Suppleanter på styrelsemöten i samfällighetsföreningar

När en ordinarie styrelseledamot faller bort så är det suppleanten som kliver in. Men när får de vara med och ta beslut – och vem bestämmer när suppleanten faktiskt får vara beslutsför? Björn Lundén går igenom vanliga frågor kring suppleantrollen och vad den innebär.

Kallelse till styrelsemöte

Lagen anger inte hur långt i förväg en kallelse ska skickas ut, eller hur den ska göras. Det rekommenderas dock att kallelsen skickas i god tid, så att ledamöterna hinner förbereda sig. Minst en vecka före mötet är en bra regel. Ett veckoslut kan vara bra för ledamöterna att ha under tiden till mötet, för att kunna läsa in sig på eventuella dokument som ska behandlas. Eftersom styrelseledamöterna ofta bor nära varandra, kan kallelsen ske informellt via telefon, sms eller e-post.

I samfälligheter med många fritidsfastigheter, där ledamöterna kan bo längre bort, kan det vara bra att skicka kallelsen ännu tidigare.

En samfällighetsförening måste ha en styrelse, och stadgarna ska beskriva följande:

• Styrelsens sammansättning: Vanligtvis tre eller fem ledamöter samt två suppleanter.
• Val av styrelse: Normalt utses styrelsen vid föreningsstämman (årsmötet).
• Beslutförhet: Styrelsen är normalt beslutför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

Styrelsens ordförande

En av styrelseledamöterna ska vara ordförande. Ordföranden ansvarar för att kalla till möten och bör välja en tid då flest kan delta, exempelvis en vardagskväll, men inte alltför sent.

Bekräftelse på närvaro

Ordföranden bör be ledamöterna bekräfta sin närvaro inför mötet. Detta för att kunna bedöma om styrelsen kommer att vara beslutför. Om det saknas ledamöter ska en eller flera suppleanter kallas in. Om inte stadgarna anger något annat, är det ordföranden som beslutar vilka suppleanter som ska kallas.

Suppleanter på styrelsemöten

I många samfällighetsföreningar är det rutin att kalla alla suppleanter till varje möte. Väl på plats avgör ordföranden om de ska träda in i frånvarande ledamöters ställe. Om det är tillräckligt med ledamöter närvarande för att man ska vara beslutför, kan ordföranden besluta att suppleanterna bara ska delta som observatörer utan rösträtt. Om det fattas endast en person, är det ordföranden som beslutar vilken av de närvarande suppleanterna som ska tjänstgöra i den frånvarande ledamotens ställe.

Exempel:

Vi antar att styrelsen har fem ledamöter och två suppleanter. Samtliga kallas till sammanträdet. Där visar det sig att tre ledamöter och två suppleanter är närvarande. Eftersom styrelsen enligt stadgarna är beslutför med fler än hälften av hela antalet ledamöter närvarande kan ordföranden besluta att ingen av suppleanterna ska inträda. De kan ändå närvara, men då utan rösträtt.

Ordföranden kan också välja att låta båda suppleanterna inträda i de två frånvarande ledamöternas ställe, så att mötet blir fulltaligt. Eller bara en av suppleanterna, ett alternativ som kanske kommer att leda till osämja.

Besvärliga suppleanter

I vissa fall kan suppleanter skapa problem. Om mötet ändå bedöms vara beslutfört utan deras närvaro, kan ordföranden välja att inte kalla dem. Suppleanter har ingen absolut rätt att delta i möten, om det inte anges i stadgarna, och har, på samma sätt som andra medlemmar, inte rätt att läsa styrelseprotokoll – det är endast revisorerna som har den rätten.

Avstå från suppleanter

Det finns samfällighetsföreningar som för enkelhets skull avstår från att över huvud taget ha suppleanter, vilket ska framgå av stadgarna, som bara ska säga hur många ledamöter man ska ha. I stället för att exempelvis ha fem ledamöter och två suppleanter kan man ha sju ledamöter. Då kan tre ledamöter vara frånvarande och styrelsen är ändå beslutför.

Då slipper man problemet med att avgöra hur en suppleant ska kallas och fungera.

(Observera att det inte heter ”ordinarie ledamot” utan endast ”ledamot”. Det finns ju inga icke-ordinarie ledamöter).