Experten: Det är allra viktigast när ni väljer leverantör

 – I en förening kanske du har en väldigt liten organisation. I en samfällighetsförening är det ofta en styrelse, då måste tjänster vara anpassade efter det. Därför blir det mer viktigt att hitta rätt leverantör som är mer av föreningens partner än att du pressar priser, för det kommer bli dyrare i längden. Du riskerar tokiga saker.

En vanlig fallgrop som Anna Cedvén lyfter fram är kostnad. Det är lätt att stirra sig blind på prislappen, men ett lågt pris har ofta sina orsaker, menar hon. 

– Vill man att föreningens snöröjare ska prioritera föreningen så går det inte att ta den billigaste leverantören. Då kommer de antagligen att åka ut till flera andra innan föreningen får sina vägar skottade. 

Som expert inom upphandlings- och avtalsfrågor har hon snappat upp några bra tips längs vägen. För föreningar kan det vara värt att anlita lokala, något mindre, leverantörer. Möjligheterna att påverka ökar, samtidigt som dialogen ofta blir bättre, menar hon.

– Det blir enklare att hitta ett bra samarbete, och få kontakt med den som faktiskt bestämmer hos leverantören. Du kommer få mer respons från en lokal leverantör som bryr sig mer. Man hittar varandra för att man är på samma nivå helt enkelt. Har du i stället avtal med en stor leverantör blir föreningen en liten kund som inte alltid betyder så mycket. 

Skriftliga avtal viktigt

Skriftliga avtal är viktiga i fall olyckan skulle vara framme. Är man inte professionell upphandlare, eller exempelvis fastighetsförvaltare, kan det vara lätt att glömma, menar hon. 

– Det viktigaste är inte att spara några kronor här och där, utan att ta hänsyn till ansvar och risker. Skulle något hända, och du har ett skriftligt avtal som tydliggör ansvaret juridiskt, blir det tydligt vems försäkringsbolag som tar smällen. 

Säkerställ att leverantören har rätt försäkringar för det arbete som den är anlitad för. Det handlar om allt från ansvarsförsäkring till försäkringar som täcker skador på föreningens gemensamhetsanläggningar. 

– Och det gäller både konsulter och leverantörer. 

Hon berättar om när hennes egen förening anlitade en konsult för att undersöka skicket på föreningens tak. Efter besiktning av taket, med konsultens arbete som grund, gick föreningen vidare med en firma för att utföra själva arbetet.

– Men jobbet blev dåligt. Dock visade det sig att det var konsulten som hade felat, och inte själva plåtslagaren som utförde takarbetet. Eftersom styrelsen inte hade rätt avtal med konsulten satt man på pottan.

Använd branschöverenskommelser för ökad trygghet

Något annat som kan vara viktigt för upphandlingar är att använda rätt branschöverenskommelser. De kan variera beroende på vad som handlas upp, men i många fall skapar den en trygghet för alla inblandade parter. 

Vid löpande tjänster kan ABFF, som står för Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service, vara aktuellt. Vid entreprenader och enskilda arbeten är det snarare ABT 06 eller AB04 som gäller. 

–  Man behöver inte kunna allt själv, utan se till att ha rätt överenskommelser. Ska man exempelvis göra ett projektarbete med bryggorna eller avloppssystemet då gäller det att använda branschregelverk för bygg eller ABK 09 om ni anlitar konsulter. 

Markskötsel utsatt för kriminalitet

Många föreningar har en trädgårdsfirma som sköter föreningens grönytor under sommaren. Allt från häckklippning till planeringar och löpande gräsklippning. Men just trädgårdsarbete är ett vanligt vattenhål för kriminell arbetskraft, menar Anna, och lyfter därför ett varnande finger för priser som är för bra för att vara sanna. 

– Det är ett område där vi har problem med kriminalitet och svart arbetskraft. Det tänker man kanske inte på. Det finns sällan ett magiskt sätt att göra dessa tjänster billigare, utan det kostar vad det kostar, säger hon. 

När det kommer till själva upphandlingen av löpande tjänster finns det två typer av upphandlingar. Antingen “funktion” eller “utförande”. 

– Utförande är att man talar om vad som ska ske, när det ska ske. Till exempel att klippa gräset en gång i veckan under sommaren. Funktion är å andra sidan att man säger ‘gräset ska inte ska vara långt, det ska se snyggt och prydligt ut.’ 

Utförande är att föredra för de flesta, berättar Anna. Funktion kan bli bra, men det ställer höga krav på relationen mellan leverantören och föreningen. 

– Att bara använda “funktion” är väldigt svårtolkat, och inget jag rekommenderar i det här fallet. Man får ofta inte ut det man tänker sig av leverantören eftersom det är så otydligt.

Kontrollera kostnader

Det finns kostnader som går att kalkylera, det vill säga räkna på, och de som inte går att kalkylera. Fasta återkommande kostnader som att vattna gräset en gång i veckan hela sommaren går att räkna på ganska enkelt. Kostnader för att röja snö är inte lika förutsägbara, vilket många samfälligheter fick uppleva i vintras. 

– Man ska inte vara rädd för att ersätta dessa kostnader med rörlig ersättning, i stället för en fast kostnad varje gång de åker ut. Man kan även skriva in i avtalet att leverantören måste få godkännande från föreningen, som ett avrop, innan de åker ut. Det blir lite mer jobb för styrelsen, samtidigt som man får bättre kontroll över kostnaderna. 

Om leverantören missköter sitt uppdrag ska föreningen givetvis inte betala för hela arbetet. För föreningen är det viktigt att agera direkt, samt göra det skriftligt. 

– Man kan inte bara muttra i skägget, utan man behöver ta upp problemet med leverantören. Helst skriftligt så att det finns dokumenterat. Man ska kräva att få det man köpt, men fortfarande på ett bra sätt och behålla relationen, säger hon och fortsätter:

– Reklamera, kräv rättelse, prisavdrag och ha framförallt en dialog med leverantörer om hur man förväntar sig att det ska fungera framåt. Men var inte rädd för det, utan det är ett professionellt agerande. Är det så illa att det fortsätter bli problem måste man dokumentera det, för då blir det grund för att avsluta ett avtal i förtid. Det här är något även professionella beställare kan vara dåliga på.