Uppdaterat medlemsregister nyckeln till korrekt debiteringslängd

Medlemsregistret är levande och föränderligt. Delägare säljer och flyttar ut – nya flyttar in. Styrelsens ansvar är att hålla registret uppdaterat, vilket också är en förutsättning för att olika aviseringar ska nå rätt mottagare och för att debiteringslängden ska vara korrekt på stämman.

Manuella medlemslistor – ofta i Excelark – är svåra att hålla uppdaterade och kräver en hel del manuellt arbete för att hålla koll på ägarförändringar. 

Medlemsförteckningen är ett av styrelsens viktigaste dokument. En korrekt medlemsförteckning är en förutsättning för att kunna uppnå en effektiv administration till ett minimum av fritid som behöver offras av föreningens administratörer. 

Medlemsförteckningen är ett av styrelsens viktigaste dokument. En korrekt medlemsförteckning är också en förutsättning för en effektiv administration – utan att det inkräktar på ansvariges fritid alltför mycket. 

På debiteringslängden ska det bland annat framgå vad varje medlemsfastighet ska betala och när betalningen ska ske. Ofta är framtagandet av debiteringslängden krångligare än vad man tror – just på grund av att medlemsregistret inte är uppdaterat.

– Om styrelsen hamnar i en situation där man behöver ta hjälp av Kronofogden för indrivning av en skuld så är det väldigt viktigt att de formella kraven på en debiteringslängd är uppfyllda. Annars riskerar styrelsen att behöva kalla till en extra stämma för att fastställa en korrekt debiteringslängd, säger Thomas Åhlund på Vägfas.

Onödigt merarbete med manuella listor 

Excellistor är ett typiskt exempel på hur det snabbt kan bli fel. Om den ansvariga ledamoten inte hinner sköta sin uppgift, eller lämnar sitt uppdrag helt och hållet, riskerar uppdateringen av medlemsregistret att falla mellan stolarna.

– När nästa person tar vid blir det ofta uppförsbacke direkt, och styrelsen tvingas lägga ner mycket tid på att reda ut och jaga ikapp uppgifter som borde ha blivit uppdaterade långt innan.

Dessutom måste styrelsen snabbt utse en ny ledamot som ansvarar över medlemsregistret, vilket kan vara enklare sagt än gjort. 

– Då behöver man kanske stuva om i arbetsuppdelningen mellan varandra, och är man då inte insatt i hur man faktiskt hittar dessa uppgifter kan det bli en tuff start för den som får ta över,  säger Thomas Åhlund.

Automatisera mera 

I dag finns det verktyg för att effektivisera och underlätta styrelsearbetet. Både för löpande administrativa uppgifter, men också för att automatiskt hålla medlemsregistret uppdaterat. Tack vare direkta kopplingar till Lantmäteriet och Skatteverket har Vägfas skapat en funktion som uppdaterar föreningens medlemsinformation varje månad.

– En av de mest uppskattade funktionerna i Vägfas är just de månatliga medlemsuppdateringarna som kommer från Lantmäteriet. 

När det är dags att upprätta debiteringslängden kan styrelsen ta fram den med några få klick i systemet – alltid uppdaterad och korrekt enligt gällande formalia. Inget jagande efter uppgifter. Inga personbundna Excelark. Ingen mänsklig faktor. 

– Debiteringslängden finns som en färdig rapport och innehåller all nödvändig information från medlemsregistret – såsom fastighet, delägare, andelstal och avgifter. Den tas enkelt fram och kräver ingen manuell handpåläggning alls.