form av mål och vision. Vad är det vi vill uppnå? Hur vill vi göra det? Vad vill vi att föreningen ska vara, eller hur ska den upplevas? 

Precis som många andra lyfter Pontus Ellefsson fram kontinuitet som en nyckel till det där harmoniska styrelsearbete som så många eftersträvar. Säkerställ, med hjälp av en stark valberedning, att nya ledamöter finns när behov uppstår. Se till att det finns en verksamhetsplan som hela tiden pekar styrelsen i rätt riktning. Bygg en bred styrelse med varierad erfarenhet, bakgrund och ålder. 

– Men utgångsläget bör alltid vara kompetensbaserat, säger Pontus. 

Men kompetens är inte något statiskt, menar Pontus. Det beror helt på vilket uppdrag styrelsen har för stunden. Ska anläggningarna förvaltas? Ska de utvecklas? Olika skeden kräver olika kompetenser. Med det sagt finns det förstås kunskap som alltid har en plats i styrelsen. 

– Jurister, ekonomer. Den typen av kompetens är jättebra. Någon som är bra på kommunikation kanske. 

Det första Pontus Ellefsson kontrollerar när han kliver in i en ny styrelse är strukturen. Hur ser det ut i dag, och vad behöver förändras?

– Det måste finnas en ordning och reda, en struktur. Sen har du beslutspunkter i strukturen, vad ska vi ta beslut om? Har ni tre timmar, så ska du disponera tiden på ett smart sätt. Det är en av styrelseordförandens viktigaste uppgift att till exempel se till så möten inte fladdrar iväg, säger Pontus och fortsätter:

– På vilket sätt ska styrelsens ledamöter kunna läsa in underlag, så att man kan bli beslutsmässigt snabbt och inte tar en massa tid av varandra på mötet.  När man väl träffas kanske energin ska läggas på andra saker än att läsa in sig på dagordningen. 

Vad är det viktigaste du har lärt dig längs med vägen? 

– Behovet av förankring och delaktighet hos medlemmarna. Det är centralt. Annars blir det väldigt, väldigt mycket utmaningar. Till slut går det inte att genomföra någonting alls.

Mjuka värden ska inte underskattas. Styrelsen består trots allt av människor, och relationerna mellan dem är en av grundpelarna i arbetet. Goda relationer leder till en starkare styrelse, och bättre beslut.

– Avväpna varandra lite. Då får man ju helt plötsligt en annan bild av varandra.

Sträva efter att undvika ledamöter som främst driver sina egna frågor. 

– Man ska ge energi, och inte ta energi. Man måste vara beredd att sätta på sig styrelsehatten, det är för medlemmarnas bästa jag jobbar. 

Hur lyfter man lägstanivån i en helt färsk styrelse? 

– Nollställ styrelsen, och utgå från att ingen kan något, eller alla kan allt. Och så kör man till exempel en styrelseutbildning ihop. Då har alla fått samma förutsättningar från startpunkten och styrelsearbetet blir mer naturligt. 

Pontus tar upp och bläddrar i ett ark och förklarar vad varje sida innehåller. Dokumentet, med rubriken ”Verksamhetsplan”, är gediget. Här finns allt som rör Björnrikes samfällighetsförening. Framtidsplaner och utmaningar.  Ekonomiska illustrationer som förvandlar fackspråk till något som även de minst insatta förstår. Grafer som redogör för anläggningarnas styrkor och svagheter. Initiativtagare till dokumentet är Pontus Ellefsson – arkitekten bakom är styrelsen.

– Ett hjärtebarn för mig. Jag hämtar inspiration från näringslivet, även om inte alla delar går att tillämpa i en samfällighet. Men man måste ha någon form av verksamhetsplan. 

I Björnrikes samfällighetsförening har styrelsen arbetat fram en SWOT-analys, en genomgång av föreningens styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Styrkorna är ofta lättast att identifiera, menar Pontus. I deras fall handlar det bland annat om en sammanhållen infrastruktur, något som långt ifrån alla fjällanläggningar kan stoltsera med, poängterar han. Dessutom finns ett välplanerat liftsystem. 

– Nu är det inte vi som äger liftarna, men det är välplanerat och det är en sammanhållen infrastruktur med ägaren Skistar och samfällighetsföreningen.

Att arbeta på det här sättet kräver tydlig struktur och ett effektivt arbetssätt, menar Pontus. I Björnrikes styrelse hanterar man till exempel mer komplexa frågor genom att dela upp styrelsen i mindre grupper som får varsitt område att fördjupa sig i. Under avsatt tid, till exempel två timmar, jobbar grupperna fokuserat på sitt område.

– Med SWOT-analysen jobbade vi två och två med att utvärdera och prioritera vad vi skulle kunna göra inom ett, tre och fem år. Sedan la vi in det i en prioriteringsmatris och jobbade i 15-20 minuter med varje uppgift, och sen nästa uppgift, och nästa, tills vi var klara. 

För Björnrikes samfällighetsförening finns det ambitiösa planer. Nya anläggningar. Bättre samverkan med närliggande aktörer. Åtgärder som inte bara lockar fler besökare och hyresgäster till området – utan också höjer värdet på delägarfastigheterna. 

– Men inte allt på en gång, för det kostar för mycket. Det måste finnas en förankringsprocess, säger Pontus. 

Och i Stockholm då? Ja, även här fortsätter arbetet med båda samfällighetsföreningarna. Stadens plan att överdäcka tågspåren, bygga nya kvarter och resa nya fastigheter mot himlen har knappt börjat. 

Projektet väntas vara klart först om 20 år. 

Hissen från föreningens garage leder direkt upp i en av föreningens medlemsfastigheter. Vi hinner knappt ta oss ut från hissen till det inbyggda promenadstråket innan någon ropar efter Pontus. Det är styrelsekollegan John Letzén, styrelsens representant för den privata fastighetsägaren. En fastighetsägare vars fastighetsbestånd är ett av Sveriges största. 

– Styrelsearbetet måste vara prestigelöst, eftersom vi alla sitter i samma båt. Vi ska ro den i land tillsammans. 

Vad är viktigt för att få en bättre lagkänsla i styrelsen? 

– Styrelsen måste vara självreflekterande, det tycker jag är en viktig del i styrelsearbetet som jag tagit med mig från mitt professionella ledarskap som vd under många år. Hur presterar vi? Hur jobbar vi? Har vi rätt bemanning för uppgiften? 

Vad ska man leta efter i potentiella ledamöter?

– Jag tror att en av de viktigaste egenskaperna sitter i de egna värderingarna. Att man har ett synsätt där man gillar att jobba för ett kollektiv. Det är laget före jaget. Och då måste man ju vara en person som är mer orienterad mot grupptänket. Man behöver ju också ha en viss grad av tålamod. Allt kan inte hända direkt och alla kan inte få precis som de vill. Flexibilitet är också en viktig egenskap. 

Var brister det ofta kring den här flexibiliteten?

– Det är inte alls ovanligt bland ledare. Det är också därför de får någon form av ledarroll. Du har ju oftast beslutsamhet som andra kanske inte har. Men sen kan ju beslut vara tolkade på många olika sätt, men det gäller väl att försöka få delaktighet för alla. Se till att alla i teamet känner sig välkomna, blir sedda och att man lyssnar till varandra, att man ger varandra respekt och tid. 

Andra tips till styrelsen?

– Att styrelsen har omvärldsperspektivet. Vad är det som händer runt omkring oss? Jag menar, vi är medlemmar i samfälligheterna, det är en jättebra inspirationskälla. Ska man hela tiden bevaka vad som händer överallt, det går ju nästan inte. Nä. Det gäller att hitta några smarta kanaler och hålla sig informerad.