Efter 40 år som lantmätare mötte hon något helt nytt – i samfälligheten

Samfällighetsföreningen ligger i Österlen, nära havet. Området kan liknas vid en gaffel, med en väg in som delar upp sig i sex vägar som alla leder ner till sandstranden. Totalt förvaltar föreningen omkring 350 000 kvadratmeter grönområden och 15 000 kvadratmeter väg. Här finns 222 delägande fastigheter, en blandning av permanentboende och fritidshus. De flesta har mer än en ägare, och ett tiotal ägs av personer bosatta i Tyskland, Danmark, Norge eller Storbritannien. En förrättning fanns tidigare från enligt reglerna i Enskilda väglagen (EVL) 1980. En förrättning som baserades på ett antal detaljplaner där alla områden som inte skulle bebyggas lades ut som grönområden som vägföreningen skulle ha skötselansvar för.

Med sina 40 års erfarenhet inom lantmäteri och fastighetsbildning kan det på förhand verka som att Ewa Swensson är klippt och skuren för ett styrelseuppdrag i en samfällighetsförening. Ur många perspektiv var hon också det. Samtidigt blev uppdraget inte riktigt vad hon hade väntat sig. 

Avstyckning satte igång maskineriet

Ägarna till en av de belastade fastigheterna ville stycka av flera tomter från sin fastighet för att bygga nya hus, men Länsstyrelsen sa nej. Vid en inventering hittade Länsstyrelsen flera sällsynta arter. Ägarna kom då tillbaka med en ny ansökan, den här gången på en annan del av fastigheten. Samtidigt begärde de att den gamla förrättningen skulle omprövas, så att de nya lotterna slapp föreningens skötselansvar och nya andelstal kunde fastställas enligt reglerna i Anläggningslagen (AL). Förättningslantmätaren beslutade om nya andelstal enligt reglerna i AL och påpekade att gamla beslutet gällde vad avser föreningens skötselansvar för allmänna platser (grönområden).  Föreningen skulle fortsätta ansvara för skötseln av de allmänna områdena, även skogen. Det kom som en överraskning för de flesta, också för dem som själva ägde belastade fastigheter. Många undrade vad det egentligen innebar i praktiken. 

Förättningslantmätaren beslutade att avlasta föreningens skötselansvar från de nya styckningslotterna och konstaterade att alla delägare i samfällighetsförening blev av med sin rätt till grönområdena i de avstyckade områdena. Samtliga samfällighetsdelägare skulle därför ha del i vinsten av försäljningen av de nya lotterna. Det kom som en chock för säljarna av lotterna.

Den nya förrättningen innebar en nytändning för den nya styrelsen. Vid förrättningen blev det tydligt att allmän platsmark enligt beslutet i den tidigare förrättningen ska förvaltas av föreningen. Det var en ny infallsvinkel för Ewa, som aldrig tidigare jobbat med förvaltning av grönområden på det sättet. Med andra ord har föreningen förvaltningsansvar för mark den inte äger. Enligt förrättningsprotokollet skulle föreningen dessutom stå för alla kostnader – men intäkterna från skogsskötseln skulle tillfalla respektive fastighetsägare. 

Styrelsen frågade Lantmäteriet hur förrättningsprotokollet ska tolkas men fick inga riktiga svar.

Vid första stämman efter den nya förrättningen fick delägarna ta ställning till nivån på skötseln av skogen. Tre nivåer diskuterades. Stämman landade i ett mellanalternativ: stigarna mellan vägarna ska hållas öppna, en viss gallring ska ske, och allt arbete ska göras i samverkan med fastighetsägarna. Eftersom föreningen aldrig genomfört någon gallring tidigare påbörjade ett omfattande gallringsprojekt. Ett projekt som pågick i flera år. De styrelser som varit tidigare hade troligen skett avverkning sporadiskt i respektive ägares regi.

För själva trädgallringen skulle en skogsvårdsexpert anlitas. Stämman beslutade att föreningen skulle gå med i Södra Skogsägarna, för att få råd och stöd. För att Södra skulle ta på sig uppdraget krävde de ett arrendeavtal med varje enskild ägare av grönområden.

Utöver det tecknade föreningen ettåriga gallringsavtal med grönområdesägarna, ibland med särskilda villkor. Det mesta har fungerat bra, men några delägare har det varit svårt att komma överens med. De markägarna som påbörjade hela processen har inledningsvis inte velat teckna avtal med föreningen. Det beror på att de ville stycka av några fler tomter, men fick nej av byggnadsnämnden.  Vi löste det på annat sätt efter flera års diskussion. Övriga markägare var både samarbetsvilliga och generösa. 

 Sen började vi avverka, och började där vi visste att det skulle gå smärtfritt.

När gallringen väl kom i gång fick angränsande tomter märka ut träd de ville få bort. Önskemålen var ofta större än vad som behövdes ur skogsvårdssynpunkt, vilket skapade en del gnissel. Gallringen genomfördes successivt under tre år av Södra Skogsägarna, som också köpte virket.

De första vändorna blev de tuffaste. Eftersom ingen avverkning gjorts på länge var behovet så stor att den höll på att sänka föreningens kassa, berättar Ewa. De första markägarna vars skog gallrades valde att skänka intäkterna till föreningen, trots att de inte hade någon skyldighet till det. Det blev en bra grundplåt, för det blev väldigt dyrt för föreningen att stå för alla kostnader.

För att möta kostnaderna höjde föreningen uttaxeringen med 25 procent. Hela processen tog över fem år, varav själva gallringen genomfördes under tre. Nu är vi mål, berättar Ewa. Kommande gallringar blir betydligt enklare, samtidigt som styrelsen kan fokusera på föreningens övriga anläggningar.

Fick du någonsin någon klarhet i varför det var uppdelat som det var – att det var föreningen s som skulle ta hand om allt men inte få del av intäkterna?

 Nej. När jag vände mig till Lantmäteriet hade de inte hört talas om den här lösningen. Sen började jag fundera över hur det kom sig att avverkningarna inte hade varit på agendan tidigare. Jag satt i två dagar och läste igenom alla protokoll från såväl styrelse- som årsmöten, från första förrättningen från 1980. Jag konstaterade att skötsel av grönområden inte nämns någonstans.

Styrelserna mellan 1980 och 2017 bestod till största delen av dem som själva ägde grönområdena. Hennes gissning är att var och en skötte sin egen mark, och tog både kostnaderna och intäkterna själv. Det skulle förklara varför frågan aldrig dykt upp på någon stämma tidigare.

En annan oklarhet är om det är brutto- eller nettointäkter som markägarna ska få. Föreningen vände sig till en branschorganisation för att få svar, men fick bara tillbaka det som redan står i förrättningsbeslutet, utan att det preciserades närmare. Styrelsen har försökt pressa Lantmäteriet på den punkten också, men har inte fått något riktigt svar.

Digitalisering av styrelsearbetet

Samtidigt som förrättningen och avverkningen pågick stod också digitaliseringen av styrelsearbetet på agendan. Pappersdokument, pärmar och gamla avtal skulle flyttas in i en digital infrastruktur. Förutom att bygga upp en struktur för att ens kunna börja var införandet av GDPR som då var helt nytt, ännu en svårnavigerad utmaning, berättar Ewa.

Det fanns en del saker styrelsen behövde ta tag i. Det första var att skapa ett system där vi kunde hantera alla viktiga och nya dokument för att gå över till en digital struktur. Systemet Matriset köptes in. Det var väldigt mycket i början. Vi ville få in alla delägare i den digitala strukturen, e-post och så vidare. Så vi började samla in godkännanden och allt vad det innebar. Där och då var det väldigt hårt kring GDPR, eftersom det var så nytt.

Kommande vägprojekt

Föreningen har länge lagat vägarna kortsiktigt. Potthål som fyllts igen. Lagat här och där. Ett lapptäcke, om Ewa själv får beskriva skicket vägarna befinner sig in.  Stämman har precis klubbat igenom en utredning av vägarna och hur de ska åtgärdas. Första steget blir att ta reda på vad det kommer att kosta, och exakt vad som behöver göras.

 Styrelsen tog in två offerter från företag, varav ett tyckte att vi skulle asfaltera alla vägarna. Det skulle kosta väldigt mycket. Beslutet blev att inte asfaltera och att begära in ett uttalande från oberoende av expert om vad som borde göras. Vi kan inte åtgärda alla vägar på en gång, det klarar inte ekonomin, utan det blir lite i taget. Det är inte så lätt att få igenom kostsamma beslut på stämman, eftersom många tycker att vägarna duger som de är. En viss avgiftshöjning godkändes.

Erfarenheter från styrelseuppdraget

Ewa insåg tidigt att det behövdes någon typ av informationsutbyte mellan styrelsen och alla berörda. En viktig åtgärd var att styrelsen ordnade ett personligt möte med alla som blivit nya ägare till någon av de belastande fastigheterna. Vi berättar om förrättningen, vad den innebär, och hur vi rent praktiskt jobbar. Välkomstbrev skickas också till nya delägare i föreningen.

Delägare i grönområde som planerar att stycka av tomter från sin fastighet har inte alltid koll på vad det innebär juridiskt, berättar Ewa. En kunskapslucka som styrelsen ofta får fylla. De får betala en ändring av detaljplanen (som inte självklart blir godkänd), de får betala lantmäterikostnaderna för avstyckningen, och i samband med avstyckningen ska de köpa in sig i föreningen. Det är en ganska bra ersättning att koppla på, och eftersom vi nu haft mycket pengar liggande har kostnaderna varit ganska höga, säger Ewa. Dessutom tillkommer kostnader för vatten och avlopp. Jag tror att det ibland kommit som en chock för många. 

Sedan vi fått in information om flera e-postadresser och har nu möjlighet till digital kommunikation som skickas regelbundet i form av nyhetsbrev. Dessa läggs också upp på vår nya hemsida.

När Ewa gick med i styrelsen visste hon att en digitalisering av styrelsearbetet var på gång. Turerna kring grönytorna hade hon däremot inte räknat med. Att det skulle bli så stökigt hade hon ingen aning om. Det är det som tagit mest negativ energi. De nya ägarna är personer som inte har en aning om vad skogsbruk innebär En delägare är aldrig här och vill använda marken som kolsänka. En annan vill stycka av från grönområde och bygga nytt, säger Ewa och fortsätter: Om delägaren får godkänt från kommunen blir det samma visa igen, det vill säga att samfällighetsföreningen får en del av vinsten. Det har hen säkert ingen aning om.

2026 blev Ewas sista år i styrelsen. Efter åtta år kände hon att det var dags att kliva åt sidan.

Hon tycker att hon har gjort sitt när det gäller att gå över till digitalhantering och vad som gäller rättsligt. Hon har läst många gamla handlingar och sammanställt innehållet i dem och tycker att hon lagt en bättre grund än den som fanns när hon klev in. Nu är det bra att en ny person kommer in i styrelsen.

Har du några tips till nya ledamöter i andra föreningar?

 Gå någon typ av grundkurs och delta i andra evenemang som samlar styrelseledamöter i vägföreningar. Gå med i REV för att följa med i nyhetsflödet, få tillgång till styrelseförsäkring och styrelserådgivning. Utbilda dig och träffa andra styrelseledamöter. Det är värdefullt.