Digitaliseringen av samfällighetsföreningar går i en rasande takt. För att hänga med gäller det att ha rätt digitalt stöd – som möter dagens behov. Alternativa lösningar som omröstning via mail är inte längre tillräckligt för att möta det behovet, menar Henrik Nyberg.
När det kommer till omröstningar på den digitala stämman kan mycket gå fel. Inte minst rösträkningen. Förutom att man riskerar att räkna fel, tar det dessutom mycket längre tid om man använder fel lösningar. Det blir också svårt att presentera resultatet på ett pedagogiskt och snyggt sätt, berättar Henrik.
– Det finns inte så mycket hjälpmedel för samfälligheter. Det vanligaste vi har sett är att man använder sig av mail, och det är både tungt administrativt och det blir lätt fel.
Enklare med digitala stämmor
Sedan den första januari 2024 är digitala föreningsstämmor tillåtna för samfälligheter, oavsett om det står i stadgarna eller inte. Det betyder att föreningen måste kunna möta större krav på digitalisering. Speciellt när det kommer till årsstämman.
– Då slipper man hyra lokaler och man slipper samla ihop alla delägare, som inte alltid är så enkelt. Speciellt om det är samfälligheter med fritidshus och liknande samfälligheter. Det är svårt att få dit deltagare som inte bor där. Men det gäller också att man har rätt förutsättningar för det, säger Henrik.
Leverantören av digitala lösningar för samfälligheter Digitalsamfallighet.nu har dock gått från tanke till handling – och kan nu erbjuda en ny tjänst för digitala omröstningar i samfällighetsföreningar. Tjänsten, som heter Förfrågan, ger styrelsen förutsättningar för att hålla i digitala omröstningar, utan att behöva oroa sig över tekniken.
– Den här tjänsten är en Ferrari jämfört med alternativa lösningar, säger Henrik.
Resultat presenteras direkt i portalen
Medlemmarna röstar direkt i sina telefoner, och resultatet kan följas i realtid. När medlemmarna har genomfört den digitala omröstningen på DigitalSamfallighet.nu, presenteras resultatet på en samlad svarssida i portalen. Svarsfrekvens, hur många röster per svar och vem som svarat vad syns direkt och uppdateras i realtid.
Tjänsten för Förfrågan kan även användas till att ställa frågor med flervalsalternativ där styrelsen kan ange två eller flera alternativ för samfälligheten att ta ställning till, till exempel prioritering av investeringar för underhåll, eller val av arbetsuppgift på städdagen. Resultatet av enkäten kan styrelsen använda som ett rådgivande underlag till planering av samfällighetens verksamhet.
Funktioner i Förfrågan
Votering (Ja/Nej): Styrelsen formulerar en fråga och startar en digital omröstning där resultatet följs i realtid, exempelvis under en stämma.
Flervalsalternativ: Samla in snabba åsikter genom frågor med flera svarsalternativ, till exempel vid prioritering av underhållsåtgärder eller planering av städdagar.
Öppen fråga: Få detaljerad återkoppling genom öppna frågor där medlemmarna svarar med fri text, till exempel vid utvärdering av styrelsens arbete eller förslag på förbättringar.
Klicka här för att testa Digital Samfällighet kostnadsfritt.
Kommentarer i realtid ökar engagemanget
Just engagemang är något Digitalsamfallighet.nu haft i åtanke när tjänsten utvecklades. Vid omröstningar kan medlemmar nämligen lämna kommentarer tillsammans med sitt svar. Det gör att styrelsen och medlemmar i samfälligheten kan få en uppfattning om vad som är viktigt för samfällighetens medlemmar.
– Man bygger engagemang eftersom det ger möjlighet att tycka till. Många uppskattar ofta det, och det blir väldigt enkelt för medlemmen, genom att skriva en kommentar i samband med voteringen eller besvarandet av enkäten. Det är ett effektivt sätt att öka medlemmarnas engagemang, vilket styrelsen har stor nytta av. Många medlemmar kommer också känna att styrelsen lyssnar på medlemmarna.
Digital Samfällighet
Digital Samfällighet erbjuder digitala tjänster för samfälligheter som minskar administrationen för styrelsen och gör livet enklare för medlemmarna. Med den nya tjänsten Förfrågan kan styrelsen enkelt genomföra digitala voteringar, omröstningar och enkäter – både under föreningsstämmor och i den löpande verksamheten. Resultatet visas i realtid och kan användas som röstprotokoll.
Klicka här för att testa Digital Samfällighet kostnadsfritt.
