Att skapa en samfällighet är inte enkelt. Det finns oftast många frågetecken och den tidiga styrelsen har kanske lite, eller ingen, erfarenhet sedan tidigare. När styrelsen senare ”är i gång” finns det fortfarande vissa hinder och utmaningar som man oundvikligen måste ta hand om.
Texten är baserad på mina egna upplevelser och erfarenheter som styrelsemedlem i en nyskapat samfällighetsförening. Alla samfälligheter är olika. Det kan handla om antalet medlemmar och fastigheter, gemensamhetsanläggningarna eller förutsättningar gällande anläggningsbeslut. Hur många år föreningen har på nacken och vilken engagemangsnivå medlemmarna ligger på. Mycket kan som sagt skilja sig åt.
Som tidigare styrelseledamot i en bostadsrättsförening och numera sekreterare i en ung samfällighetsförening ser jag tydliga liknelser i styrelsearbetet. Under ”min resa” som styrelsemedlem har jag märkt av hur viktigt styrelsearbetet är – och att man hela tiden påverkar medlemmarna. Här följer några viktiga riktlinjer som jag har samlat på mig, och som jag anser vara nästintill nödvändiga för att bibehålla en harmonisk samfällighet.
Att undvika konflikter
Ordet konflikt låter inte bra i någons öron. Du vill inte skapa konflikt, vara del av en konflikt eller vara den som tvingas lösa en konflikt. Även om det är omöjligt att konflikter inte uppstår, kan man ha som mål att försöka undvika det. Den viktigaste delen är, anser jag, likabehandlingsprincipen. Alla ska alltså behandlas lika, och ha samma villkor gällande förändringar i samfälligheten. Uppkommer konflikter i samfälligheten är det viktigt att försöka lösa dessa så fort det går, så att det inte eskalerar. En vanlig anledning till att konflikter uppstår kan vara att man har olika behov, och att man ser förändringar ur sitt eget perspektiv. Här är det viktigt för styrelsen att man är tydlig med vad som gäller – samt att man informerar medlemmarna om förändringarna.
Samarbete
Ett gott samarbete gynnar alla. Sträva efter att få så många som möjligt delaktiga i både städdagar och andra gemensamma förändringar. Här underlättar det om man har bra kommunikationskanaler för att nå ut till alla medlemmar. Se också till att ta vara på varandras kunskaper. Då slipper ni anlita företag som löser era problem. Något som dels är billigare rent ekonomiskt, och dels bidrar till en bättre sammanhållning.
Ska ni till exempel klippa häckar på gemensamma ytor under en städdag, så kan ni fråga medlemmarna om det är någon som är extra insatt i just trädgårdsskötsel. Vi har tydligt märkt i vår samfällighet att samarbete och delaktighet skapar en öppenhet och ett starkare band mellan våra medlemmar.
Skapa trygghet
Försök, så gott det går, att skapa trygghet i bostadsområdet. Trygghet skapas genom att arbeta med de två övre punkterna. Det vill säga undvika konflikter, samt att få till ett gott samarbete.
Det är viktigt att medlemmar känner till de beslut styrelsen väljer att ta på styrelsemötena. Givetvis behöver inte allt som diskuteras på styrelsemötet delas med medlemmarna – men det som är av intresse för dem, och det som faktiskt påverkar deras vardag.
Förklara för medlemmarna vart styrelseprotokoll finns, samt hur man går tillväga för att exempelvis skriva en motion.
Skapa ett välkomstbrev med information som går att ge till alla nya som flyttar in i samfälligheten. Brevet kan exempelvis innehålla information om styrelsen, vilka ni är och hur styrelsen jobbar.
Med en öppen och transparent kommunikation, och ett högre engagemang från medlemmar, så kommer samfälligheten att vara både en trivsam och trygg plats att bo på.
Bra skrivet 👍
Mycket bra skrivet.