I praktiken handlar det om digitala informationssystem som samlar all relevant data och dokumentation under ett och samma tak. 

Efter en lång karriär inom informationshantering, främst med telekom, identifierade Hans Christensen tillsammans med Ulf Bergvall en lucka. Gemensamhetsanläggningar. Det gav upphov till VANI, en digital tvilling som återskapar och samlar samfällighetens dokumentation och tekniska data i molnet. 

– Vi tittar på informationsbehov för boende, styrelse och besökare, exempelvis framtida köpare av en fastighet i föreningen, och samlar all nödvändig data i samma informationskälla. 

Det handlar också om det löpande förvaltningsarbetet för styrelsen. Information som energiförbrukning, status på utrustning, styrelsedokument och kommunikation med delägare är några saker systemet ska hantera, berättar Hans. 

– Grundidén med digital tvilling är att skapa något som det går att knyta information till, det blir ett e-arkiv för att spara styrelse- och anläggningsdokumentation, säger medgrundaren Hans Christensen.

En bit kvar innan lansering

Det är organisationen Smart Built Environment som finansierar projektet genom Vinnova, Formas och Energimyndigheten. Än så länge är det en bit kvar, men allt mer börjar falla på plats, berättar Hans. 

– Vi har massor av idéer kring vad som ska finnas i systemet, men det kommer inte att bli ett expertsystem. Det ska i första hand ersätta hyllor, pärmar och pappersdokument som står i styrelserummet. 

Alla som har tagit över från antingen en avgående styrelse eller en interimsstyrelse vet vilka utmaningar det medför. Papper på vift, dokument som saknas och teknisk kunskap som bara existerar i någons huvud. Individberoende och förlorad historik. Det är utmaningar doun hoppas tackla. 

– När man nu lämnar över så blir det istället digitalt. Det går till styrelserollen och inte till individen. Informationen om GA ska vara enkel att söka ut. Man kan till exempel fråga systemet något, och få svar direkt. Sen kanske man inte kan få alla svar, men man kan få grundläggande data och historik. 

Bidra till jämställdhet

Samtidigt hoppas han att den digitala tvillingen ska öka jämställdheten i styrelsen. Idag är en stor majoritet av styrelsemedlemmar män, något Hans tror grundar sig i att mycket av styrelsearbetet är av teknisk karaktär. 

– Får vi bort allt tekniskt krångel så tror jag att det blir lättare att rekrytera nya till styrelsen, vilket är ett stort bekymmer idag. Information som leverantörer, drift, ändringar och renoveringar ska gå att få fram direkt i systemet.

Än så länge är projektet i pilotfas, men Hans Christensen hoppas på en snabb väg framåt. Den tekniska lösningen är redan på plats, nu handlar det om att anpassa den till gemensamhetsanläggningar och styrelsemedlemmar. 

– Det är en stor skillnad på en prototyp och att sätta den i produktion. Det måste fortfarande vara tillräckligt enkelt för att styrelsen ska kunna köra direkt, annars blir det inget. Styrelsen får sällan betalt för sitt arbete, och därför måste man göra det enkelt. Styrelsen vill inte sitta och sköta all digitalisering på sin fritid.