Så håller ni koll på delägare och boende i ägarlägenheterna

Utskick av kallelse inför föreningsstämman. Nå rätt person vid akuta problem som vattenläckor eller strömavbrott. Incitament som borde vara tillräcklig för att både boende och delägare ska se fördelarna med att ge styrelsen uppdaterade kontaktuppgifter. 

Tyvärr är inte alltid fallet så. 

Försök att samla in kontaktuppgifter från delägaren i samband med in- och utflyttning. E-postadress, telefonnummer och postadress. Ur styrelsens perspektiv blir det nästan viktigast med ett ordentligt e-postadressregister, menar Charlotte Skinnar, förvaltningschef på JM@Home.

– Det är minst lika viktigt, om inte ännu viktigare, än postadressen till delägaren. Speciellt om kallelse får gå ut via e-post, säger Charlotte Skinnar. 

Gör det lätt för medlemmarna

Ju enklare det är för delägaren att uppdatera sina kontaktuppgifter, desto större är chansen att det faktiskt sker, förklarar Charlotte. Ett enkelt formulär på föreningens hemsida eller en boendeportal är två bra alternativ. 

– Speciellt när det är många boende som flyttar in och ut, och där delägaren bor i en annan stad eller ett annat land. Annars kan det ju vara svårt att hänga med där. 

Om styrelsen saknar kontaktuppgifter till en delägare eller boende i dagsläget, finns det ändå sätt att nå dem, till exempel via aviseringen (uttaxeringen).

– Det är något som ägaren ändå alltid tar emot, på ett eller annat sätt. Här kan styrelsen skicka med ett brev, eller information, till delägaren. Till exempel en uppmaning om att inkomma med kontaktuppgifter eller liknande. 

Fördela ansvar smart

Lägg ett större ansvar på delägaren och betona att det är i deras eget intresse, lika mycket som i styrelsens, att kontaktuppgifter är uppdaterade och tillgängliga. Upprätta en rutin vid in- och utflytt, till exempel en rutin som säkerställer att den säljande delägaren förser styrelsen med den nya delägarens uppgifter.

Även mäklaren kan involveras. Med tillgång till både säljarens och köparens kontaktuppgifter kan mäklaren smidigt förmedla information till föreningen – förutsatt att alla parter samtycker. 

– Vissa föreningar har till exempel tagit fram en blankett med önskade uppgifter som mäklaren fyller i samband med försäljning. Sen får man ju lita på mäklarens goda vilja, men det tror jag att man kan i många fall. 

Fånga upp kontaktuppgifter för hyresgäster i fastigheten

Informera medlemmarna att det är fritt fram att hyra ut lägenheten – men att styrelsen behöver kontaktuppgifter för den eller de som bor i lägenheten. Förklara att det till exempel kan handla om vattenläckor och i andra fall styrelsen snabbt behöver tillgång till lägenheten. 

– Även här kan styrelsen säga till delägaren i samband med inflyttning att ‘Vi lägger oss inte i uthyrning, men vi önskar boendes kontaktuppgifter ifall det händer något i fastigheten som gör att vi behöver kontakta boende’, säger Charlotte.

Om delägaren trots det inte håller styrelsen informerad med färska kontaktuppgifter till boende, går det att som sista anhalt, lämna en lapp i lägenhetens brevlåda med uppmaning om att inkomma med kontaktuppgifter.  

– Där är det lättare att knacka på och säga ‘Hej, välkomna, vi behöver dina kontaktuppgifter’ eller liknande. Även om vi är sämre på att öppna dörren nu för tiden, så når man i alla fall fram till den som faktiskt bor där. 

Stadgar och kallelse

I de flesta samfällighetsföreningar delar styrelsen ut kallelsen via post – direkt i brevlådan. En fysisk kallelse tillsammans med relevanta bilagor. Något som dock är svårare i samfälligheter vars delägare består av ägarlägenheter, eftersom många delägare inte bor i fastigheten.

Därför har till exempel JM valt att skriva in i stadgarna att kallelse får gå ut via e-post, förklarar Charlotte. 

– För just ägarlägenheter är det ju lite knepigare att få kallelser via post att fungera. Jag skulle rekommendera att ändra stadgarna, så att kallelse kan ske både via brev och e-post.