Underhållsplanen: Det här ska du tänka på

En gedigen underhållsplanering, med regelbundna uppdateringar och översyner av underhållsbehovet, säkerställer att anläggningarna hålls i gott skick.

Det hjälper också samfällighetsföreningen att undvika oväntade kostnader – och att upprätthålla en god ekonomisk planering över tid. Men det handlar också om värdebevaring för medlemmarna. 

Det finns flera utmaningar för styrelsen när det kommer till underhållsplaneringen. Förutom behovet av teknisk kunskap, är det ofta svårt att förklara för medlemmarna varför de behöver betala för något de själva “inte äger”. Enligt Mats Olsson, syssloman och vägförvaltare, är just det en av styrelsens största utmaningar.

– Det kan vara nog så mödosamt. Min erfarenhet är att medlemmar inte är så angelägna om att läsa igenom dokument och formuleringar där långsiktiga behov finns beskrivna, så redan där blir det en uppförsbacke för styrelsen. Det blir en pedagogisk utmaning, säger Mats. 

Längd på UH-plan varierar

En underhållsplan kan sträcka sig från tre till femtio år in i framtiden, beroende på föreningens anläggningar och underhållsbehov. Komponenter som vägar, parkeringar, avloppssystem eller tak har ofta lång livslängd och kräver därför en längre underhållsplanering. Grönytor, skötsel av mindre grusvägar eller en telemast kräver å andra sidan inte långsiktig planering.

Ju större anläggningarna är, desto viktigare blir det att sköta både teknisk och ekonomisk planering för framtida underhållsarbeten. 

 – En underhållsskuld kan bli oerhört kostsam för föreningen. Om man skjuter något på framtiden, bör man få ett utlåtande från en expert som klargör hur lång tid man kan skjuta på det, annars kan det stå föreningen dyrt.

För även om det går att förlänga livslängden med mindre insatser, så kommer den stora åtgärden förr eller senare.

Då är det viktigt att ha täckning för det, helst genom befintliga pengar på ett bankkonto, menar Mats.

– När det kommer till långtidsplaner och budgetering är en av mina grundprinciper att jag aldrig går in på lånefinansiering, utan det ska vara finansierat av medlemmarna. Men det ställer väldigt stora krav på underhållsplanen. Man behöver ha en planering som sträcker sig tillräckligt långt, så föreningen får chansen att bygga upp en kassa som täcker behovet. 

Många föreningar han stöter på i sin vardag tvingas till höjda avgifter på grund av ett släpande underhållsbehov. Något som i vissa fall leder till förfärliga diskussioner – ibland om ganska små pengar, berättar Mats. 

– Det är en pedagogisk utmaning att få medlemmar att förstå varför man behöver höja avgifterna, och att hitta viljan att vilja vara med och finansiera det, säger han och fortsätter: 

– Jag genomförde precis en årsstämma där jag la fram en plan på tre år, men stämman orkade inte ta i det. Istället blev det bara fokus på närmaste året och dess driftbudget. Långsiktighet kan vara väldigt svårt. 

Anlita kompetens vid behov

Även om det går att skapa sig själv en uppfattning om olika komponenters livslängd och tekniska förmågor, bör man överväga att överlåta ansvaret på ett proffs. Det kan exempelvis vara en förvaltare, vägförvaltare eller någon med specifik expertis för just föreningens anläggningar. 

– Den som verkligen har rätt kompetens ser saker och ting ur ett annat perspektiv. De ser direkt om det krävs ett beläggningsarbete eller om vägkroppen är dålig. Det kan handla om djupfräsning av väg, vägtrummor eller annat. Som lekman är det enkelt att missa saker. 

Det gäller också i utformningen av underhållsplanen. För att fastställa befintligt skick, och när det är dags att börja fundera över om en renovering är nödvändig, rekommenderar han att åtminstone prata med någon som kan göra en rättvis bedömning. 

– Kontrollera först om rätt kompetens finns i föreningen, eller om man måste plocka in den utifrån. 

Som förening måste man väga fördelarna mot de potentiella nackdelarna när ni bestämmer den mest lämpliga tidsramen för er underhållsplan. I många fall kan en UH-plan på 30 år räcka gott och väl. I andra fall är det alldeles för långt, och i andra är det för kort.

Det är också viktigt att regelbundet uppdatera underhållsplanen cirka en gång per år för att justera renoveringsbehov, kostnadsökningar och inflation. I vår mall, som är kostnadsfri för alla medlemmar, har vi en som sträcker sig 50 år, och en som sträcker sig 10 år framåt.

Indexera framtida kostnader

Att indexera en underhållsplan mot kostnadsökningar och inflation är viktigt för att säkerställa att de uppskattade kostnaderna för framtida underhåll och reparationer är realistiska och aktuella. I vår mall, som du hittar längst ned i fördjupningsbrevet, har vi valt en inflationstakt på två procent, och en byggnadskostnadsökning på tre procent. 

– KPI (Konsumentprisindex): Visar den genomsnittliga prisutvecklingen för varor och tjänster som konsumenter köper.

– BKI (Byggkostnadsindex): Är specifikt för bygg- och anläggningskostnader och kan vara mer relevant för underhållsplaner.