När Göran Lundin kom in i styrelsen för Algusereds Vägförening fick han tre pärmar med handlingar att sätta sig in i. I dag har föreningen samlat dokument, fastighetsinformation, medlemsuppgifter och kommunikation digitalt i Vägfas. För en vägförening med 428 medlemsfastigheter och omkring 700 fastighetsägare har det förändrat både det löpande arbetet och förutsättningarna för den dag en ny styrelse ska ta över.
Göran Lundin är i dag ordförande i Algusereds Vägförening utanför Kungsbacka. När han kom in i styrelsen började han som kassör, en roll som gav honom en tydlig bild av föreningens administration och hur informationen hanterades.
– Det mesta fanns ju på papper. Jag fick tre pärmar och när jag ställde frågor fick jag höra att ”Det kan du läsa i pärmen.”
Göran har arbetat med digitalisering under stora delar av sitt yrkesliv. För honom blev det därför naturligt att börja fundera på hur föreningen kunde samla sin information på ett sätt som inte var beroende av pärmar eller enskilda styrelseledamöter.
I Vägfas började föreningen bygga upp ett digitalt dokumentarkiv med protokoll, akter och andra viktiga handlingar. Material som tidigare behövde lämnas över fysiskt kan i dag finnas kvar på samma plats när styrelsen förändras.
– Det är enda sättet man kan underlätta. Dels att man själv kan bli avlöst på sin post, dels att när man ska lämna över så slipper man sitta med långa överlämningar. Nu är allting digitalt och det är lätt för någon annan att sätta sig in.
Informationen stannar i föreningen
För Göran handlar digitaliseringen också om vad som händer om någon i styrelsen plötsligt inte längre kan fortsätta sitt uppdrag. Viktig information ska inte finnas i en privat dator eller bland papper hemma hos en enskild styrelseledamot.
I Vägfas har Algusereds Vägförening därför samlat dokument och historik som styrelsen behöver kunna komma åt. Där finns bland annat protokoll från de senaste åren och akter som tidigare förvarades på papper. Samtidigt finns föreningens fastigheter och ägare samlade i medlemsregistret.
– Ju längre man håller på, desto mer bygger man upp. De behöver inte komma hem till mig och rota efter papper.
Poängen är att informationen finns kvar i föreningen, oavsett vem som för tillfället sitter i styrelsen. Om Göran själv skulle behöva lämna sitt uppdrag finns materialet redan samlat i Vägfas för den som tar över.
Vill du testa eller veta mer om Vägfas? Klicka här.
Når 700 fastighetsägare – digitalt
Digitaliseringen märks också i kontakten med medlemmarna.
Göran använder Vägfas löpande och berättar att han under perioder är inne i systemet nästan varje dag. Där uppdaterar han bland annat kontaktuppgifter och använder informationen i medlemsregistret för föreningens utskick.
För en förening med omkring 700 fastighetsägare blir skillnaden stor jämfört med att hantera kommunikationen på papper.
– Skulle vi gå runt med kuvert får vi anställa personal som brevbärare.
Föreningen har mycket verksamhet som medlemmarna behöver hållas informerade om. Algusereds Vägförening ansvarar bland annat för omkring en mil vägar och arbetar löpande med frågor som vägarbeten, framkomlighet och gång- och cykelvägar.
Styrelsen skickar därför regelbundet ut information via mejl. Just möjligheten att snabbt nå många är en av de saker Göran upplever sparar mest tid.
– Du når 700 personer på en gång.
Hemsidan har minskat antalet frågor
Under 2025 lanserade Algusereds Vägförening också en ny hemsida genom Vägfas. Styrelsen publicerar löpande information om vad som händer i området.
Hemsidan uppdateras ungefär två gånger i månaden och har blivit ytterligare ett sätt att hålla medlemmarna informerade. Där finns bland annat information om vägarbeten, trafiksäkerhet, avgifter, årsmöte och andra frågor som berör området.
För Göran är nyttan inte bara att föreningen kan få ut information. När medlemmarna själva kan hitta regler, fakta och aktuell information minskar också behovet av att kontakta styrelsen med återkommande frågor.
– Hemsidan har underlättat väldigt mycket. Där lägger vi ut mycket fakta, nyheter i föreningen och information. Vi slipper många frågor.
Fastigheter som inte ingår i föreningen – men finns i området
En annan fråga där föreningen har haft behov av en tydlig digital struktur gäller fastigheterna i området.
Algusereds Vägförening har i dag 428 medlemsfastigheter. Utöver dem finns ytterligare 41 fastigheter inom området som inte ingår i vägföreningen.
Det har krävt ett omfattande arbete för att reda ut vilka fastigheter som faktiskt är medlemmar och vilka som inte är det. Föreningen försökte först få uppgifterna hanterade genom Lantmäteriet, men hittade till slut en lösning tillsammans med Vägfas.
De 41 fastigheterna har kunnat läggas in separat, vilket gör att styrelsen kan ha informationen samlad utan att fastigheterna räknas som medlemmar i föreningen.
– Nu kan man skicka ut även till dem om man vill, säger Göran.
Det innebär att styrelsen kan nå även dessa fastighetsägare när det finns information som berör hela området, samtidigt som medlemsstrukturen hålls isär.
Support när det behövs
När Göran har behövt hjälp i Vägfas har han haft återkommande kontakt med supporten, inte minst i samband med arbetet med föreningens nya hemsida.
– Väldigt bra support. Är de upptagna så ringer de tillbaka. Är det någon fråga som behöver redas ut så återkommer de med ett svar.
Ofta handlar det om att få hjälp första gången och sedan veta hur man ska göra nästa gång.
Vill se Vägfas växa
Göran rekommenderar gärna Vägfas till andra föreningar. För honom handlar det inte bara om vad Algusereds Vägförening har nytta av i dag, utan också om att systemet ska fortsätta finnas och utvecklas över tid.
Han ser därför en fördel i att fler föreningar använder Vägfas. En större användarbas skapar, enligt honom, både stabilitet och fler önskemål som kan driva utvecklingen framåt.
– Dels blir det en stabilitet i att det finns kvar, men också att man får in fler funktioner och fler krav.
Görans bild tydlig: ju mer av föreningens administration som kan samlas och struktureras digitalt, desto enklare blir styrelsearbetet.
Vill du samla föreningens fastigheter, dokument och kommunikation på ett ställe och göra nästa styrelseöverlämning enklare?
Kontakta Vägfas på sales@vagfas.se / 08-502 761 03
Eller prova kostnadsfritt på vagfas.se/testa
Medlem i Samfälligheterna?
Är föreningen medlem i Samfälligheterna får du 50% rabatt på uppstartskostnaden hos Vägfas, vilket sparar dig ca 2500 kronor. Rabattkoden hittar du i inloggat läge genom att klicka här .
