Styrelsen för Floda vägförening jobbar för fullt med att förbereda sig inför att kommunen ska ta över driften av vägarna. Vägföreningen kommer då att upplösas men innan dess finns det mycket att göra. Vägarna ska rustas upp, kassan ska fyllas på och den dagliga driften skötas.

Floda vägförening är en av landets större samfälligheter. Med nästan 4600 ägare finns det alltför mycket att hålla koll på för att hantera manuellt – men det var trots allt så det såg ut när Peter Wiklund togöver som ordförande 2024. Den föregående styrelsen hade inte använt någon programvara för sitt arbete men Peter insåg snabbt att det skulle bli ohållbart att administrera 2472 fastigheter med 4584 ägare utan ett riktigt affärssystem. Han började se sig omkring efter alternativ och valet föll på Vägfas, där han fick snabb hjälp. 

– Jag har jobbat i många affärssystem i mina tidigare roller som vd och styrelseledamot. Vägfas är motsvarigheten för samfälligheter. Här finns allt man behöver och kopplingen till Lantmäteriet gör att uppgifterna alltid är aktuella.

Idag består Floda vägförening av fyra styrelsemedlemmar som jobbar nära varandra för att underhålla föreningen. De har ett uppdrag som sträcker sig utöver det sedvanliga i en samfällighet eftersom kommunen håller på att överta driften av vägarna från samtliga vägföreningar. För Floda vägförening innebär det ett gediget arbete med att förbereda vägarna så att de håller rätt standard när kommunen tar över 2029 samt delta i kommunens arbete med den detaljplan som skall ersätta hela vägområdet. Dessutom kräver den dagliga driften sitt. 

– Jag lägger mycket tid på styrelsearbetet och jobbar i Vägfas dagligen. Eftersom detaljplanerna ska ändras i kommunen inför övertaget så påverkas även Floda samhällets nästan 40 befintliga detaljplaner. Vi träffar kommunen varje månad och behöver ett system med en bra överblick.

Testa Vägfas kostnadsfritt genom att klicka här

Automatiserad fakturering

Nu är det dags att skicka ut årets fakturor och med Vägfas är det en smidig process, trots antalet ingående fastigheter. Det går enkelt att skicka både fakturor och eventuella påminnelser. Fastighetsägarna kan själva logga in via hemsidan för att ändra sina kontaktuppgifter. Floda vägförening skickar fakturan digitalt till de ägare som registrerat sin e-post och lägger på en avgift om fakturan ska skickas per post. Det motiverar de flesta till att gå över till digital hantering, vilket både förenklar hanteringen och är bättre för miljön. Peter uppskattar att Vägfas gör det enkelt att skapa en egen hemsida, något som han menar ger vägföreningen både trygghet och trovärdighet. En av de nyare funktionerna i Vägfas är bokföring, något som används flitigt. 

– Vi sköter själva bokföringen direkt i Vägfas. Det blir ganska många verifikationer med så många fastighetsägare. Som samfällighet behöver man inte samma uppföljning som ett företag men man måste ändå ta ut resultat- och balansräkningar från systemet, vilket behövs i samband med bokslut. Det gör det enkelt för revisorerna att ha koll.

Peter har god kunskap om väg- och fastighetsskötsel. Men han vet också att de flesta styrelseledamöter i landets samfälligheter är lekmän, många jobbar på ideell basis. Därför menar han att ett bra system är hjälpsamt i arbetet, inte minst vid överlämning till nya styrelseledamöter. 

– Vägfas är ett optimalt affärssystem för en vägsamfällighet, framför allt eftersom de flesta inte har så mycket tid att lägga på styrelsearbetet. Detta är något som förenklar åtagandet och gör arbetet hanterbart. Man behöver inte vara expert och det är enkelt att följa den tidigare styrelsens arbete oavsett vilken kompetens man har sedan tidigare. Då det ofta är svårt att rekrytera till styrelseuppdrag ger Vägfas en trygghet som underlättar den processen.