Vet du vem som bor i delägarfastigheten? 

Styrelsen har just skickat ut fakturorna för medlemsavgifterna. Några veckor senare kommer påminnelserna – men flera av breven skickas tillbaka med texten ”mottagaren okänd”.

En ägare hör av sig: ”Jag har bott här i två år, varför har jag aldrig fått någon faktura?” En annan klagar på att han fått en räkning för sin förra fastighet, trots att han sålde den förra sommaren.

Styrelsen suckar – dags att än en gång försöka reda ut ägarförteckningen.

Att hålla koll på vilka som faktiskt äger och bor i samfällighetens delägarfastigheter borde vara enkelt, men för många föreningar är det en ständig utmaning. 

Ägarbyten, generationsskiften och uthyrningar som sker löpande. Om ägarförteckningen inte uppdateras kan det orsaka problem. Många föreningar hanterar sina register i manuella excelfiler eller föråldrade utskrivna listor, där styrelsemedlemmar ofta sitter med olika versioner av listorna.

När ägarförteckningen är inaktuell

Ett enda missat ägarbyte kan skapa stora problem för både styrelsen och fastighetsägarna:

• Fel personer får fakturor. Tidigare ägare debiteras av misstag, medan den nya ägaren inte får sin betalningsavi i tid, vilket kan leda till uteblivna avgifter och påminnelseavgifter.
• Styrelsen får svårt att kalla till årsmöten. Om ägarförteckningen är inaktuell kan föreningen missa att kalla rätt personer, vilket kan leda till ogiltiga beslut.
• Information når inte rätt personer. Beslut om vägunderhåll, avgifter och andra viktiga frågor riskerar att gå förlorade.
• Det tar onödigt mycket tid att jaga rätt på rätt uppgifter. Styrelsen tvingas manuellt spåra nya fastighetsägare och uppdatera listor istället för att fokusera på föreningens utveckling.

Utan en tydlig process för att hålla ägarförteckningen uppdaterad blir varje ägarbyte en administrativ utmaning. 

Slipp tidskrävande uppdateringar – låt systemet göra jobbet

Att manuellt hålla koll på ägarregistret är både tidskrävande och onödigt. För att undvika fel och minska arbetsbördan behöver registret vara lättillgängligt, uppdaterat och automatiserat.

– Eftersom Vägfas automatiskt hämtar uppgifter från Lantmäteriet varje månad slipper styrelsen göra det manuellt – och kan vara säker på att registret alltid är korrekt, säger Frida Öhman, marknadskommunikatör på Vägfas.

Rätt personer får rätt information, och styrelsen kan lägga sitt fokus på viktigt styrelsearbete, i stället för administrativt detektivarbete. 

I en tid där digitala verktyg kan förenkla och effektivisera styrelsearbetet finns ingen anledning att hantera ägarförteckningen manuellt. Genom att automatisera uppdateringarna slipper föreningen onödiga fel – och styrelsen kan känna sig trygg i att ägarregistret alltid är korrekt.