Minska personberoendet i styrelsen – med smarta system

Den fritid som många föreningsadministratörer avsätter för den löpande administrationen borde värderas högre. Med det i åtanke går det att argumentera för att kostnaden för ett systemstöd som både ger struktur, effektiviserar och förenklar arbetet samt minskar personberoendet är väldigt låg.

Framförallt om man slår ut kostnaden per medlemsfastighet – och sett till nyttan det ger såväl styrelsen som hela föreningen.

Det kan vara svårt att få medlemmar att frivilligt engagera sig i föreningsarbetet samtidigt som föreningen har ett par gamla eldsjälar som suttit i styrelsen i decennier, och det är ju bekvämt när dessa ställer upp för omval år efter år efter år.

Fördelen med erfarna ledamöter är givetvis att kunskapen om föreningen är stor, och det blir som ett självspelande piano att sköta administrationen eftersom ”så här har vi alltid gjort”. Så länge eldsjälar finns i styrelsen så rullar det på.

När yngre förmågor intar styrelsepositioner tar de ofta med sig ett nytänk kring ett modernt arbetssätt. Speciellt när det handlar om att digitalisera administrationen. Samtidigt kan den där eldsjälen som fortfarande sitter kvar i styrelsen hämma styrelsens omställning.

Om Vägfas
Programmet Vägfas är ett system för väg- och samfällighetsföreningar. Föreningen kan registrera sig för ett testkonto och testa hur det fungerar. Då får man känna på det, och se hur det faktiskt gör det administrativa arbetet både bekvämare och roligare. Det går snabbt att komma igång skarpt efter testningen, eftersom föreningens fastighetsdata redan i testläget finns inläst från Lantmäteriet.

Vill du testa Vägfas kostnadsfritt i 30 dagar? Anmäl intresse här.

Akta personberoendet

När eldsjälen väljer att kliva åt sidan ser ofta de yngre styrelsemedlemmarna en möjlighet att uppdatera och modernisera administrationen. Styrelsen bygger förvisso upp en ny egen digital struktur men resultatet blir att man ersätter den analoga eldsjälen med en digital dito. Då kan istället personberoendet bli ännu större i takt med att arbetsmetoderna blir mer tekniskt avancerade. När den digitala kunskapen, tiden, lusten och orken försvinner från styrelsen och ”någon annan” ska ta över kan det bli mindre roligt.

Bra grund skapar bra förutsättningar

Som grund för föreningens uttaxering krävs att all grunddata är korrekt. För det är bland annat ägarinformationen central. I alla föreningar sker försäljningar i blandad omfattning. Bristen på information till styrelsen medför ofta ett merarbete för den som sköter utdebiteringen.

När det kommer till rutinerna för utdebitering handlar det om allt från att skapa aviseringar och sedan ta sig igenom utskrift, kuvertering, klistra på frimärken och bära iväg dem till postlådan – alternativt lämna över personligen till var och en under en långpromenad. Men det finns ju en gräns för vad som är rimligt. Vi märker att det inte krävs en särskilt stor förening förrän uppgiften blir för tung att sköta manuellt. Något som bara tar några minuter i Vägfas.

Läs mer om allt som ingår i Vägfas och vad det kostar här.

Frigör tid med Vägfas

Det är svårt att göra en tidsuppskattning av de arbetsmoment som förekommer i administrationen, då förutsättningarna skiljer sig mycket beroende på föreningen.

Det vi vill göra är att öka medvetenheten om att alla arbetsmoment som kan effektiviseras dels frigör värdefull fritid, men också att ett väl anpassat system med tidsbesparande funktioner skapar en kontinuitet i styrelsearbetet och minskar personberoendet över tid.

Dessutom slipper nya styrelsemedlemmar uppfinna hjulet på nytt eftersom Vägfas är utvecklat för väg- och samfällighetsföreningar, utifrån styrelsens behov. Det gör att nya kunder i Vägfas kommer igång väldigt snabbt, eftersom funktionerna i systemet har utvecklats för samma typ av verksamheter som man själv bedriver.