– Att sitta i en styrelse ska ge en känsla av stolthet, och man bör kunna se tillbaka på sin mandatperiod med glädje. Det är en stor tillfredsställelse att kunna överlämna styrelsearbetet i god ordning, med en stark och välskött ekonomi som grund, säger David Walman.
Det finns idag inget lagkrav eller formellt krav på att en samfällighetsförening måste ha en underhållsplan. Trots detta är styrdokumentet ett ovärderligt verktyg för styrelsen, särskilt i arbetet med budgetplanering.
– När man har en tydlig underhållsplan blir det enklare att effektivisera och eliminera onödig tidsåtgång. Det eliminerar behovet av att ständigt ”lappa ihop” budgetar och möjliggör istället fokus på viktigare arbetsuppgifter. Man räddar kapital istället för att hitta kapital.
Här kan du söka efter din samfällighet – och direkt få ett fast pris på revision.
Hållbar ekonomisk förvaltning
En tydlig och väl genomarbetad underhållsplan ger dessutom en bild över nödvändiga underhållsåtgärder och förväntade kostnader över tid. Detta möjliggör en mer ekonomiskt hållbar förvaltning.
– Att ha en underhållsplan är som att ha en trygg kudde att luta sig mot. Den fungerar som ett betyg på hur väl styrelsen har skött sitt arbete. Om man har följt planen och lyckats undvika att höja avgifterna, då kan man säga att styrelsen har hanterat sitt ansvar med bravur. En väl genomförd underhållsplan visar på god förvaltning och förmågan att effektivt hantera föreningens resurser, säger David Walman.
Genom att proaktivt planera för underhåll kan styrelsen undvika oväntade utgifter och säkerställa att föreningens fastigheter och gemensamma anläggningar förblir i gott skick. Detta gynnar alla medlemmar.
– I de flesta stadgar för samfällighetsföreningar anges att det bör upprättas en förnyelseplan och att det ska göras fondavsättningar för detta ändamål. Dock är det ofta oklart hur lång denna plan ska vara, om den ska utformas av styrelsen själva eller om det bör anlitas en extern, opartisk firma för uppgiften.
Här kan du söka efter din samfällighet – och direkt få ett fast pris på revision.
Verksamhetens behov ska styra budgeten
Om det finns en underhållsplan är det väldigt tacksamt ur en revisors perspektiv, för utan den blir ekonomiplaneringen grundlös, menar David Walman.
– Utan en UH-plan är siffrorna och kostnaderna inte baserade på något konkret. Det blir också omöjligt för styrelsen att med säkerhet veta om budgeten är rimlig. En UH-plan ger en fast grund att stå på när det gäller ekonomisk planering. Den säkerställer att budgeten speglar de faktiska behoven och framtida kostnaderna för underhåll och förnyelse.
Men samtidigt behöver man inte följa underhållsplanen slaviskt, menar David. Vissa faktorer som exempelvis högre elpriser och komponenter som håller bättre än väntat.
– Man kanske har behövt styra om likviditet för att täcka ökade energikostnader, och därav prioriterat ned mindre underhåll, och det är helt okej. Så länge man kan motivera det och planera in det längre fram så det inte försummas.
– Det är viktigt att vara medveten om att det är verksamhetens behov som ska styra budgeten, inte styrelsens önskemål. Om man inte har en klar bild av hur verksamheten ser ut, blir budgeteringen svår.
Läs också: Kassörsrollen är mer än deklarationer och bokföring.
Kontakt Rävisor AB:
Telefon: 010-4103880
E-post: info@ravisor.se
Hemsida: www.ravisor.se