Efter 30 år i redovisningsbranschen vet Hanna Therbén vad som tar onödig tid. När hon själv tröttnade på omständiga system i samfällighetsarbetet hittade hon Vägfas – en lösning som förändrade allt. Idag hjälper hon sju samfällighetsföreningar att förenkla administrationen och få en bättre överblick.
Hanna Therbén, på Therbén Redovisning AB, har jobbat med redovisning i olika former i 30 år. Hon har varit egen företagare de senaste tio åren och ungefär lika länge har hon varit kassör i samfälligheten där hon bor och haft en annan samfällighet som kund. Hon är väl bekant med en samfällighetförenings arbete och för några år sedan bestämde hon sig för att förenkla arbetet. Hanna tyckte att de system som de jobbade i var omständiga och inte tillräckligt anpassade för styrelsearbetet för en samfällighet.
– Jag sökte efter bra system för den vägföreningen jag bor i, ett alternativ till det system vi då jobbade i. Då hittade jag Vägfas och tyckte om att jag kunde testa en skarp demo direkt. Det var så bra att jag övertygade både min egen vägförening och den kunden jag jobbade med, om att byta till Vägfas. Administrationen blev så mycket enklare att jag till och med fick sänka min debitering mot kunden.
Hanna uppskattar att Vägfas hämtar informationen direkt från Lantmäteriet, vilket gör att det alltid är aktuellt med ägare, adress och andelstal. Eftersom informationen hämtas in i systemet slipper hon den administration som tidigare tog mycket tid: att mata in allt manuellt. I sin roll som konsult kan hon dessutom följa styrelsens arbete, se vem som varit inloggad och följa händelserna. Hanna jobbar i Visma till vardags och tycker det är enkelt att föra över SIE-filer från Vägfas till Visma.
Hur fungerar det?
- Månadsuppdateringar: Har du abonnemang på medlemsdata hämtar Vägfas månadsvis uppdateringar från Lantmäteriets Fastighetsregister.
- Effektiv administration: Den uppdaterade informationen används för kallelser, fakturor och debiteringslängd inför föreningsstämman.
- Fakturering: Systemet räknar automatiskt ut belopp per fastighet utifrån registrerade andelstal.
- Manuell komplettering: Du kan lägga till fastigheter som saknas i Lantmäteriets register så att de också får uppdateringar, t.ex. vid ägarbyten.
Skapa ett gratis testkonto och upptäck vilken information som hämtas direkt från Lantmäteriet. Inklusive en kostnadsfri demo för hela styrelsen.
Hjälper fler samfälligheter med redovisning
Idag har Hanna utökat kundbasen och jobbar med sju samfällighetsföreningar. Hon ser Vägfas som en stor hjälp i sitt dagliga arbete. Men hon ser även en möjlighet ur ett större perspektiv. Det kan vara svårt att hitta styrelseledamöter till samfällighetsföreningar och här menar hon att digitaliseringen underlättar. Med Vägfas som partner blir det enkelt för styrelsen att dokumentera arbetet och den som blir invald som ny styrelseledamot kan enkelt följa historiken. När allt finns samlat i ett system blir administrationen smidigt, och i förlängningen, styrelsearbetet.
– I min roll som kassör i den samfällighet jag bor i, har arbetet blivit så mycket enklare. Förut hade vi fler system men nu samlar vi allt under föreningsdokument så alla kan gå in och titta. Här kan vi även ge behörighet för exempelvis revisorn att själv granska arbetet. Digital signering har också underlättat väldigt mycket.
Hanna ser fördelar med att samla allt på ett ställe. Det minskar behovet av andra system och underlättar administrationen. Medlemmarna kan själv ge samtycke till att personuppgifter blir sparade i enlighet med GDPR, istället för att de mejlar som tidigare. Detsamma gäller för hemsidan. Det är enkelt att göra en egen hemsida via Vägfas och här kan medlemmarna logga in med en personlig kod och se utvalda dokument. På så sätt behöver styrelseprotokoll och debiteringslängd aldrig mejlas ut och dokumenthanteringen blir rätt i enlighet med GDPR.
Skapa ett testkonto och få en genomgång av Vägfas kostnadsfritt – klicka här för att komma igång.
