När Lena Wingbro stod inför valet att hitta det bästa systemet för att administrera de samfälligheter hon förvaltar så föll beslutet på Vägfas. Fem år senare använder hon fortfarande verktyget, och hon ser ingen anledning till att byta.
Verktyget hjälper henne att hålla medlemsregistret uppdaterat i flera samfälligheter samtidigt, och fakturering går att anpassa efter föreningens behov. Fördelarna är många, berättar Lena, som lyfter fram den automatiska kopplingen till Lantmäteriet som den främsta.
– Det går att plocka hem information om fastighetsägare per automatik när det blir någon förändring, man är alltid 100 procent uppdaterad mot medlemsregistret.
Många samfällighetsföreningar ser olika ut, har olika förutsättningar och behov. För att möta det behöver verktyget man använder alltid ligga i linje med omvärlden. Ett exempel är när Skatteverket gjorde samfällighetsföreningar momsskyldiga – något som tog många på sängen. Plötsligt saknade man ett verktyg för att hantera momsrapportering.
– Vägfas var väldigt snabba med att ta fram ett upplägg och anpassa systemet så att det gick att hantera momsen på ett bra sätt. De är vakna på nyheter, och försöker alltid anpassa systemet så att det funkar med omvärlden.
Enkelt för användaren – oavsett erfarenhet
Men det spelar ingen roll hur vass en såg är om den ligger dåligt i handen. Därför har Vägfas lagt mycket fokus på att göra verktyget så användarvänligt som möjligt, tillsammans med material som hjälper användare att komma igång. Något Lena Wingbro tror är väldigt viktigt.
– Det är lättnavigerat och användarvänligt. Många i styrelsen är inte alltid datavana. Det är vanliga människor som jobbar med annat om dagarna, och så helt plötsligt ska de in i ett IT-system för att kolla upp massor med information. Men där har vägfas verkligen tänkt till, säger hon och fortsätter:
– Det finns också mycket komma-igång-guider direkt i verktyget som visar hur allt går till och som styrelsen kan titta på.
Bred omfattning av funktioner
Även individuell mätning och debitering går att hantera med systemet, berättar Lena, som också applicerar det på några av sina egna föreningar. Eftersom alla föreningar gör på det sätt som passar de själva bäst, måste systemet vara anpassningsbart, menar Lena, och lyfter fram faktorer som fakturering och avvikande uttaxering.
– Det kanske är att någon ska betala en slitageersättning, eller ska debiteras individuell vattenförbrukning. Det finns också system för påminnelser och avisering. Man kan också välja hur fakturan går ut, till exempel via e-post eller med posten.
Även om Lena har använt systemet i över fem år och kan det väl, berättar hon att kundtjänsten alltid finns till hands vid behov. Fastnar man, eller har frågor, räcker det med att lyfta telefonen och slå en signal till supporten.
Anpassat för både den lilla och stora föreningen
För stora föreningar finns det också mycket att vinna när det kommer till inbetalningar. I vissa fall handlar det om hundratals, till och med tusentals inbetalningar, vilket blir överväldigande att kontrollera manuellt.
– Vägfas samarbetar med banker så det går att importera filer direkt in i Vägfas, vilket gör att alla inbetalningar bockas automatiskt. Man slipper sitta och göra allt manuellt. Det minskar risken för fel och gör det väldigt mycket bekvämare.
