Så fattar styrelsen bättre beslut – enligt forskningen

Våra beslut styr våra liv mer än vad vi kanske förstår. I varje ledarskapsroll, även i styrelserummet, är förmågan att fatta kloka beslut viktig. Ändå tas de flesta på autopilot. Vi fattar tusentals beslut dagligen men ägnar sällan tid åt att förstå, ifrågasätta eller finslipa vårt sätt att välja.

“Vi förväntas vara självlärda i att ta bra beslut”, säger experten. 

Som tur är går det att bli bättre på beslutsfattning. Det är, likt mycket annat, en färdighet som går att förfina med hjälp av förståelse och träning. Med några små knep går det att både träna upp hjärnan och ta vassare beslut, berättar experten Mona Riabacke.

Det största hindret är ofta att faktiskt fatta ett beslut – stort som smått. Ibland kan det lilla beslutet vara svårare än det stora, vilket många styrelseledamöter nog skriver under på. 

– Många människor får beslutsångest, och ofta grundar det sig i rädslan att göra fel val. I min yrkesroll har jag till exempel träffat personer som har lätt för att fatta beslut på jobbet, men som kanske står och tittar på olika produkter i matbutiken väldigt länge.

Mona Riabacke har gedigen erfarenhet inom beslutsfattande. Hon har bedrivit omfattande forskning och skrivit en bok inom ämnet. Tillsammans med maken Ari driver hon bolaget Riabacke & Co, som både utbildar och föreläser inom ledarskap och beslutsfattande. Hon driver också podcasten Beslutspodden. 

Beslutsfattning skapar dominoeffekter

Bättre beslut leder till gladare miner, vilket leder till bättre beslut, och så vidare. Ni fattar. Beslutsfattande borde vara en gjuten del av skolplanen, menar Mona. För om vi ska vara ärliga: Har du mest nytta av att fatta medvetna, välgrundade livsbeslut – eller veta vad medeltidens alla kungar hette?

– Om du vill öka möjligheterna för att fatta bra beslut, beslut som dels är välgrundade, men som också leder dig i rätt riktning i livet, är det oerhört värdefull kunskap att ha. 

En avgörande, och kanske den faktor som påverkar våra beslut allra mest, är yttre information. Allt från grupptryck, informationsflöde och andra externa omständigheter kommer alltid att prägla ett beslut. Men det går att parera, menar Mona. Forskning visar att bara genom att bli medveten om ett beslut ökar sannolikheten markant för att fatta ett mer genomtänkt beslut.

– Annars riskerar vi att bara börja samla information på måfå. I en värld där vi har information i överflöd kommer du att få alldeles för mycket information till dig än vad din hjärna klarar av. Då riskerar du att missa den viktigaste informationen.

Förutsättningarna för ett lyckat beslut är som bäst, om man ska lägga sin tilltro till forskningen, när vi är glada, mätta och pigga. Ett beslut taget enligt den så kallade HALT-metoden. Vi kommer till den snart.

Innan vi går in på HALT-metoden, och hur den kan hjälpa er i styrelsen att ta bättre beslut, behöver vi förstå hur hjärnan jobbar när det kommer till beslutsfattning. Vi har en tendens att tänka för mycket. Tankar som går i cirklar. Ju mer du tänker på beslutet, desto större växer frustrationen inom dig. De flesta har nog hört rådet att tänka efter riktigt noga innan du fattar det där viktiga beslutet – eftersom det automatiskt leder till ett bättre beslut. Eller? Paradoxalt nog kan för mycket rationalitet leda till ett val du egentligen inte är nöjd med. 

– I grund och botten är vi alla programmerade för överlevnad, och vårt omedvetna är fullt av tidigare erfarenheter som påverkar oss i nuet. Har du tidigare en dålig erfarenhet av en viss typ av beslut, kanske du kommer övervärdera riskerna när du står inför ett liknande beslut igen. Vi har ett överdimensionerat hot- och försvarssystem inom oss, vilket gör att vi lättare snappar upp negativ information. Det här är en utmaning i en värld full av förändring och osäkerhet. 

Gå på magkänslan! 

Kanske ett slitet uttryck, men fortfarande något många gör. Men vad är egentligen magkänslan? 

Man skulle kunna säga att magkänslan är en samling av all kunskap och erfarenhet du har samlat på dig inom ett specifikt område – exempelvis styrelsearbetet i samfälligheten. Magkänslan har inte alltid rätt, men ju mer du vet om ett visst ämne, desto mer träffsäker blir den. Om du är färsk i styrelserollen bör du med andra ord inte ta beslut baserat på magkänslan. Åtminstone inte på ett tag. 

– Att lita på magkänslan kan vara bra, men kan också lura oss. Man måste vara uppmärksam på vilka tidigare erfarenheter som påverkar oss, hur vi hanterar osäkerhet och vilka känslor som kanske dyker upp utan att faktiskt tillföra något. 

Avloppssystem som håller på att falla samman. Kommuner som kräver åtgärder och rättsprocesser i domstolen. Stressen kan sakta men säkert krypa sig på. Och i dagens samhälle sätter vi deadlines på mer eller mindre allt. Faktorer som tidspress gör att man måste vara mer strukturerad i sitt beslutsfattande, förklarar Mona. 

– Känner vi oss stressade triggas automatiskt vårt överlevnadssystem. Vi kommer lättare att känna oss hotade av vad andra säger eller tycker, se risker som större och vara mindre kreativa eller modiga. 

Så även om snabba beslut är bra, finns det incitament att marinera beslut. 

– Det gamla ordspråket ‘sova på saken’ har något. Styrelsemöten sker till exempel ofta sent på kvällen, efter en lång dag på jobbet. Ska man verkligen ta beslut på plats, eller ska man låta det ligga till morgonen efter, när man är lite klarare i huvudet?

Två typer av beslutssystem i hjärnan

Det emotionella och det rationella. Vissa personer är känslostyrda, andra är mer analytiska. Styrelsens ledamöter kommer alltid att bemöta beslut ur sitt eget perspektiv. Med sin egen personlighet, erfarenhet och egenskaper i vågskålen. Ett beslut är med andra ord dynamiskt, eller subjektivt, beroende på ledamotens bakgrund och erfarenheter. Å andra sidan finns det fördelar med en icke-homogen sammansättning av styrelsen. Till och med så att det väger tyngre än nackdelarna, menar Mona, och förklarar att fler perspektiv ofta leder till bättre beslut. Hon betonar dock att rotation i styrelsen är minst lika viktigt för att inte hamna i en situation där alla, till slut, resonerar enhetligt i alla beslut. 

– Ju mer lika vi är varandra, desto mer lika synsätt har vi på de beslut vi ställs inför. Det kan vara smidigt, men också oerhört riskabelt. Vi ser världen som vi själva är, och inte som den är. I en värld som förändras väldigt fort är det viktigare än någonsin att styrelser består av individer med olika bakgrunder och synsätt på världen.

– I Sverige är vi kanske lite konflikträdda rent kulturellt. Styrelsen måste fråga sig hur de kan skapa ett klimat där vi känner oss trygga att uttrycka vår egen åsikt och att ifrågasätta på ett konstruktivt sätt.

Individuell beslutsfattning skiljer sig ganska mycket från gruppbeslut. Förutom att grupper ofta blir modigare i sina beslut väger man in fler perspektiv än sitt egna. För styrelsen finns det ett par fällor att undvika. 

– Vi tar lätt för givet att alla i gruppen har en gemensam förståelse kring ett beslut, men när man börjar diskutera kan man ofta se skillnader för vad individerna i gruppen faktiskt tror att beslutet innebär. 

Hon betonar också vikten av tydliga roller och mandat inom styrelsen. Har man en ’voice’, det vill säga ‘tycka till’ eller en ‘vote’, alltså ett faktiskt mandat att ta beslut i sammanhanget? Suppleanten ska med andra ord inte ha första ordet i ett beslut, oavsett om personen har en tendens till att snabbt uttrycka sina åsikter i frågan. Det går också att låta individen med mest kunskap om ett visst beslut få lite mer utrymme i beslutet, menar Mona. 

– Ju fler som ska ha mandat att ta beslutet, desto långsammare blir beslutsfattandet. Vi påverkas också mycket av vad andra tycker, så den som får uttala sig först i en fråga påverkar de andra. Därför brukar jag föreslå att alla får skriva ner sin idé/vad de tycker själva först innan någon får uttala sig.

Beslutsfattande och känslor står varandra väldigt nära. Nästan alla beslut vi tar kan på något sätt kopplas direkt till hjärnans känslosystem. Osäkerhet är det vanligaste hindret. De flesta av oss gillar inte att inte veta vad som väntar runt hörnet – speciellt när det handlar om beslut som påverkar andra än oss själva. Man tar det säkra framför det osäkra, trots att det kanske är ett sämre beslut långsiktigt. Med andra ord; När vi är emotionella tar vi inte de mest rationella besluten. 

– Känslan är alltid snabbare än tanken, men hur känslostyrda vi är, är högst individuellt. Och det är också viktigt att förstå sig själv – går du lättare på känsla eller fakta?

– Väldigt många beslut blir rationaliserade känslobeslut eftersom vi ofta lätt kan vinkla besluten så att det passar det vi vill. En del av min forskning handlade om så kallad framing – att hur vi presenterar information också får stor påverkan på hur folk sedan fattar beslut.

Som styrelseledamot kommer du troligtvis vara involverad i beslut som påverkar medlemmarnas privata ekonomi. Investeringar i gemensamhetsanläggningar, lån eller annat som påverkar uttaxeringen. Då gäller det att verkligen göra medvetna val, och reflektera över vad som ledde fram till beslutet. Mona Riabacke nämner flera metoder som snabbt förbättrar din beslutsförmåga och förutsättningarna för medvetna beslut – allt från grundläggande kunskap om hur hjärnan fungerar, vilka fallgropar du lätt hamnar i och självkännedom om dina styrkor och svagheter. 

– Jag brukar alltid säga att ”man ska inte fatta permanenta beslut baserat på tillfälliga känslor” och se till att de beslut som du kommer få leva med under lång tid inte baseras på tillfälliga känslor, som att du just i stunden är trött eller arg.

Så hur tar man då bättre beslut i praktiken?

Ett verktyg är HALT-metoden. HALT är en akronym som står för Hungry, Angry, Lonely, Tired (Hungrig, Arg, Ensam, Trött) och används som ett verktyg för att identifiera tillstånd som kan påverka vår förmåga att fatta bra beslut. För att summera metoden; Ta bara viktiga beslut när kroppen, och knoppen, mår som bäst. 

Vägen till det snabba, kanske mer bekväma beslutet, är kortare än det långsiktiga beslutet. Människor föredrar kortsiktiga belöningar – trots vetskapen om att det långsiktiga beslutet leder till en större belöning. Lappa och laga vägen i stället för en ordentlig renovering. Byt ut delar av avloppsstammen i stället för att förnya hela. Slopa avgiftshöjningen och håll medlemmarna (omedvetna om underhållsskulden) glada. 

– Vi måste förstå hur hjärnan fungerar. Den har sett likadan ut i 40 000 år, och är konstruerad för en överlevnad. Förmågan att ta mer långsiktiga beslut handlar om självkontroll. Och självkontrollen är en muskel som vilken annan, något man faktiskt kan träna upp. Men det är högst individuellt hur bra man blir på det.

Hur påverkar faktorer som AI beslutsfattande, och vilka utmaningar eller möjligheter ser du med det?

– Det kommer och har redan fått stor påverkan då AI har en väldigt mycket kraftfullare processor för att hantera stora datamängder än vad våra mänskliga hjärnor har. Sen tror jag att vi i den bästa av världar kommer att hitta bra sätt att kombinera AI med det mänskliga kunnandet och då måste vi fokusera på hur vi gör det på bästa sätt.

Hur viktigt är det med intern feedback från övriga i styrelsen, för att hela tiden förbättra styrelsens framtida beslut?

– Det är jätteviktigt att man i en styrelse skapar ett klimat där man kan ge varandra feedback på ett konstruktivt sätt, att man åsidosätter personliga agendor eller prestige. Att verkligen jobba för det gemensamma målet. 

– Ett av de vanligaste misstagen företag och organisationer gör är att man inte använder tillräckligt mycket av resultaten av ett beslut till lärande om hur man kan fatta bättre beslut i framtiden. Ett sista steg i en beslutsprocess bör vara lessons learned, hur kan vi använda våra erfarenheter från det här beslutet för att förbättra framtida processer?