Det är fortfarande flera månader kvar till årsskiftet. Men för samfälligheter och vägföreningar som vill förändra eller förenkla styrelsearbetet nästa verksamhetsår kan det vara klokt att börja förberedelserna redan nu. Genom att testa nya arbetssätt under hösten finns tid att utvärdera dem innan nästa års administration drar igång.
Ett nytt verksamhetsår innebär mycket arbete för en styrelse. Medlemsuppgifter ska vara aktuella, budget och avgifter ska hanteras, debiteringslängder tas fram och information ska skickas till fastighetsägare. För många föreningar närmar sig dessutom årsstämma, bokslut och andra återkommande uppgifter.
Det är därför lätt att tänka att ett nytt administrativt system är något man tar tag i när det nya året börjar. Men om ambitionen är att arbeta på ett nytt sätt från nästa verksamhetsår är det en fördel att ha undersökt alternativen innan dess.
Testa Vägfas kostnadsfritt på vagfas.se/testa
Ett system utvecklat för samfälligheter
Vägfas är ett webbaserat administrativt system utvecklat för samfällighetsföreningar som förvaltar olika typer av gemensamhetsanläggningar såsom vägar, grönområden, VA, garage, båthamnar, fiber med mera. I dag används systemet av drygt 1 600 föreningar runt om i Sverige.
I Vägfas kan styrelsen bland annat hantera medlemsregister, fastigheter och andelstal, debiteringslängd, fakturering och betalningar, bokföring, utskick och föreningens dokument.
En central del är kopplingen till Lantmäteriet. Uppgifter om bland annat fastigheter och ägare hålls uppdaterade i systemet, vilket minskar behovet av att manuellt uppdatera medlemsregistret när exempelvis en fastighet byter ägare.
Styrelsen arbetar via webbläsaren och informationen finns kvar i föreningens system även när personer i styrelsen byts ut.
Varför börja redan under hösten?
Att byta arbetssätt i en förening är sällan ett beslut som en person tar på egen hand. Styrelsen behöver kunna se hur systemet fungerar, bedöma vilka delar föreningen har nytta av och ta ställning till hur man vill arbeta framöver.
Med ett kostnadsfritt testkonto kan styrelsen arbeta i en komplett version av Vägfas utifrån den egna föreningen. Medlemsinformation från Lantmäteriet ingår i testet och styrelsen kan även få en genomgång via Teams.
För en förening som funderar på att börja använda Vägfas efter årsskiftet kan hösten därför användas både till att utvärdera systemet och förbereda en eventuell start.
Det arbete som görs under testperioden sparas om föreningen väljer att fortsätta med Vägfas. Dokument som har lagts in, avgifter och andelstal som har registrerats och andra förberedelser behöver alltså inte göras om när testperioden övergår till ett abonnemang.
Om er förening funderar på att förändra administrationen inför nästa verksamhetsår kan ni börja redan nu.
Testa Vägfas kostnadsfritt på vagfas.se/testa
Medlem i Samfälligheterna?
Är föreningen medlem i Samfälligheterna får du 50% rabatt på uppstartskostnaden hos Vägfas, vilket sparar dig ca 2500 kronor. Rabattkoden hittar du i inloggat läge genom att klicka här .
