När föreningens behov och förutsättningar väl klarnat är det dags att påbörja upphandlingen. Är man inte van vid att handla upp ett större projekt, finns det en hel del fallgropar att undvika genom att göra upphandlingen rätt från början.
Hur kommer man igång med upphandlingen?
Den här guiden går igenom processen steg för steg. Ni får veta hur ni tar in offerter, vad de ska innehålla, hur ni jämför dem och väljer rätt entreprenör. Vi förklarar även grundläggande juridik som standardavtalet ABT 06 på ett enkelt sätt, och ger tips om kravspecifikation, avtal, garantier och service. Målet är att ge er trygghet och inspiration att förverkliga laddprojektet.
Offertinhämtning – så tar ni in offerter från olika leverantörer
Offertinhämtningen är ett av de viktigaste momenten. Genom att ta in flera offerter skapar ni konkurrens och får underlag att jämföra olika lösningar.
Kontakta minst två-tre leverantörer. Identifiera företag som installerar laddstationer. Det finns allt från stora aktörer till lokala elektriker med specialistkompetens. Be om offert från minst två olika leverantörer, då fler alternativ gör att ni kan jämföra pris och upplägg och undvika att “ta första bästa”. Samtidigt bör man inte ta in för många offerter, då blir det lätt för mycket information att bearbeta och svårt att få en bra dialog med alla som lämnar anbud.
Dela ut samma information till alla. Det är avgörande att alla anbudsgivare får samma beskrivning av era behov – ett så kallat förfrågningsunderlag. Bara då blir offerterna jämförbara. I underlaget beskriver ni till exempel antal önskade laddplatser, hur de ska användas, platsförutsättningar och eventuella “måsten” ni har (se mer under kravspecifikation nedan). Var tydliga med sista svarsdatum för offerten och att ni vill ha totalpris för en nyckelfärdig lösning. Om ni är osäkra på tekniska detaljer, förklara det så hjälper de er reda ut det vid platsbesöket.
Bjud in till platsbesök. Välj leverantörer som kommer ut och kolla anläggningen på plats innan de ger offert. Under platsbesöket kan ni tillsammans gå igenom var elcentralen sitter, var laddare kan placeras, och om något särskilt behöver tas i beaktande som markarbete, schaktning eller uppgradering av elkapaciteten. Att träffa leverantörerna som lämnar anbud är positivt och en ger ofta en bra inblick i hur en framtida relation skulle kunna se ut.
Ställ frågor och var lyhörda. Passa på att ställa frågor under platsbesöket, och var inte rädda för att ta del av entreprenörens kunskap. Ett platsbesök ger er en första känsla för leverantörens kompetens och engagemang. Var också öppna för att ta emot feedback och be om förslag eller råd som kan utveckla ert ursprungliga förfrågningsunderlag, det kan vara något ni missat som ett proffs tänker på direkt.
Planera tidsramen. Var ute i god tid. Att installera laddinfrastruktur kan ta tid beroende på omfattning, leveranstider på utrustning, handläggning hos Lantmäteriet och om till exempel nätbolaget behöver öka kapaciteten. Kommunicera gärna en önskad tidsplan i förfrågningsunderlaget, vissa leverantörer kan vara så uppbokade att de direkt faller bort.
Vad ska en offert innehålla?
För att kunna fatta beslut behöver ni kompletta offerter där inget viktigt saknas. Be leverantörerna att i sitt anbud tydligt besvara vissa punkter. Här är en checklista på vad en offert kan innehålla, och skulle kunna spegla ert förfrågningsunderlag.
Hårdvara. Vilka fabrikat och modeller av laddare föreslås? Hur många laddpunkter ingår? Specificera gärna effekt per laddpunkt (till exempel 11 kW) och om det är laddboxar på vägg eller fristående laddstolpar. Be om produktblad eller specifikation för utrustningen, så ni kan läsa på om funktioner och priser på hårdvara.
Tjänster och mjukvara. Beskrivning av eventuella molntjänster och betallösningar. Finns en app eller RFID-kort för att starta laddning? Hur sker betalning, faktureras användarna automatiskt via systemet eller behöver styrelsen sköta fakturering? Be leverantören klargöra om det tillkommer löpande abonnemangsavgifter för drift, molntjänst eller support.
Installation och elarbeten. Offerten ska omfatta installation enligt gällande elsäkerhetskrav och alla nödvändiga elarbeten. Vid en totalentreprenad kan företaget som lämnar offert anlita ett annat företag för att exempelvis sköta installationen, brukar kallas för underentreprenör. I det fallet är det viktigt att UEn har laglig rätt att utföra installationen. På elsäkerhetsverket hemsida kan du kolla upp företagen enkelt
Klicka här för att komma till “Kolla-elföretaget”.
Be leverantören specificera om befintlig elcentral behöver byggas ut eller om huvudsäkring/abonnemang hos nätbolaget måste uppgraderas. Sådant kan påverka kostnaden rejält, så det måste framgå. Även ritningar eller skiss över föreslagen installation var laddare ska placeras och hur kablar dras bör ingå.
Pris för totalentreprenad. Ni vill ha ett totalpris för hela jobbet – från design till driftsatt anläggning. Helst ska arbetet utföras som totalentreprenad enligt ABT 06 (mer om det senare i guiden). Totalentreprenad betyder att leverantören tar helhetsansvar för både projektering och utförande, så att ni slipper oväntade kostnader. Be om tydlig prisuppdelning, där kostnad för utrustning, installation, eventuella förberedelser, grävning, elcentral, samt om moms ingår. Om bidrag ska sökas, klargör om priset är före eller efter bidrag.
Garanti och service. Hur lång garantitid erbjuds på installationen och utrustningen? Ingår serviceavtal eller finns möjlighet att teckna ett? Till exempel årlig kontroll av laddstationerna, eller support om något går fel. Klargör också vem som ansvarar för drift och underhåll – får ni någon utbildning eller manual för systemet?
Referenser. Be om exempel på referensprojekt där leverantören gjort liknande installationer. Gärna kontaktuppgifter till någon samfällighetsförening eller de jobbat med, så kan ni höra hur det gick.
Företagsuppgifter och intyg. Offerten bör innehålla leverantörens fullständiga kontaktuppgifter och organisationsnummer. Be också om intyg att de uppfyller alla lagkrav, att de har F-skattsedel, är momsregistrerade och att företaget/UE är registrerat hos Elsäkerhetsverket för elinstallationsarbete.
Genom att få ovanstående punkter i offerten säkerställer ni att ni får jämförbara och utförliga offerter. Om någon offert saknar viktiga delar – tveka inte att be leverantören komplettera. En offert med luckor eller luddiga formuleringar är en varningssignal i sig. Bättre att reda ut allt i förväg än att få obehagliga överraskningar senare.
Jämför offerter och undvik fallgropar
När offerterna väl trillar in är det dags att jämföra dem. Här gäller det att vara metodisk för att hitta bästa lösningen för föreningen.
Gör en överskådlig jämförelsetabell. Sätt upp en tabell eller lista där ni punkt för punkt jämför de olika anbuden. Exempel på kolumner. Totalpris, pris per laddpunkt, antal laddare, effekt per laddare, behövs elcentralsbyte, molntjänst ingår eller tillkommer, garantitider och serviceavtal. Då ser ni snabbt skillnaderna, och kan tydliggöra om något saknas i någon offert.
Jämför inte bara priset. Det kan vara frestande att stirra sig blind på totalsumman, men titta på helheten. En dyrare offert kanske inkluderar bättre utrustning eller mer service (till exempel 24/7 support eller längre garanti) som kan spara pengar i längden. Se vad som ingår i priset – ibland kan ett lägre pris bero på att vissa kostnader tillkommer som tillval. Se upp så att ni jämför äpplen med äpplen.
Identifiera orimligt låga bud. Om en offert ligger betydligt lägre i pris än de övriga, bör ni dra öronen åt er. Extremt låga priser kan tyda på att något är utelämnat eller att kvaliteten brister. Det kan vara allt från billigare laddboxar med begränsad funktionalitet till att viktiga arbeten som markförläggning eller säkringsbyte inte ingår. I värsta fall kan det vara en leverantör som räknar med att höja priset i efterhand via tilläggsarbeten. Ställ kritiska frågor till den som är mycket billigare. “Är verkligen allt inkluderat i detta pris?”.
Utvärdera kvalitet och funktion. Titta på vilken utrustning som erbjuds. Är det välkända fabrikat med goda referenser eller något okänt märke? Har laddarna de funktioner ni önskar, exempelvis lastbalansering, dubbla laddpunkter? Kolla även om systemet är skalbart – kan ni enkelt lägga till fler laddare senare som passar in i samma system, eller blir ni inlåsta?
Granska garantier och support. Notera garantilängden – en längre garanti tyder ofta på att leverantören litar på sin produkt. Kolla vad som gäller om något går sönder. Finns support som kan rycka ut, eller sker all support på distans? Om en leverantör erbjuder ett serviceavtal för regelbunden tillsyn, väg in värdet av det. Det kan vara skönt för styrelsen att slippa bekymmer och låta proffsen sköta underhåll.
Referenser och erfarenhet. Ta kontakt med de referenser som angivits i offerterna. Ställ frågor om hur projektet flöt på, om tidplan hölls, hur samarbetet med leverantören funkade och om något problem uppstod (och i så fall hur det löstes). Andra föreningars erfarenheter är mycket lärorika. En leverantör som gjort många liknande jobb vet vad som väntar och hur
Sammanställ och informera. När ni analyserat klart, sammanfatta resultaten på ett begripligt sätt. Inför styrelsebeslut och föreningsstämman behöver underlaget vara tydligt. Kanske presenterar arbetsgruppen två huvudalternativ med för- och nackdelar för varje. Inkludera kostnad per delägare om ni vill tydliggöra ekonomin. Genom att vara öppna med hur ni resonerat kring offerterna bygger ni förtroende på stämman.
Välj rätt entreprenör – vad är viktigt att tänka på?
Att välja entreprenör är mer än att välja ett pris eller en produkt, det handlar om att hitta en pålitlig partner som ni känner er trygga med under projektets gång och flera år framåt. Här är viktiga kriterier vid valet.
Erfarenhet och kompetens. Hur länge har de hållit på med laddinfrastruktur? Ett nystartat företag kan mycket väl vara duktiga, men då blir referenserna extra viktiga. Företag som installerat laddare i andra samfälligheter har troligen stött på liknande utmaningar förut och vet vad som funkar. Fråga också om de har erfarenhet av just den typ av lösning ni önskar eller gjort ett liknande projekt.
Ekonomisk stabilitet. En leverantör som ska ta sig an ett projekt bör ha stabil ekonomi. Ni kan be om en kreditupplysning eller årsredovisning för att se att de inte är på obestånd. Skulle företaget gå i konkurs mitt under garanti- eller serviceperioden står föreningen med problem. Så välj helst en aktör som funnits ett tag och har sund ekonomi.
Kommunikation och kemi. Denna mer mjuka faktor ska inte underskattas. Hur har kontakten med leverantören känts under offertprocessen? Svarar de snabbt, tydliga i sina svar, tålmodiga med era frågor? En entreprenör som är pedagogisk och lyhörd redan nu kommer troligen vara det under resten av resan. Ni kommer behöva samarbeta och känna att ni kan jobba med leverantören under flera år, då bör magkänslan vara god.
Helhetsåtagande. Titta på hur mycket av helheten leverantören tar ansvar för. En del firmor erbjuder lösningar där de sköter precis allt. Projektering, kontakt med nätbolag, installation, driftsättning, administration av laddsystemet och framtida support. Andra kanske bara installerar hårdvaran och lämnar resten åt er. För en ovan styrelse är det ofta värt mycket att entreprenören tar ett helhetsgrepp. Samtidigt kan ni behöva vara tydliga med era förväntningar. Ska de även hjälpa till med bidragsansökan? Ska de utbilda styrelsen eller någon i hur man administrerar systemet? Allt sådant kan ni väga in i beslutet.
När ni vägt samman alla faktorer och bestämt er för en leverantör, är det dags att gå vidare till avtalsskrivandet. Men innan vi kommer dit, låt oss kort förklara det juridiska ramverk som nämnts – ABT 06 – som är vanligt i den här typen av projekt.
Juridiken i korthet – att förstå ABT 06 och totalentreprenad
Juridik kan kännas tungt, men ni behöver inte bli experter. Det viktiga är att ni använder beprövade standardavtal som skyddar er förening. I bygg- och installationsprojekt finns ett antal standardvillkor framtagna av branschen. ABT 06 det mest relevanta.
ABT 06 står för Allmänna Bestämmelser för Totalentreprenader 2006. Att det är en totalentreprenad betyder att entreprenören tar ansvar för både projektering (d.v.s. utformning, dimensionering, val av material) och utförande (själva bygg- och installationsarbetet). För er som beställare innebär det en enkel kontaktväg – ni är beställare, och entreprenören ansvarar för hur det ska lösas i detalj. Ni får en driftklar anläggning och slipper samordna flera olika parter eller ta tekniska beslut själva.
Standardavtal är utformat för att vara rättvist och tydligt för båda parter. Det reglerar allt från tidsplaner, ändringshantering och betalningar till hur eventuella fel ska åtgärdas. Istället för att ni som lekmän ska behöva förhandla hundratals juridiska detaljer med entreprenören, så kommer mycket “på köpet” genom att hänvisa till ABT 06 i kontraktet. Det är vanligt och ofta rekommenderat att använda ABT 06 vid den här typen av projekt.
En viktig sak med ABT 06 är garantier och ansvar. Enligt ABT 06 har entreprenören en sammanlagd ansvarstid på 10 år för arbetet. Av dessa är de första 5 åren en garantiperiod. Det innebär att entreprenören under de första fem åren efter godkänd slutbesiktning ansvarar för alla fel som upptäcks, om inte felet orsakats av er som beställare. Ni behöver inte bevisa något, upptäcks ett fel ska det åtgärdas utan kostnad för föreningen. Det ger er en lång period av trygghet där ni kan känna er säkra på att anläggningen ska fungera och att brister fixas. Efter fem år upphör garantin, men entreprenören har ändå ansvar för väsentliga fel i ytterligare fem år, men då med omvänd bevisbörda där föreningen måste visa att felet beror på entreprenörens vårdslöshet.
Att använda ABT 06 innebär också att ni normalt gör en slutbesiktning med en oberoende besiktningsman när jobbet är klart, för att formellt godkänna entreprenaden och starta garantitiden. En besiktningsman kollar att allt är utfört enligt avtalet och noterar fel som entreprenören måste fixa till.
Ta hjälp om ni kör fast
Som styrelse behöver ni inte göra hela resan på egen hand. Det finns hjälp att få om ni känner att den tekniska biten eller upphandlingen är övermäktig.
Kommunal energirådgivning. Visste ni att alla kommuner erbjuder kostnadsfri energi- och klimatrådgivning? Dessa rådgivare kan bistå med neutral vägledning i frågor om exempelvis laddutrustning, upphandling eller garantier. Tveka inte att kontakta er kommuns energirådgivare – de är vana vid att hjälpa både privatpersoner och föreningar och kan ofta ge konkreta tips eller peka er vidare rätt.
Teknisk konsult. För mer hands-on hjälp kan ni anlita en oberoende teknisk konsult med erfarenhet av laddinfrastruktur. En sådan konsult kan hjälpa er att utforma förfrågningsunderlaget, utvärdera offerter utifrån tekniska meriter och kanske även agera åt er i roll som beställare under projektets gång. Det kostar naturligtvis en slant, men för en större investering kan det vara värt det. Ni köper er då trygghet i form av en expert som “står på er sida” gentemot leverantören.
Erfarna grannar eller nätverk. Kanske finns kompetensen närmare än ni tror – har ni någon medlem i föreningen som själv jobbar som elektriker, jurist, inköpare eller projektledare? Ta vara på intern kompetens i föreningen. Även om personen inte ska utföra jobbet, kan den agera rådgivare internt. Man kan också höra med grannföreningar i kommunen om de gjort liknande projekt – många delar gärna med sig av sina erfarenheter om man frågar.
