Med en gedigen erfarenhet inom föreningslivet vet Thomas Åhlund vad som krävs för ett lyckat styrelsearbete. Förutom att ha koll på förvaltningens fundamenta såsom anläggningsbeslut och stadgar så är ordning och reda på alla medlemsfastigheter, gemensamhetsanläggningar och andelstal en central del. Likaså att få iväg alla fakturor eller andra utskick till medlemmarna kan innebära ett stort jobb, men de administrativa rutinerna kan förenklas mycket med ett strukturerat IT-system som kan frigöra värdefull fritid.
Thomas Åhlund påbörjade sin styrelseresa inom idrottslivet. När familjen väl köpte sitt första sommarboende norr om Norrtälje blev det också startpunkten för hans inträde i samfällighetsföreningens styrelse. Ett engagemang som sedan sträckte sig över 14 år.
– Jag fick en förfrågan från valberedningen och tänkte inte så länge på det. Med min bakgrund inom idrotten tillsammans med min starka föreningskänsla så var det naturligt att tacka ja till uppdraget. Det var startskottet för att börja lära mig om hur den här världen fungerar, säger Thomas.
Testa Vägfas gratis i 30 dagar – du behöver endast fylla i organisationsnumret.
Enklare styrelsearbete med rätt verktyg
Efter några års vila från styrelsearbetet var det dags igen. När flyttlasset gick vidare tog det inte lång tid innan Thomas fick förfrågningar från några av samfälligheterna i det nya området. Som erfaren styrelsemedlem är han väl insatt i de utmaningar som kan finnas.
– Samfällighetsfrågorna är väldigt intressanta. Det är mycket byråkrati, det är fyrkantigt med lagar och regler och stadgar som kan tyckas göra det väldigt tråkigt, men det går också att vända det till att arbetet blir lite enklare när man har något fast att hålla sig i. Och det finns alltid möjligheter att utveckla verksamheten.
Med en lång bakgrund inom IT-branschen, tillsammans med sin bakgrund inom föreningslivet, var steget till Vägfas naturligt för Thomas. Han kunde också bidra med ett värdefullt perspektiv – styrelsens.
– Med rätt IT-stöd kan man förenkla många arbetsmoment i de administrativa rutinerna. Du behöver inte uppfinna hjulet själv varje gång, utan du får ta del av många års utveckling som har sin grund i ständigt nya behov hos likadana verksamheter som din egen. Vägfas är trots allt skapat ur ett väg- och samfällighetsperspektiv, med styrelsen i fokus. Det har våra föreningskunder stor nytta av.
Boka in en demo via kontaktformulär på denna länk.
Uppdaterad fastighetsdata och mindre papper
Gamla förrättningar och anläggningsbeslut i dagens fastighetsregister ställer ofta till det för många samfälligheter. Samtidigt kanske man inte vill lägga pengar på att uppdatera sitt fastighetsdata hos Lantmäteriet, menar Thomas. Vägfas hämtar in aktuell information en gång i månaden från Lantmäteriet men vid behov kan vi även lägga in fastighetsdata manuellt om något saknas eller inte stämmer hos Lantmäteriet.
– Det är mycket vanligt att man har egna uppbyggda arbetssätt och att data ligger på enskilda individers datorer. Och mycket papper. Våra kunder vittnar om att Vägfas, förutom att vi förenklar administrationen, även underlättar vid överlämning till nya ledamöter i styrelsen. Det skapar en viktig och långsiktig kontinuitet i styrelsearbetet.
Faktaruta:
Programmet Vägfas är ett system för väg- och samfällighetsföreningar. Föreningen kan registrera sig för ett testkonto och testa hur det fungerar. Då får man känna på det, och se hur det faktiskt gör det administrativa arbetet både bekvämare och roligare. Det går snabbt att komma igång skarpt efter testningen, eftersom föreningens fastighetsdata redan i testläget finns inläst från Lantmäteriet.
Är du nyfiken? Kontakta Thomas så berättar han mer. 08-502 761 03
I programmet finns bland annat:
- Medlemsregister med automatiska uppdateringar varje månad
- Komplett debiteringslängd för föreningen
- Debitering av medlemsavgifter, även med OCR-nummer
- Manuell och automatisk bokning av betalningar
- Påminnelser, inkasso, kreditering
- Utskick av kallelser, momsintyg och annan information
- Fakturor via e-post, e-fakturor eller vår utskriftstjänst Fjärrprint för pappersfakturor
- Export till bokföringsprogram
- Personlig inloggning för varje medlem
