Styrelseproffset: Det gäller att läsa på om föreningen

För ett lyckat styrelsearbete behöver man upprätta en fungerande organisation. Definierade arbetsroller, tydliga förväntningar och transparens är faktorer som skapar rätt förutsättningar. Men minst lika viktigt är det att få med medlemmarna på tåget, och se till att de trivs på resan. 

Genom att skapa en öppen miljö, framför allt genom transparens och dialog, kan fler medlemmar känna sig delaktiga – och känna att de bidrar till föreningens utveckling. Det förvandlar tråkiga uppgiftslistor till meningsfulla uppdrag, oavsett om medlemmen sitter i styrelsen eller inte.

– I alla frågor där man behöver involvera medlemmar gäller det att ha en bra dialog. Man måste vara transparent med information, då vinner man förtroende och respekt för varandras roller. Att ta på sig ett förtroendeuppdrag är inte alltid lätt. Behöver man till exempel göra investeringar och höja avgiften är det aldrig fel med transparens. Jag tror att när det gäller medlemmarna så är det extra viktigt, för annars kan det skapa en misstänksamhet som inte gynnar föreningen på något sätt, säger Sara Svanlund, mångårig stämmoordförande, styrelsemedlem i både samfälligheter och andra organisationer. 

Kunskap om den egna föreningen är minst lika central som att man har koll på de grundläggande regelverk och lagar som gäller styrelsearbetet. Annars riskerar man att navigera i blindo – något som ökar risken för onödiga misstag.  

– Det gäller att läsa på om föreningen. Vilket uppdrag man har måste också vara tydligt och det är något man kan reda ut internt i styrelsen, direkt efter stämman: vilka roller som finns och vad det finns för förväntningar på dem. Har man inte rätt kunskap inom styrelsen kanske man behöver gå en kurs eller utbildning. 

Mjuka värden skapar medvind

Men det är inte bara det tekniska, juridiska och föreningsspecifika som är nödvändigt. Mjuka värden, som medlemmarnas engagemang och deltagande, är minst lika värdefulla. Man behöver hitta sätt att inspirera, involvera och ibland utmana medlemmarna. Allt för att de ska känna sig delaktiga i föreningen. 

– Jag tror dessutom att kontakten med medlemmarna är avgörande. Som ordförande kanske man ska hälsa välkommen, och skapa kontakt med nyinflyttade. Man behöver känna till varandra, och det finns mycket att vinna på en personlig kontakt. Det blir enklare att förebygga konflikter på årsmöten, samtidigt som man får ett större förtroende för varandra. Om man har ett spänt klimat i föreningen kan det vara en fördel att anlita en extern stämmoordförande som är opartisk i förhållandet mellan styrelse och medlemmar.

– Sträva efter ett klimat som gör att man vill ställa frågor och yttra sig på årsstämman. En del är kanske rädda för att prata, därför måste det vara tillåtet att ställa alla frågor utan att någon blir kränkt. Kunskap om och erfarenhet av föreningsdemokrati kan variera stort hos medlemmarna.

Intresse för föreningslivet sen ungdomen

Sara Svanlund berättar att hon alltid har varit intresserad av det demokratiska föreningslivet och det ideella styrelsearbetet. Redan i sin ungdom satt hon i förbundsstyrelsen för Röda Korsets ungdomsförbund, och har sedan dess suttit i en rad olika styrelser för helt skilda verksamheter. 

– I mitt föreningsengagemang har det blivit allt från Friskis och Svettis och fotbollsföreningar till bostadsrättsföreningar, och nu även min egen samfällighetsförening. När det kommer till föreningsdemokrati kan verksamheterna vara helt annorlunda, men i grunden handlar det om ett gemensamt intresse i olika sammanhang. Utmaningar som hur man hanterar olika åsikter, intressen och hur man låter en tydlig demokrati råda är konstanta.

I dag är Sara Svanlund vice förbundsordförande i Sveriges Lärare, och har dessutom suttit som stämmoordförande i sin samfällighetsförening tio år i följd. Saras expertis och erfarenhet från både styrelserum och klassrum ger henne en stor förståelse för den ideella styrelsens utmaningar. Utmaningar som omfattar allt från beslutsfattande till kunskapsspridning.

– Jag har till exempel upptäckt att medlemmar i samfällighetsföreningar ofta inte är medvetna om att de faktiskt är medlemmar i en samfällighetsförening. Man köper en fastighet och tänker att man äger den, och är inte medveten om att det ligger ett ideellt engagemang bakom. 

Glöm inte styrelsens hälsa

Styrelsens välmående är också en grundläggande faktor, menar Sara, och betonar att medlemmarnas stöd, och i förlängningen föreningens förtroende, gör arbetet både enklare och roligare. 

– Det är trots allt dem du jobbar för. Man kan också trycka på att det ideella arbetet i Sverige är jätteviktigt, för även om man tänker att det är ett uppdrag utan arvode, är det ändå en investering i din egen fastighets värde. Har du en välfungerande samfällighet är det en stor fördel när det väl är dags att sälja och flytta vidare. 

Rutiner, rutiner och rutiner

Styrelsearbetet flyter på smidigare om rutiner och processer finns på plats. De skapar en arbetsmiljö där uppgifter hanteras tidseffektivt, vilket i sin tur minskar essentiellt i dagens stressfulla miljöer. Arbetsbördan får inte vara för hög, och alla föreningar har sina förutsättningar och behov. Därför är det bra med tydliga förväntningar. Det som passar den ena föreningen kanske inte fungerar lika bra för en annan. 

– Man kan till exempel skapa ett årshjul med återkommande uppgifter och arbete. Nästa steg är att se över vilka styrelseuppgifter styrelsen ska utföra, och vad som bör läggas ut externt. Men då ska man också vara beredd på att det kostar. Det är ett beslut man måste få prata om. 

– Jag tror inte bara att man behöver vara tydlig inom styrelsen, utan också mot föreningen och medlemmarna, så att de har rätt förväntningar på styrelsen, och vad för slags resultat de kan förvänta sig av styrelsen.  

Ibland kan det vara så att olika styrelsemedlemmar drar åt olika håll, man hittar helt enkelt inte konsensus. Det gäller dock att inte polarisera styrelsen, menar Sara, utan man måste försöka hitta kompromisser för att komma överens. 

– Det behöver inte resultera i något som är sämre eller svagare, tvärtom blir beslutet starkare om alla i styrelsen känner sig som vinnare i ett beslut i en fråga. I stället för att alla känner sig som förlorare i frågan. 

Vad bör man undvika, tycker du?

– Försök att undvika att hela tiden hamna i polariserade diskussioner, och att hela tiden rösta i frågor. Men det kan vara svårt, och ibland går det inte att undvika. Glöm inte heller bort för vems skull du sitter i styrelsen. Även om du själv har ett stort engagemang och starka åsikter så är det medlemmarna som har gett dig uppdraget. Man måste ha respekt för det förtroendet.  Så jag skulle säga undvik att skapa distans mellan styrelsen och medlemmarna.