Att sitta i styrelsen för en samfällighetsförening innebär administrativt arbete. Inte minst när det gäller att hålla koll på medlemsregister, avgifter och kommunikation med medlemmar – samtidigt som ledamöter ofta byts ut varje år.
I Skärgårdsstads samfällighetsförening, med cirka 600 andelsägare, använder styrelsen ett verktyg som skapar kontinuitet i arbetet, och som samtidigt är enkelt att använda för alla, oavsett teknisk vana.
– En stor styrka hos Vägfas är kundservicen och responsen när man behöver support. Det finns en can-do-attityd hos personalen där, säger Paul-Erik Toivo, kassör i Skärgårdsstadens samfällighetsförening.
Trött på pärmar? Testa Vägfas kostnadsfritt i 30 dagar. Klicka här!
Snabba svar, tydliga instruktioner och personlig hjälp gör att man inte fastnar i tekniska hinder. Det gäller oavsett om det handlat om att justera en faktura, hämta dokument eller förstå hur bokföringen fungerar.
En stor utmaning för styrelsen är kontinuitet. Speciellt i samband med styrelserotation. Kunskap som sitter i huvudet på avgående styrelseledamöter riskerar att gå förlorad, och nya ledamöter tvingas börja om från början. Med Vägfas ser det annorlunda ut.
– Det är ju viktigt att det är hyfsat enkelt att sätta sig in med tanke på att det är en del styrelserotationer. De har skapat ett lättförståeligt gränssnitt, säger Paul-Erik Toivo.
Systemet samlar all viktig information på ett och samma ställe – från delägarregister till bokföring och historik över tidigare utskick och beslut. Nya styrelsemedlemmar kan enkelt logga in och direkt se vad som är gjort, vad som är planerat och vem som ansvarar över vad. Det minskar risken för missförstånd och gör att arbetet flyter vidare – utan avbrott.
Att kunna dokumentera, spåra och överlämna styrelseuppdrag på ett smidigt sätt är inte bara en administrativ fördel. Det gör det också lättare att rekrytera nya ledamöter. Att jobba i Vägfas kräver inte att man är ekonom eller van vid digitala system. Tvärtom är det byggt för att passa den verklighet som råder i många samfälligheter.
– Det finns utrymme för att för att klicka runt och testa i verktyget, utan att behöva göra det skarpt. Det är väldigt bra när man är ny in, och ska försöka lära sig allt, säger Paul-Erik Toivo.
Medlem i Samfälligheterna?
Är föreningen medlem i Samfälligheterna får du 50% rabatt på uppstartskostnaden hos Vägfas, vilket sparar dig ca 2500 kronor. Rabattkoden hittar du i inloggat läge genom att klicka här .
