Alla föreningar har minst en revisor som granskar styrelsens arbete. Även om lagen om förvaltning av samfälligheter säger att stadgarna ska innehålla bestämmelser om hur revisionen ska gå till, så reglerar lagen inte den faktiska revisionen. 

Samtidigt är det en av föreningens viktigaste roller. En bristfällig revision kan vara förödande – och i värsta fall leda till ekonomiska förluster och minskade fastighetsvärden. 

En som har gedigen erfarenhet, både från företagsrevision och revision i samfälligheten, är Rolf Klingensjö, revisor i Snäckevarps samfällighetsförening. Med bakgrund som finansdirektör på börsnoterade bolag som Telia, Volvo och Compass Group har han varit med det mesta när det kommer till revisioner, berättar han. 

– Jag har varit finanschef i 40 år, och man ser allt. Allt. Oaktat vart. Det är den mest välinformerade tjänsten i ett företag. Man har full koll på allt. Det är samma i samfälligheten, man har koll. Händer till exempel inte något med underhållsplanen märker man det. 

De senaste tio åren har han varit revisor i samfällighetsföreningen. Mycket på grund av att ingen vill ta över rollen, men också för att de som har visat intresse inte besitter rätt kunskap. 

– Man behöver inte vara expert, men vi vill gärna att det finns en viss kompetens. Det kan vara bra att veta vad en budget är och hur saker som kassa och likviditet hänger ihop. Har man inte sysslat med det så blir det svårare, säger Rolf Klingensjö. 

Han berättar att rollen ‘föll i knät’ på honom över en grillmiddag hos grannen, som råkade sitta i föreningens valberedning. Det var tio år sedan. Sedan dess har han hunnit granska tre olika styrelsesammansättningar. 

– Jag tänkte att man måste ställa upp. Ska jag vara riktigt ärlig är det roligt att ha så mycket kunskap om föreningen. Vad som händer och hur den mår. Revisorrollen är väldigt bred, man får mycket kunskap i alla möjliga frågor. 

Med det sagt är Rolf fortfarande tydlig med att rollen inte ska vara alltför omfattande. I bästa fall har föreningen dessutom en extern revisor utöver den ideella rollen. Men det måste finnas en fundamental kunskap i ekonomi, annars går det inte att vara objektiv, menar Rolf. 

– Annars vet man inte vad man ska kolla på, och då kan man bli manipulerad. 

Ekonomisk revision och förvaltningsrevision

Rolf har en tydlig rutin. Revisionen delas upp i två olika delar, där den ena fokuserar på ekonomin och den andra på styrelsearbetet. Sifferrevisionen, som omfattar det ekonomiska, handlar om allt från transaktioner till att fakturor blir betalda i tid. Även attester och ekonomisystem kontrolleras. 

– Man får inte skicka in pengar på dåliga räntekonton, till exempel. Pengarna ska inte vara låsta, man måste kunna använda dem vid behov. Sena betalningar som genererar kostnadsräntor är exempel på sånt man bör undvika, säger Rolf. 

Hur viktigt är det att kontrollera transaktioner och att underlag stämmer?

– Det är extremt viktigt. Jag gör slumpmässiga kontroller, där jag tar en ursprungstransaktion och sedan kontrollerar hur denna går genom flödet, med attester och hur den går in i bokföringen, om det är i balansräkningen eller inte. Jag följer transaktionen hela vägen, säger han och fortsätter: 

– Det går inte med alla transaktioner, då får jag sitta hela året. Men ta några slumpmässiga och kontrollera dessa. Det räcker långt.

Den andra revisionen fokuserar på styrelsearbetet. Att stämmobeslut genomförs och att underhållsplanen följs upp ordentligt. 

– Händer det något, eller står något i protokollen som jag inte förstår, så brukar jag stämma av löpande med styrelsen och fråga om det är något jag borde känna till. I övrigt checkar jag av att styrelsen hanterar sitt uppdrag som de ska. 

Det är viktigt att man följer en bestämd rutin och process, som man aldrig avviker från. Då försvinner risken för att revisionen blir jävig, menar Rolf.

– Det är som i alla revisorsuppdrag. Jag lärde känna mina gamla revisorer när jag var finansdirektör. När det gäller balansräkning och liknande gäller det att verkligen inte avvika från rutinen. Då får de mjuka värden inte längre någon påverkan. 

När det kommer till revisionen av det praktiska styrelsearbetet är det svårare att hålla sig till fasta rutiner. Här måste man försöka vara professionell, betonar Rolf. 

– Där kan det variera mellan människor. Men har du bottenrevisoinen, den ekonomiska revisionen, har du åtminstone en uppfattning om hur föreningen mår och hur den utvecklas. Då blir det lite enklare att vara objektiv även i revisionen av förvaltningen. 

Revisorsrollen – det här behöver du tänka på

Alla medlemmar i en samfällighetsförening har givetvis intresse av att styrelsen sköter sitt uppdrag – och att delägarnas pengar förvaltas ordentligt. Utöver medlemmarna kan dessutom myndigheter, leverantörer och finansiärer vara intresserade av revisionen. 

Vem kan vara revisor? 

Det är främst stadgarna som avgör hur föreningens sammansättning av revisorer ser ut. Föreningen bestämmer huruvida de vill anlita professionella revisorer eller låta en medlem axla rollen. En annan lösning är att besluta om två revisorer, varav den ena är professionell och den andre lekman. Det kan dessutom vara bra att utse en revisorssuppleant. Annars måste föreningen i värsta fall kalla till en extrastämma om någon av de ordinarie revisorerna av någon anledning inte kan utföra sitt uppdrag. 

Något som är viktigt i rollen som revisor är att det finns en grundläggande kunskap om det som granskas, och allra viktigast är den ekonomiska delen. Det blir svårt att ta sig an rollen om man till exempel inte kan kontrollera föreningens redovisning. Det finns också mjuka värden att ha i åtanke, som självförtroende och integritet. Det kan vara jobbigt att syna grannens redovisningskunskaper – men det är viktigt att man inte viker sig vid tecken på oegentligheter eller felaktigheter. 

Kan en revisor hamna i jäv? 

Det är viktigt att revisorn bibehåller en oberoende roll från styrelse, medlemmar, långivare och andra intressenter. Föreningen måste kunna lita på att revisorn gör en oberoende bedömning av styrelsens arbete och föreningens ekonomi. Föreningen, och dess medlemmar, bör exempelvis ställa krav som att revisorn inte sitter i styrelsen, att den inte hanterar föreningens pengar eller att hjälpa till med föreningens löpande ekonomi. Det blir konstigt om revisorn ska kontrollera sitt eget arbete. Med det sagt kan revisorn fortfarande ge kassören råd och vägledning i generella frågor. Revisorn bör inte heller ha en nära relation till någon i styrelsen, exempelvis en familjemedlem eller släkting. 

Tystnadsplikt råder för revisorn

Revisorn ska inte, och bör inte, prata om föreningens ekonomi utöver det som finns tillgängligt för medlemmar och andra intressenter att ta del av. Det kan exempelvis handla om sådant som framgår i styrelseprotokoll eller något som har sagts på ett styrelsemöte. Revisorn ska alltså inte prata (med obehöriga) om sådant som faktiskt kan skada föreningen på ett eller annat sätt. Tystnadsplikten slutar inte efter utfört uppdrag, utan sträcker sig även efter uppdraget. 

Vid konflikt mellan styrelse och revisor

Om det av någon anledning blossar upp en konflikt i samband med revisionen är det viktigt att revisionen står på en stabil grund. Det är i dessa situationer revisorns kunskaper och erfarenhet blir extra viktig. Eventuella anmärkningar måste vara väl redovisade, och helst kommunicerade med styrelsen för att undvika missförstånd inför framläggande av årets revisorsberättelse. 

Revisionsberättelsen

Det finns egentligen två begrepp för revisionsberättelsen. En ren revisionsberättelse och oren revisionsberättelse. Det är givetvis den förstnämnda som styrelsen ska eftersträva, det vill säga den utan några anmärkningar.

Revisionsberättelsen kan ses som en sammanställning av revisorernas kontroll. I den framgår eventuella anmärkningar eller information som revisorn anser bör framgå. Berättelsen innehåller information som kommentar om årsbokslutet och om det finns risk för skadeståndsskyldighet för styrelsen. Utöver det finns också rekommendationer till stämman om att antingen ge ansvarsfrihet åt styrelsen eller inte. Revisionsberättelsen kan hållas relativt kort och informativ, så att den inte blir allt för jobbig att läsa igenom.

Ansvar och skyldighet 

Revisorn kan bli skadeståndsskyldig om den inte har lyft fram allvarliga fel i föreningens ekonomi eller styrelsearbete. Det hör dock inte till vanligheterna, men något man bör ha i åtanke.