Med två månader kvar av året är det hög tid att börja planera inför nästa styrelseår. När ett nytt räkenskapsår inleds – och en ny styrelse tar vid – innebär det både möjligheter och utmaningar. För kassören Mats Andreasson har rätt verktyg skapat bra förutsättningar för det förstnämnda.
Utspridda dokument, bristande överlämningar mellan avgående och tillträdande ledamöter och viktiga handlingar som försvinner längs vägen. Konsekvensen blir att den nya styrelsen får starta i uppförsbacke – i stället för en sömlös och strukturerad övergång.
En förening som har anammat verktyget Vägfas för bättre övergång mellan styrelser, och ett enklare styrelsearbete, är Nättraby Vägars Samfällighetsförening. Mats Andreasson, kassör sedan sju år, berättar om hur han blev kassör i föreningen.
– Jag satt som kassör i en lokal fackförening, och sedan var det en ur valberedningen som frågade vad jag skulle göra när jag gick i pension, och frågade om jag ville sitta i föreningens styrelse. Han lovade att det var max ett möte i månaden och nästan inget jobb med det!, säger han och fortsätter:
– Men så visade det sig att den sittande kassören hade suttit i tio år och ville sluta. Så det var nog lite av en kupp. Men det är inget jag ångrar.
Sedan dess har hans uppdrag förenklats markant, mycket tack vare att styrelsen valde att implementera Vägfas i styrelsearbetet.
I dag sker allt arbete digitalt på datorn, säger han.
Är föreningen medlem i Samfälligheterna?
Som medlem får ni 50 % rabatt på uppstartskostnaden hos Vägfas – en besparing på cirka 2 500 kronor. Rabattkoden hittar du i inloggat läge – klicka här för att komma dit .
När Mats Andersson valdes till kassör var verkligheten en annan. Nästan allt styrelsearbete var analogt, och slukade både tid och energi. Speciellt i samband med fakturering av årsavgiften till föreningens 1 100 medlemmar.
– Vi började arbetet i mitten av januari och var klara i slutet av mars.
Anledningen till att det tog så lång tid var arbetssättet. Styrelsen gick och köpte in adressetiketter, kuvert och debiteringslängd inför uttaxeringen, för att sedan adressera och kuvertera allt manuellt. Sedan gick man till närmaste fysiska brevlåda och skickade iväg allt.
– Vägfas har gjort allting mycket enklare, konstaterar Mats.
Letar man efter en helhetslösning är Vägfas rätt verktyg, menar han. Förutom debitering av årsavgifter har han även flyttat in bokföringen i Vägfas, vilket gör att han nu sköter all administration i ett och samma verktyg.
– Jag slipper gå in i massor med olika system och drälla. Den nya bokföringen är ett enkelt bokföringssystem som passar oss bra.
Hur fungerar medlemsregistret i vägfas?
- Månadsuppdateringar: Har du abonnemang på medlemsdata hämtar Vägfas månadsvis uppdateringar från Lantmäteriets Fastighetsregister.
- Effektiv administration: Den uppdaterade informationen används för kallelser, fakturor och debiteringslängd inför föreningsstämman.
- Fakturering: Systemet räknar automatiskt ut belopp per fastighet utifrån registrerade andelstal.
- Manuell komplettering: Du kan lägga till fastigheter som saknas i Lantmäteriets register så att de också får uppdateringar, t.ex. vid ägarbyten.
Skapa ett gratis testkonto och upptäck vilken information som hämtas direkt från Lantmäteriet. Inklusive en kostnadsfri demo för hela styrelsen.
