Så automatiserar ni föreningen med rätt verktyg

När Matti tog klivet in i styrelsen insåg han snabbt att det saknades ett bra verktyg för att administrera samfälligheten. Med sin bakgrund inom automation och effektivisering började han fila på ett helt nytt verktyg, byggt från grunden anpassat för samfällighetsföreningar. 

Syftet med styrelseverktyget Sharely har hela tiden varit att underlätta för styrelsen, berättar Matti, och menar att det i grund och botten handlar om att hitta samband och processer i styrelsearbetet – och sedan automatisera dem. På så sätt slipper styrelsen upprepa samma arbetsuppgift gång på gång, samtidigt som man minskar risken för den mänskliga faktorn. 

– Vi skapar till exempel allt underlag till stämman per automatik. Det är revisionsberättelse, kallelse, resultat- och balansrapport, debiteringslängd, uttaxering, underhållsplan och så vidare. Det är bara ett knapptryck bort. Tack vare att tjänsten tar tillvara på all information som finns i verktyget blir automationen väldigt stark.

Smarta integrationer – ett helhetsgrepp till föreningen

Sharely har direktkontakt med exempelvis Lantmäteriet för fastighetsregister.  Verktyget har också en koppling till Visma Spcs bokföringsprogram Visma eEkonomi, vilket ger styrelsen ett helhetsgrepp kring förvaltningen. Kopplingen möjliggör både smidig bokföring och fakturering.

– Samarbetet med Visma eEkonomi sparar många timmar för kassören och revisorn, och gör ekonomin tillgänglig för medlemmarna, säger Matti.

Anläggningsregister för full kontroll

Föreningens anläggningar och underhållsplan samverkar dessutom genom verktyget. Tack vare ett anläggningsregister, som är hjärtat i verktyget, kan styrelsen koppla ihop allt från underhållsplaner, fakturering och tidsbokningar till anläggningar. Helt per automatik och med samma verktyg.

– När man planerar åtgärder i underhållsplanen kopplas de till anläggningsregistret. Ska man till exempel grusa vägen, så kopplas kostnaden direkt till respektive objekt, resultatenhet och konto – utan inblandning från styrelsen. 

Enkelt att komma igång med verktyget

Sharely hämtar in samfällighetens uppgifter från Lantmäteriet samt skapar inlogg till styrelse och medlemmar via BankID. De hjälper även till med att sätta upp det viktiga anläggningsregistret. Efter det håller Sharely i en introduktionskurs som ger styrelsen all den kunskap de behöver för att hantera alla funktioner. 

– Vi är inte klara förrän kunden känner sig bekväm i verktyget, därför är det viktigt att hjälpa styrelsen hela vägen fram, säger Matti Shubeli. 

Sharely är också en redovisningsbyrå som själva jobbar med samma verktyg som kunderna.

– Det är en trygghet tycker många, att de när som helst kan aktivera den tjänsten. I normala fall krävs det en stor administration av styrelsen även när de tar hjälp av en redovisningsbyrå. Här aktiveras samarbetet med ett knapptryck och sen sköter Sharely resten. Samtidigt som föreningen ofta halverar sin kostnad.